Alla momsregistrerade företag måste använda digitala länkar i sina bokföringsprocesser.

HMRC säger att digitala länkar är "anslutningar som tillåter att detaljer automatiskt överförs från det att en transaktion görs tills den ingår som en del av din kvartalsrapport." HMRC hoppas att digitala länkar kommer att göra momsrapporter mer exakta och mindre öppna för oavsiktliga eller avsiktliga fel.

Manuella länkar är inte acceptabla under Making Tax Digital for Moms. Till exempel, "Att anteckna detaljer från en faktura i en reskontra och använda den handskrivna informationen för att manuellt uppdatera din programvara" är ett nej nej.

Detta betyder dock inte att du måste skapa fakturor, följesedlar eller andra primära affärsdokument elektroniskt.

Pappersdokument är acceptabla, trots vad nuvarande TV-annonser för bokföringsprogram innebär. Det är vad du gör med uppgifterna på dem som spelar roll, det vill säga hur informationen kommer från en faktura till din momsdeklaration.

För att hålla fast vid exemplet med en faktura, är det OK att lägga in uppgifterna manuellt i en bokföringsapp eller ett kalkylblad, t.ex. Excel, men därifrån måste uppgifterna flyta automatiskt till din kvartalsvisa momsdeklaration.

Tips. Om du använder en bokföringsapp som HMRC har godkänt för MTD kan du vara säker på att data länkas digitalt när du trycker på knappen för att ta fram och skicka din momsdeklaration.

Om du använder kalkylblad istället för en HMRC-godkänd bokföringsapp måste uppgifterna fortfarande länka digitalt. Till exempel är en cell som visar summan av andra celler, eller en annan app, genom att använda en formel OK, men manuellt klippning och inklistring från en eller flera celler till en annan är det inte.

Tips. Oavsett om du använder en app eller kalkylblad har du rätt att göra manuella justeringar av dina data om det behövs. Till exempel, om din kunds verksamhet är delvis befriad har du rätt att manuellt räkna ut den del av momsen du kan återkräva.

Under de första 12 månaderna som MTD gäller kommer HMRC åtminstone inte att upprätthålla digital länkning. Det innebär att du helt eller delvis kan använda manuell bokföring. Men eftersom dina kunders momsdeklarationsuppgifter måste lämnas in elektroniskt i något skede av deras journalföring, måste de använda digitala länkar.

Tips. Vårt råd är att ignorera mjuklandningsperioden och ta tag i digitala länkar för data så snart som möjligt för att undvika förändringar i sista minuten när mjuklandningen tar slut.

Indikator – FL Memo Ltd kommer att finnas i monter 683  på Accountex den 1-2 maj på ExCeL London.

www.indicator-flm.co.uk