Sena betalningar kan orsaka allvarliga kassaflödesproblem för ett litet företag. Du har inte råd att vänta på förfallna fakturor. Så, vad gör du när en kund inte vill betala?

Det finns flera steg du kan vidta för att driva in sena betalningar. Som småföretagare vet du att de flesta kunder tänker betala dig. Men för kunder som betalar sent, prova våra tips nedan.

Tips för när en kund inte betalar

Om du har en sent betalande kund, förbli positiv och professionell när du fullföljer betalningen. Att vara respektfull kan göra insamlingsprocessen lättare för både dig och kunden.

Här är åtta tips för när en kund inte betalar:

1. Ställ in betalningsvillkor

För att få betalt i tid, börja på höger fot. Snabba betalningar börjar med att fastställa betalningsvillkor innan du utför en tjänst eller levererar en vara. Betalningsvillkoren beskriver dina förväntningar på kunden och kundens förväntningar på dig.

Betalningsvillkoren inkluderar:

• Tjänsterna eller varorna som tillhandahålls
• Betalningssätten du accepterar
• Var kunderna ska skicka betalningen
• Din kontaktinformation
• Förfallodatum för betalning
• Om du verkställer förseningsavgifter eller straffavgifter
• Om du erbjuder tidig betalningsrabatt

För fakturabetalningsvillkor bör du tydligt beskriva transaktionen. Din kund bör förstå och godkänna villkoren skriftligen.

Inkludera betalningsvillkoren i fakturan. Skicka fakturan direkt efter att du har slutfört en tjänst eller levererat en vara. Du kan skriva "faktura bifogad" på kuvertet så att det inte slängs åt sidan. Om du e-postar fakturan, använd ordet "faktura" i ämnesraden.

2. Dokumentera betalningsprocessen

Du måste skriva ner varje steg i betalningsprocessen, från betalningsvillkoren till att du tar emot betalningen. Dokument inkluderar kontrakt, fakturor och leveranskvitton.

Du behöver inte ett komplicerat system för att spåra betalningsdokument. Men du vill ha fullständiga register över varje transaktion. Du kan föra register på papper och arkivera dem. Eller så kan du använda bokföringsprogram online för att enkelt skicka och spåra fakturor till kunder.

3. Skicka betalningspåminnelser

Efter att ha fakturerat en kund, skicka en betalningspåminnelse före förfallodagen. Ett bra tillfälle att skicka en påminnelse är en vecka före förfallodatum. Inkludera all information som kunden behöver för att betala dig. På så sätt kan de göra klart betalningen utan att behöva hitta originalfakturan.

4. Kontakta sena betalare

Om betalningen är försenad, skicka ett inkassobrev. Det första brevet ska ge användbar information om betalningen. Kunden kan helt enkelt ha glömt eller tappat bort fakturan. Den första kontakten bör vara en vänlig påminnelse om att betala betalningen.

Med varje brev, öka din oro över betalningen. Du kan behöva kontakta kunden via telefon, e-post eller personligen.

5. Var professionell

Oavsett vad som händer med betalningen, förbli professionell. Du kanske är frustrerad över kunden, men ditt företags rykte står på spel. Hur du behandlar kunden kan påverka hela ditt varumärke. Var artig, tydlig och förstående när du når ut till sent betalande kunder.

Fair Debt Collection Practices Act (FDCPA) anger riktlinjer för indrivning av sena betalningar. Lagen skyddar kunders rätt att bli rättvist behandlad under inkasso. Du kan bli stämd för att ha brutit mot FDCPA.

6. Upprätta en betalningsplan

En kund kanske inte kan betala hela fakturabeloppet på en gång. Istället kan det vara lättare att betala flera delbetalningar av det totala beloppet. Se till att du har en skriftlig och undertecknad policy för betalning av kundfakturor innan du börjar arbeta.

En vanlig typ av betalningsplan är en betalning på 30/30/40. Kunden ger dig en deposition på 30 % av den totala räkningen i förväg. Halvvägs genom projektet samlar du in ytterligare 30 % av notan. När du slutför projektet, samlar du in de sista 40 % av det totala beloppet. Du kan göra betalningsjusteringar för din kund under hela projektet.

7. Anlita hjälp utifrån

Om du inte kan hämta ut pengarna själv kan du behöva rekrytera proffs som hjälper till med fakturainsamlingen. En inkassobyrå kommer att driva kundens betalning åt dig. Du är skyldig en del av kundens betalning till inkassobyrån.

Du kan också anlita en advokat som hjälper dig att driva in betalningen. Innan du anlitar en professionell, se till att kostnaden är värt det. Om beloppet du är skyldig dig är litet, kanske du vill sköta den sena betalningen själv.

Det kan vara billigare att väcka talan i en domstol för småmål. Du behöver inte anlita en advokat för en domstol för småmål. Se till att kunden bor nära dig eftersom du måste gå till domstol där kunden befinner sig.

8. Ta reda på när det är dags att sluta

Ibland är det inte värt det längre att eftersträva en sen betalning. Ta reda på när det är dags att släppa betalningen. Bestäm om dina ansträngningar att samla in pengarna kostar dig mer än det belopp du är skyldig. Du vill inte hamna utan betalningsbeloppet plus att du är skyldig en ton för dina insamlingsinsatser.

Behöver du ett enkelt sätt att spåra dina fakturor? Patriots bokföringsprogram online låter dig skapa fakturor, spåra pengar du är skyldig dig och registrera betalningar. Och vi erbjuder gratis, USA-baserad support. Prova det gratis idag.