När jag var en ung förtroendeman som precis började i den här branschen för 30-några år sedan, var fastighetsförvaltning en mycket enklare process. Inte bara har tekniker för boplanering blivit mer komplexa, utan även hur en exekutor samlar in information om en dödsbos tillgångar har förändrats helt.

När jag började skickades ett adressändringskort till postkontoret och den avlidnes post började komma till mitt kontor. Jag skulle helt enkelt vänta tills jag fick personens kontoutdrag, mäklarutdrag och andra meddelanden, till exempel fastighetsskatteutdrag eller försäkringspremieaviseringar.

Tiderna har dock förändrats och nu får många kunder bokslut elektroniskt istället för på papper. Att ha tillgång till investeringar online är en stor bekvämlighet för oss alla, vilket gör att vi kan kontrollera saldon, göra affärer, överföra pengar och en hel mängd andra tjänster som för inte så länge sedan krävde hjälp av en annan människa. Nackdelen med dessa framsteg är att de kan skapa en mycket svår situation för en efterlevande make eller exekutor som försöker avgöra var en avliden persons tillgångar finns.

Ännu mer komplicerade saker är de komplexa lösenord som nu är vanliga för att komma åt våra datorer, för att inte tala om våra finansiella onlinekonton. Vad är det första du får veta om något lösenord? Skriv inte ner det! Återigen kan detta skapa oavsiktliga konsekvenser för en exekutor som behöver få tillgång till varje konto för att samla tillgångarna och så småningom distribuera dessa tillgångar till arvingarna eller förvaltarna baserat på språket i testamentet.

Det här problemet var nyligen i nyheterna när grundaren och VD:n för en kanadensisk kryptovalutabörs, QuadrigaCX, oväntat avled i december 2018. Gerry Cotten dog utan att ha delat lösenordet till börsens kylförvaringsskåp, vilket lämnade 190 miljoner dollar i kryptovaluta som tillhör kunder till QuadrigaCX helt otillgängliga. Investerare kanske aldrig får se sina fonder igen. Detta är ett mycket ögonöppnande exempel på hur säkerhetssystemet som utformats för att hålla hackare borta från ett konto kan fungera mot ägarna av fonder. Det är oklart om kryptovalutan som finns i QuadrigaCX säkra kylförvaringsplånbok någonsin kommer att återställas – och vissa har föreslagit att den här historien skapades för att dölja ekonomiska missförhållanden från QuadrigaCX:s grundares sida.

Detta är ett mycket offentligt och storskaligt exempel på säker åtkomst, men det framhäver behovet av att tillhandahålla ett sätt för någon att komma åt din data om du blir arbetsoförmögen eller går bort. Det finns inget enkelt svar på detta problem, men det är uppenbart att problemet inte försvinner snart. Det finns några åtgärder du kan vidta för att se till att dina tillgångar och finansiella rapporter är tillgängliga för din exekutor eller efterlevande make i händelse av att du dör eller blir arbetsoförmögen.

Det enklaste, men minst säkra, är att helt enkelt ge dina lösenord till en pålitlig familjemedlem. De kommer att behöva lösenord för att komma åt din dator eller smartphone. De kommer också att behöva ett lösenord för att komma åt din e-post – vilket är dit elektroniska bokslut traditionellt skickas. Som nämnts skapar detta ett potentiellt säkerhetsproblem och ger inte heller den betrodda personen tillgång till varje enskild finansiell plattform, vilket skulle kräva att vart och ett av dessa lösenord skrivs ner eller på något sätt sparas och kommuniceras till den betrodda personen. Många datoroperativsystem sparar nu lösenord till ofta besökta webbplatser, så det är möjligt att om en betrodd person hade tillgång till din dator, kan de också få tillgång till dina finansiella konton.

Ett annat enkelt alternativ skulle vara att skriva ner och placera alla lösenord i ett kassaskåp. Din testamentsexekutor eller vårdnadshavare/ombud i själva verket genom en fullmakt (vid invaliditet) kan få tillgång till kassaskåpet och dina lösenord för att komma åt din dator, e-post och finansiella plattformar. Det här alternativet är något säkrare än att bara skriva ner och ge lösenord till en betrodd vän eller make; men det kräver noggrannhet att hålla listan uppdaterad, eftersom lösenord ändras. Det har varit min erfarenhet att de flesta människor inte kommer att hänga med i denna betungande process, och lösenorden som förvaras i ett kassaskåp är nästan alltid föråldrade. Det är dock ett sätt att ge tillgång till din information om du är tillräckligt disciplinerad för att hålla listan aktuell.

Slutligen, det säkraste och överlägset mest rekommenderade sättet att säkert och säkert lagra lösenord är att använda en digital plånbok. Precis som en riktig plånbok håller en digital plånbok koll på alla dina lösenord på alla dina enheter och gör det i en krypterad fil i molnet. Min favorit digitala plånbok är Last Pass (www.lastpass.com), men det finns många andra att välja mellan. LastPass är en gratis app som låter dig spara alla dina lösenord på ett och samma ställe. Därför finns det bara ett hinder för en testamentsexekutor eller efterlevande make att komma över, och det är lösenordet med vilket du kommer åt den digitala plånboken.

Detta skulle kräva att du förvarar huvudlösenordet någonstans, eller så kan du komma överens med din make eller betrodda vän om ett lösenordsmönster. Det kan vara vad som helst som ni två lätt kan komma ihåg, tillsammans med kanske några andra karaktärer. Det måste vara något som kan kommas ihåg och inte skrivas ner. Att skriva ner och spara lösenord bör undvikas om det är möjligt.

När vi fortsätter att gå vidare på den här digitala vägen tror jag att det snart kommer att finnas ett ännu enklare sätt att lagra och återställa lösenord för att möjliggöra åtkomst till dina ekonomiska data för antingen en make eller exekutor i händelse av att det är nödvändigt att få informationen. Men för nu uppmuntrar jag dig att engagera dig i någon strategi för att säkerställa att dina tillgångar kan hittas, samlas och distribueras enligt dina önskemål när det oundvikliga inträffar.