Av Aoibheann Byrne

I mitt förra blogginlägg , jag pratade om BrightPays nya Bureau Feature – Client Payroll Entry – och hur mycket av en gamechanger det är. Men BrightPay skämmer bort dig ruttet och försöker imponera på dina föräldrar eftersom de inte bara har en, utan två, ny byrå, tidsbesparingar och superbra funktioner. Denna andra funktion går hand i hand med Kundens lönepost funktion och kallas Payroll Approval. Nej nej, det är inte en BrightPay-teammedlem som står över dina löneböcker och säger "ja, mycket bra". Det är ett sätt att säkerställa lönelistan informationen är 100 procent korrekt innan lönelistan är klar. Hur?

Liksom löneinmatning är det nuvarande systemet för att få löneinformation från kunder och godkänna löner hos kunden klumpigt och klumpigt. Efter att byrån har gjort allt arbete slutför de lönelistan och skickar en kopia till klienten för godkännande, vilket i huvudsak gör det blindt eftersom allt bygger på antagandet att all information som tillhandahålls för att uppnå det slutliga resultatet är korrekt. HA! Så naiv! Det finns nästan alltid misstag och dessa misstag plockas först upp av kunden när de har skickat den slutgiltiga lönelistan för godkännande.

Så nu har kunden märkt att de glömde berätta att Ricardo flyttade hem till Brasilien förra månaden och att Tracy faktiskt har sin bebis redan så de berättar för dig vilka förändringar som måste göras antingen via e-post eller via telefon, men faktiskt, Pierce var sjukskriven i två dagar förra veckan eftersom han drack den borta mjölken i personalrummets kylskåp men chefen glömde att spela in det så de ringer dig igen och så vidare och så vidare. Det är som det värsta tennisspelet du någonsin sett; bara fram och tillbaka och fram och tillbaka tills alla dör.

Ännu värre är om kunden inte upptäcker ett misstag och godkänner lönelistan som du har slutfört och sedan märker det först veckan efter och sedan är de alla uppe i din grill om det och pekar finger. Du är ganska säker på att det är deras fel, eftersom du är revisor och därför perfekt och odödlig, men hur bevisar du det? Kommer du att gå igenom åren av e-postutbyte bara för att bevisa en poäng? (Jag menar, jag skulle. Men jag är småaktig och har mycket tid av mina händer). Svaret är nej, du kunde inte bry dig. Så du biter ihop tänderna och rättar till misstagen och går fram och tillbaka och fram och tillbaka och hoppas att Nordkorea äntligen släpper en kärnvapen och tar dig ur ditt elände.

Välkommen till scenen med den nya funktionen från BrightPay Connect – Payroll Approval Facility! Den här funktionen tillåter lönebyrå användare att säkert skicka en lönesammanfattning före lönelistan är klar. Det åligger sedan klienten (ja KLIENTEN) att granska och godkänna löneinformationen via sin arbetsgivarpanel online. Liksom löneregistrering sker allt detta genom BrightPay Connect-portalen som kommer att eliminera behovet av manuell korrigering och oändliga e-postmeddelanden. INTE BARA DET utan kunden är nu ansvarig för att säkerställa lönelistan informationen är 100 procent korrekt innan den slutförs. Bara för att du är revisor gör det dig inte ansvarig (zing ).

Och har jag nämnt revisionsspår? Yaaaas tjejer och killar, revisionsspår av alla löneförfrågningar som har godkänts av kunden. Den inkluderar varje steg som din klient och och tar inkluderar lönelista arkiverade, godkända och inlämnade, utestående förfrågningar och filer som väntar på att bli godkända, slutförda och till och med filer redo att laddas ner till en anställd fil. Så nästa gång Brenda anklagar dig för att ha gjort ett misstag kan du artigt hänvisa henne till sektionen för granskningsspår och sedan gå därifrån och låta henne äta upp ditt damm.

Men oavsett ansvarsskyldighet kommer att låta kunder utföra datakontroller och godkännande själva resultera i ökad noggrannhet, minskat behov av att göra ändringar efter att lönelistan har slutförts, vilket resulterar i tidsbesparing, högre produktivitet, förbättrade kund/byrå-relationer och världsfred.

Kolla in BrightPay .