Bokföringsautomatisering är något som har fascinerat mig ända sedan jag kvalificerade mig 2011. Jag har sett många domedagsscenarier som förutsäger ett slut på redovisningen som vi känner den. Och för en utomstående måste bokföringen vara mogen för automatisering eftersom det bara handlar om att lägga till några saker, eller hur?

När jag lämnade PwC, där jag utbildade mig till revisor, flyttade jag in i tech startup-världen. ProConfirm, mitt första företag, var en plattform för att automatisera bankbekräftelser. Vi sålde ProConfirm 2014 och jag hade lite tid att reflektera över framtiden för vårt yrke och om robotar skulle ta över snart.

Jag driver nu mitt andra redovisningsteknikföretag som heter Coconut. Det råder ingen tvekan om att tekniken kommer att driva fram några massiva förändringar i redovisningen under de kommande åren. Och totalt sett tror jag att detta kommer att vara bra för kunder och revisorer.

Men genom allt detta har jag insett att det inte finns något sätt att redovisning kommer att automatiseras på det sätt som utomstående förväntar sig.

Den mänskliga beröringen

Jag har pratat med tusentals egenföretagare och småföretagare och revisorer som tillhandahåller något som datorer är långt ifrån att replikera:sinnesfrid.

Att ha en människa att prata med, någon som förstår hur du mår, har erfarenhet byggd under många år och professionellt omdöme, ger kunderna den ultimata tryggheten. Erfarenhet låter dig navigera i komplexitet som maskiner helt enkelt inte kan föreställa sig, oavsett hur smart det är.

Det är därför revisorer är den bästa affärsrådgivaren.

Det går helt enkelt inte ihop

När vi startade Coconut frågade vi oss själva:om det är rådgivningsarbetet som kunderna längtar efter, hur kan vi göra mer av det? Vad vi upptäckte är att det finns massor av manuell förberedelse och städning att göra. Och detta är under attack utifrån eftersom kunderna inte ser värdet. Det kokar ner till:

• Samla in kunddata, rensa och förbereda den.
• Kommunicera med kunden för att förstå sammanhanget för transaktionerna.
• Få många olika verktyg och system att prata med varandra.

Automatisering börjar med metadata

Vi letade efter sätt att lösa detta problem och bestämde oss för att börja med data. Vi identifierade att transaktionsmetadata har nyckeln till automatisering. Metadata är information som beskriver transaktionen mer i detalj. Eftersom traditionella banker inte skickar metadata till kunden är det svårt att automatiskt förstå skattekontexten för en transaktion.

Så utgångspunkten för Coconut var att skapa ett affärskonto som gav oss transaktionsdata från källan, inklusive rik metadata.

Ändra kundernas upplevelser

Vi insåg också att det skapas mycket arbete genom att skjuta upp bokföringen tills det absolut måste göras. Vi ville hitta ett sätt att interagera med kunden när en transaktion inträffar.

Detta är verkligen svårt att göra med traditionell bankdata, men genom att bygga på ett smart byteskonto ser vi data i realtid, vilket gör det mycket enklare.

Den omedelbara interaktionen ändrar bokföring från något retrospektivt till något omedelbart eftersom vi kan:

• Påminn kunden om att ta ett foto av kvittot när de har det i handen.
• Använd metadata för att göra en bedömning av vilken skattekategori transaktionen avser.
• Be kunden att kontrollera, ge dem relevant vägledning och öka chanserna att det är rätt.
• Se till att allt är klart, tillsammans med anteckningar, när någon granskning eller arkivering behöver göras.

För att få detta att hända har vi byggt en egen process för att förstå skattekontexten för en transaktion. Vi finslipar detta hela tiden för att förbättra noggrannheten. Och det betyder inom några sekunder att bokföringen för en transaktion är klar och lagrad i ett snyggt system redo att användas.

Men om bokföringen är klar, vad händer sedan?

Vårt mål är att frigöra revisorer för att ge insikter och råd till kunder. Med mycket liten ansträngning kan båda parter koncentrera sig på det svåra och eliminera det vardagliga och repetitiva. Målet är att revisorer ska kunna utföra mer rådgivning eller utöka sin kundportfölj.

Att arbeta med Storbritanniens revisorer

Vi har haft ett nära samarbete med kunderna från början och det är meningen att vi har skapat en produkt som de älskar. På samma sätt är det verkligen viktigt att samarbeta med redovisningsgemenskapen om våra revisorsverktyg.

Elaine Clark, grundaren av Cheapaccounting.co.uk, är en av våra viktigaste rådgivare. Hon stödjer med utveckling av verktyg för oberoende revisorer och nätverk som hennes. Vi är också mycket glada över att arbeta med Tony Margaritelli och ICPA och kommer att se till att ICPA-medlemmar får prioriterad tillgång till våra produkter – vi ses på Practice Evolution 2019-konferenser där jag kommer att dela mer!

Vad Coconut gör

Coconut-produkten är ett löpande konto för enskilda handlare som de kan öppna på några minuter från sin telefon, tillgängligt på iOS och Android.

Coconut ger företagsägare vägledning om skattereglerna, kategoriserar deras inkomster och utgifter och ger en prognos över deras skatteräkning. Den har också ett faktureringsverktyg som matchar fakturor automatiskt med betalningarna till kontot.

Redovisningsportal

Vid sidan av våra kundkonton bygger vi en revisorsportal. Syftet är att ge revisorer en inblick i de transaktioner dina kunder gör på sina Coconut-konton. Du kommer att kunna se transaktioner, kvitton och anteckningar i ett riktigt tillgängligt format. Du kommer att kunna ladda ner dem enkelt. Vi vill också att revisorer ska kunna kommunicera med kunden via portalen för att göra bokföringsprocessen mycket effektivare.

Vill du engagera dig?

Vårt mål är att utveckla nästa generations verktyg som verkligen hjälper revisorer att betjäna sina kunder. Om du vill engagera dig, ha en chatt eller bara vill ha mer information, vänligen kontakta genom att gå till getcoconut.com/icpa

Sam kommer att tala vid ICPA:s 2019 Practice Evolution-konferenser i London (27 juni) och Manchester (4 juli). För detaljer och för att boka en plats gå till https://practiceevolution.co.uk/