Universitetskontor för ekonomiskt bistånd verkar ofta som fästningar med vita kolumner, enormt värdefulla men helt otillgängliga för genomsnittliga familjer som kämpar för att förstå det ekonomiska biståndslandskapet.

I verkligheten existerar dock finansiellt biståndshandläggare och antagningshandläggare för att vara en gratis resurs för både elever och föräldrar. Så här kan du utnyttja all den kostnadsfria kunskapen och se till att du får allt ekonomiskt stöd som är tillgängligt för dig.

Så här kontaktar du ditt ekonomiskt bistånd eller antagningskontor

Hitta först din antagningsrådgivare, som kommer att vara din kontaktpunkt för all meritbaserad hjälp. De flesta högskolor tilldelar sina antagningsrådgivare till studenter efter region, stat eller skoldistrikt. Ofta kan du söka upp ditt områdes antagningsrådgivare på antagningspersonalens webbsida. Ingen tur? Ring det allmänna numret till antagningskontoret och fråga efter handläggaren för din hemstad.

Om du vill lära dig om behovsbaserat bistånd, kontakta biståndskontoret. Många finansiellt biståndskontor tilldelar finansiellt biståndshandläggare alfabetiskt efter de första bokstäverna i elevernas efternamn. Om så är fallet kommer du ofta att kunna hitta den tjänsteman som tilldelats dig online. Om du inte kan ta reda på det, oroa dig inte - du kommer att tilldelas en officer när du blir antagen. Under tiden, ring det allmänna kontaktnumret för ekonomiskt biståndskontor.

Vad du ska fråga innan du ansöker

Innan du utarbetar din högskolelista, se till att skolorna du ansöker om att erbjuda den typ av hjälp du behöver gå på. Använd dessa frågor för att ta reda på vilka skolor som kan vara genomförbara alternativ:

Erbjuder din skola meritstipendier?

Cirka 75 % av alla stipendier kommer från högskolor, snarare än privata organisationer, säger Susan Zinanti från Colorado-baserade Stepwise College Consulting. (Hon skulle veta:Hon fick henne att börja arbeta med antagning för St. John's College och University of Denver innan hon blev en privat konsult.) Det betyder att om din familj är beroende av meritbaserad eller behovsbaserad hjälp, prioritera att jaga institutionell hjälp stipendier snarare än att lägga ihop mindre privata anslag.

Men inte alla institutioner erbjuder meritbaserad hjälp, så gör din forskning och se till att du ansöker till de som gör det. Zinanti rekommenderar också att man frågar antagningskontoret hur profilen för en typisk stipendiat ser ut. När allt kommer omkring tänker högskolor främst på stipendier som ett rekryteringsverktyg.

"För att öka dina chanser att det incitamentet kommer att erbjudas till dig, se till att du ansöker till skolor där du är en stark sökande som de kommer att vilja attrahera," säger Zinanti.

Var noga med att fråga om det finns ytterligare blanketter eller särskilda tidsfrister för att ansöka om saker som hedersprogram eller meritbaserade stipendier. De flesta skolor genererar meritbaserade stipendieerbjudanden automatiskt efter att ha granskat din allmänna ansökan, men vissa skolor kräver lite extra benarbete.

Är din nettopriskalkylator uppdaterad?

Medan alla högskolor måste tillhandahålla en nettopriskalkylator på sin webbplats, är vissa miniräknare mer robusta än andra. Om du förlitar dig på det numret för att fatta dina ansökningsbeslut, dubbelkolla att kalkylatorn nyligen har uppdaterats, rekommenderar Zinanti.

Hur många procent av eleverna får behovsbaserat stöd, och hur stor procent av behovet möter du i genomsnitt?

"Verkligheten är att de flesta högskolor inte kan tillgodose behovet till 100%", säger Zinanti. Vissa är väldigt generösa med behovsbaserade stipendier. Andra sparar sina pengar till meritbaserade stipendier, som de använder för att locka föredragna studenter att skriva in sig. Fråga om biståndsfördelningen i förväg för att ge dig en känsla av hur generös en skola sannolikt kommer att vara när det gäller att tillgodose din familjs behov.

Hur hanteras externa stipendier?

Innan du ansöker om privata stipendier, få en känsla av hur dina bästa skolor kommer att inkludera dem i ditt stödpaket. Ibland använder högskolor de pengarna mot institutionella bidrag, vilket minskar ditt totala ekonomiska stödpaket. I andra fall kan skolan vara villig att använda de pengarna till gapet mellan ditt behov och deras förmåga att möta det, säger Zinanti.

Vilka andra institutionella möjligheter kan finnas tillgängliga förutom automatiska meritstipendier?

Din ekonomiska biståndshandläggare kommer att veta om skolan erbjuder samhällstjänst, ledarskap eller talangbaserade stipendier utöver utmärkelser baserade på akademisk prestation. "Ibland finns det mycket pengar kvar på bordet eftersom eleverna inte vet hur de ska leta efter dem", säger Zinanti. Se till att du förstår hur du ansöker om dessa, och om några extra blanketter eller deadlines krävs.

