Vi är mycket glada över att kunna tillkännage lanseringen av två nya funktioner som en del av vårt BrightPay Connect-paket.

Om BrightPay Connect

BrightPay Connect är ett tillägg till BrightPay som ger ett säkert, automatiserat och användarvänligt sätt att säkerhetskopiera och återställa din löneinformation till och från molnet. Molntillägget ger också en självbetjäningspanel för anställda och arbetsgivare att logga in och få tillgång till sina lönedata; samt att göra det möjligt för anställda att direkt begära saker som årlig semester och uppdateringar av sina personliga uppgifter, som sedan synkroniseras automatiskt till molnet.

De två nya funktionerna har utformats med byråanvändare i åtanke, vilket gör det möjligt för dessa användare att säkert skicka förfrågningar om löneregistrering och förfrågningar om lönegodkännande till kunderna, vilket förändrar hur lönebyråer interagerar och kommunicerar med kunder.

Viktigast av allt kommer klientsamarbetet att spara timmar av värdefull tid som revisorer och byråer lägger ner på att rätta till oundvikliga misstag i varje lönelista. Låter bra, eller hur? Det är för att det är det! Dessa två nya funktioner kallas Client Payroll Entry och Payroll Approval.

Begäranden om löneregistrering
Begäran om löneregistrering låter kunder ladda upp sina anställdas timmar på ett säkert sätt, vilket sparar byråerna timmar av administrativ tid och förnekar datadubblering. Kunder kan enkelt ange anställdas timmar på sin BrightPay Connect arbetsgivarinstrumentpanel. Tillägg och avdrag som har satts upp av byrån i löneprogrammet kan också väljas av arbetsgivaren. Endast tillägg och avdrag som redan är inställda i löneprogramvaran kan väljas för en anställd.

Kunder har också möjlighet att lägga till nya nybörjare genom funktionen för inmatning av löner. Kunden kan ange uppgifter om nya medarbetare eller nybörjare på förfrågan om löneregistrering, inklusive namn, adress, födelsedatum, NI-nummer, e-postadress, telefonnummer, skattekod, NI-tabellbrev, startdatum, startdeklaration och om ett studielån avdragsplan är tillämplig. När förfrågan om löneregistrering har skickats in av arbetsgivaren och kontrollerats av byrån, kommer den nya medarbetarens uppgifter att laddas ner automatiskt och läggas till i BrightPay löneprogramvara på byråns skrivbord.

Begäran om lönegodkännande
Payroll Approval Request tillåter byråanvändare att på ett säkert sätt skicka en lönesammanfattning till sina kunder innan lönelistan slutförs. Kunder kan sedan granska och godkänna löneinformationen för löneperioden via sin arbetsgivarpanel online. I slutändan kommer din kund att vara ansvarig för att se till att löneinformationen är 100 % korrekt innan lönelistan slutförs. Dessutom finns det ett granskningsspår av de förfrågningar som godkänns av kunden.

Paul Byrne, VD för BrightPay hade detta att säga:

”Det har varit fantastiskt att se BrightPay Connect utvecklas till något som revisorer och deras kunder kommer att få så stor nytta av. I mitt tidigare liv, som revisor i praktiken, var jag bekant med hur svårt det kunde visa sig att få tydliga och snabba instruktioner och skriva av från kunder i förhållande till deras löneutbetalningar. Connect skulle verkligen ha hjälpt mig då!”

Fördelar för byråer

Funktionen för inmatning och godkännande av lönelistan integreras direkt med BrightPay Payroll, vilket innebär att överföringen av data sker automatiskt och omedelbart. Denna process tillåter lönekunder att elektroniskt se och kontrollera lönesammanfattningen innan lönelistan faktiskt slutförs. Eftersom lönedatakontrollerna och godkännandet utförs av löneklienten själva kommer detta att resultera i ökad noggrannhet och ett minskat behov av att göra ändringar efter att lönelistan har slutförts.

I huvudsak är funktionerna för klientlöneregistrering och lönegodkännande byggda för att sömlöst fungera tillsammans. Båda funktionerna kan dock också användas som fristående funktioner, dvs. byrån kanske bara vill använda löneregistreringsfunktionen som gör det möjligt för sina kunder att ladda upp tidrapporter och anställdas timmar.

Dataskydd?
Och vad sägs om de fyra bokstäverna som vi alla älskar att höra? Ja, det stämmer GDPR! Hur står sig dessa nya funktioner mot GDPR-reglerna? Tja, dessa funktioner erbjuder faktiskt ett extra lager av GDPR-skydd för dina kunders löneinformation:

• Konfidentiell personalinformation kommer att utbytas mellan dig och din kund via en säker onlineportal, vilket minskar behovet av e-postmeddelanden som innehåller känslig personlig information.
• Det eliminerar behovet för byråer att manuellt mata in anställdas data i löneprogrammet, vilket minskar möjliga fel vid manuell inmatning av data.
• Lönebyråer kommer att ha full kontroll över data, medan deras kunder kommer att ha full äganderätt till dataverifiering och godkännande innan de slutförs.
• Åtkomst till BrightPay Connect skyddas av användarnamn och lösenord med roll- och behörighetsbaserad åtkomst för varje användare.