På min familjs årliga pilgrimsfärd till nordost i slutet av juni tog jag två dagar på mig att hjälpa en 94-årig släkting att få ordning på hennes ekonomiska hus. Jag hittade inga pengar begravda under en madrass, men jag hittade några gömda på platser som de flesta inte tittar på – men det borde de förmodligen göra.

Jag visste att hon hade uppdaterat sitt testamente efter att nyligen flyttat till ett nytt tillstånd, men jag var inte säker på vad mer hon ändrade. Så när jag började gräva igenom de senaste skattedokumenten gjorde jag två häpnadsväckande upptäckter. Först visar det sig att hon har 300 000 dollar i en bankaktie som vår familj trodde bara var värd några tusen dollar. Och för det andra hittade vi pengar från en livförsäkring som betalades ut för mer än 20 år sedan.

Efter att ha kommit över den första chocken av dessa fynd, gick vi om att lägga ihop resten av hennes ekonomiska pussel. Under en 48-timmarsperiod visade jag dock upp mer av det jag förväntade mig:massor av saknad eller inaktuell information. Men efter mycket tråkigt och tidskrävande arbete har alla viktiga dokument hittats och varje cent hon äger redovisas.

Många Gen Xers och Baby Boomers med äldre släktingar kan behöva gå igenom en liknande övning under de kommande åren. För er i denna situation, här är några riktlinjer för att rekonstruera din älskades ekonomiska hus:

Samla in viktiga finansiella dokument

Be din älskade att samla in kopior av följande dokument:

• Testamente, återkallbart förtroende och finansiell fullmakt;
• Bank, mäklarkonto och socialförsäkring;
• Kostnadsbas för alla investeringar;
• Inloggningsuppgifter för webbplatsen för alla finansiella tillgångar (om tillgängliga);
• Uppskattning av månatliga levnadskostnader;
• Lista över alla förmånstagare för individuella pensionskonton, inklusive namn, födelsedatum och adresser;
• Utdrag för livförsäkringar och livräntor;
• En lista över alla andra tillgångar och skulder, som hus, bil och smycken.
• Senaste skattedeklarationerna.

Senaste skattedeklarationer är avgörande

När du börjar samla in dokument är skattedeklarationen den viktigaste för att avslöja omsättningstillgångar och en bra utgångspunkt för ditt detektivarbete. Det kan hjälpa dig att fastställa vilka tillgångar din älskade äger, såväl som de inkomster de har från pensioner, livräntor, fastighetsinvesteringar, affärsintressen och socialförsäkring. Det här är som att ha svarsnyckeln till ett popquiz!

Schema B är nyckeln

Detta dokument arkiveras för att rapportera räntor och utdelningar som tas emot varje beskattningsår och ledde till upptäckten av $300 000 i bankaktier. Jag märkte på det senaste schema B att min släkting fick 5 000 USD i utdelning från denna aktie. Om du inte kan hitta några pappersutdrag eller inloggningsinformation till finansiella webbplatser för att din älskade ska kunna spåra varje tillgång, börja med att be skatteförberedaren om en kopia av formuläret 1099 för varje tillgång så att du vet vilket företag du ska kontakt.

När du har en fullständig lista över tillgångar, skulder och aktuella kontoutdrag, inklusive alla försäkringar och skattedeklarationen, lägg dem åt sidan i ett stort kuvert märkt "Viktiga dokument - Skatt och finans." Om du uppdaterar det här paketet en gång om året bör det ta mindre än en timme att underhålla.

Se till att vissa nyckeldokument är signerade

Dessa inkluderar aktuella kopior av testamente, ekonomisk fullmakt, sjukvårdsfullmakt och eventuella förtroendehandlingar. När jag gick igenom min släktings juridiska papper hittade jag sidorna 1 och 8 i hennes testamente, men resten saknades. Efter en lång sökning hittade vi de saknade sidorna och häftade ihop dem.

Hon hade också flera osignerade kopior av sin fullmakt för sjukvården, så jag lade dem åt sidan. När vi hade undertecknat alla aktuella juridiska dokument, sammanställde jag dem i ett kuvert märkt "Viktiga juridiska dokument." En kopia av socialförsäkringskortet, födelse- och vigselbevis kan också placeras här. Detta kuvert behöver bara uppdateras varje gång en uppdatering görs av testamentet eller annat juridiskt pappersarbete.

Gör kopior för rådgivare och andra

Slutligen, ge kopior och tillgång till filer till personer som fungerar som professionella rådgivare, såsom advokater, revisorer, finansiella planerare och försäkringsagenter. Dela dessutom innehållet i ditt kuvert med din släktings exekutor, finans- och hälsovårdsombud och/eller annan släkting som bor i närheten.

Om det finns komplexitet eller många frågor, anlita en finansiell rådgivare

Min släkting ville ha en nystart i sin nya hemstad, och hon har tillräckligt med rörliga delar till sin ekonomi så att vi träffade en lokal Certified Financial Planner-proffs som jag granskade innan mötet. En anledning till att mötet var så produktivt var att vi tog med oss ​​de organiserade kuverten och de kunde ge oss råd i rätt tid.

Att spendera några timmar på att förplanera och bli organiserad nu kan spara timmar av tidskrävande sökningar och utgifter när din älskade inte längre är här. Och man vet aldrig, det kan också ge trevliga överraskningar – som de jag hittade – som kommer att gynna din familjs framtida generationer.