Vad du ska fråga efter att du har fått ditt hjälppaket

Tidsperioden mellan att du får ditt ekonomiska stödpaket och att du ansluter dig till en skola är avgörande. För att vara säker på att du har all information du behöver för att fatta rätt beslut, ställ dessa frågor till din antagningshandläggare eller finansiell biståndshandläggare.

Hur mycket har undervisningen ökat de senaste åren?

"Undervisningen tenderar att öka varje år", säger Shannon Vasconcelos, en före detta finansiell biståndshandläggare för Tufts och Boston University. Hon är nu chef för college finance för utbildningsrådgivningsföretaget Bright Horizons College Coach. "Om din familj knappt har råd med det första året av undervisning, kan ytterligare höjningar vara en dealbreaker." Fråga om tidigare trender för att få en uppfattning om hur mycket undervisningen kan fortsätta att öka.

Om tjänstemannen förväntar sig att undervisningen kommer att öka avsevärt, se till att fråga om ditt pris kommer att öka samtidigt.

Kan jag förvänta mig att min utmärkelse förblir densamma alla fyra åren?

Om din ekonomiska status förblir densamma, kommer ditt behovsbaserade stöd förmodligen också att göra det. Men om din familjs situation förändras under din tid i skolan - t.ex. en förälder förlorar jobbet eller dina äldre syskon i högskoleåldern tar examen - kan din behörighet ändras. Det är upp till kontoret för ekonomiskt stöd att avgöra hur du ska anpassa ditt stöd. "Ibland kanske skolan inte kan möta dina nya behov", säger Vasconcelos. Det är värt att veta i förväg.

Se till att du vet exakt vilken GPA du behöver behålla för att behålla din meritbaserade utmärkelse. Dubbelkolla också om pengarna kommer att torka om du tar en extra termin eller två för att avsluta din examen.

Skulle du vara villig att överväga särskilda ekonomiska omständigheter?

Ofta kommer skolor att erbjuda en elev vad de tycker är det minsta rimliga beloppet, och förväntar sig att familjen ska förhandla om mer pengar om det ursprungliga erbjudandet inte räcker, säger Vasconcelos. Det är alltid bra att be om mer hjälp – så länge det är innan du skickar in din insättning. "Annars har du förlorat nästan all din inflytande", säger Vasconcelos.

För att lämna in ett överklagande om behovsbaserat stöd, använd överklagandeformuläret på Biståndskontorets webbplats. Om det inte finns en, rekommenderar Vasconcelos att du skickar ett e-postmeddelande till din ekonomiska biståndshandläggare om att din familjs ekonomiska situation har förändrats sedan FAFSA:s basår. Om en förälder förlorat jobbet, ådragit sig orimliga sjukvårdskostnader eller upplevt andra ekonomiska svårigheter under det senaste året eller så, skicka ett meddelande tillsammans med dokumentation av händelsen och be att din familj omprövas för behovsbaserad hjälp. Gör detta direkt, eftersom det ibland tar flera veckor att behandla överklaganden.

Finns det något du kan göra för att öka min meritbaserade utmärkelse?

Du kan också be om mer meritbaserad hjälp. När andra studenter fattar sina beslut och tackar nej till erbjudanden, blir det ibland mer stipendiepengar tillgängliga för finansiellt biståndshandläggare att dra ifrån.

"Du kommer inte alltid att lyckas, men familjer blir ofta förvånade över hur ofta högskolor säger ja", säger Vasconcelos. Hon uppmuntrar eleverna att mejla sin antagningstjänsteman med bevis på konkurrerande erbjudanden från liknande skolor och fråga om högskolan kan erbjuda mer för att minska klyftan.

Zinanti uppmuntrar också blivande studenter att skicka dokumentation om ökat betygsgenomsnitt som ett annat förhandlingsverktyg. Oavsett ditt argument, men e-postmeddelandet bör betona hur glada studenten är att delta om det blir ekonomiskt möjligt. Håll tonen uppriktig och hoppfull, snarare än indignerad eller berättigad:"I slutet av dagen är ett college ett företag med en budget," varnar Zinanti. "Och finansiellt biståndshandläggare gör sitt bästa för att hjälpa många olika elever med olika behov."

Vad mer kan jag göra för att minska kostnaderna för undervisningen?

Om din student vet vilket huvudämne de planerar att fortsätta kan de också fråga om det finns några avdelningsspecifika stipendier tillgängliga. Vasconcelos varnar dock för att avdelningsstipendier, precis som alla stipendier som erbjuds efter registreringen, tenderar att vara små. "När din student väl har registrerat sig, har högskolor väldigt lite incitament att erbjuda mer pengar", säger hon.

Din ekonomiska biståndshandläggare kommer också att kunna hänvisa dig till rätt kontor på campus för att leta efter jobb som rådgivare eller andra arbetstillfällen på campus för att hjälpa din student att täcka kostnaderna för kost och kost. Om din student kan hantera arbetsbördan kan de kanske också ta några extra lektioner varje termin utan extra kostnad, vilket gör att de kan ta examen en termin eller två i förtid.

Slutligen, om det finns ett sätt för din student att få undervisning i staten, kan finansiellt biståndshandläggare ha lite insikt.

Ansvarsfriskrivning:De åsikter som uttrycks av intervjuobjekten är inte nödvändigtvis de från Earnest.