Ger du kredit till kunder på ditt lilla företag? Om så är fallet måste du registrera dessa transaktioner i din bokföring. Beroende på vilken redovisningsmetod du använder kan du behöva spåra kundfordringar. Vad är kundfordringar?
Kundfordringar är pengar som är skyldiga ditt företag. Du använder kundreskontra för att hålla reda på kreditlinjer som du ger kunderna.
Till exempel, när du tillhandahåller en produkt till en kund och fakturerar dem för att betala dig senare, förlänger du krediten. Kundreskontrat i dina böcker visar dig vilka krediter som fortfarande är skyldiga dig.
Du kan också hänvisa till kundfordringar som fordringar eller AR. Posterna på ditt kundreskontrakonto kallas fordringar. Fordringar representerar utestående fakturor på ditt företag.
Registrera kundfordringar om du använder periodiseringsmetoden. Med periodisering bokför du inkomster så fort du tjänar in dem istället för när du får pengar. Med andra ord, du skulle registrera intäkter så snart du skickar en faktura, inte när den fakturan är betald.
Eftersom fakturor förfaller inom en kort period är kundfordringar en kortfristig tillgång. Kortfristiga tillgångar kan snabbt omvandlas till kontanter, vanligtvis inom ett år.
Spåra fordringar i en kundreskontraöversikt. Gör en lista över dina kunder och deras motsvarande förfallna saldon. Skapa kolumner som visar hur gammal varje faktura är.
Ange belopp som förfaller senast datum. Sammanfattningen hjälper dig att se vem som är skyldig dig pengar, hur mycket varje kund är skyldig och vem som har passerat sin förfallodatum.
Låt oss säga att du äger en mekanikerverkstad. Lista kunderna som är skyldiga ditt företag pengar i den första kolumnen. Anteckna sedan förfallna saldon i lämplig åldringskolumn. Så här skulle din kundreskontraöversikt se ut.
Sammanfattning av kundfordringar för 1-5 juli
| Kund | Aktuell | Förfallodag 1–30 dagar | Förfallna 31-60 dagar | förfallna>60 dagar | Totalt |
|---|---|---|---|---|---|
| Bob Jasper | 3 042 USD | 3 042 USD | |||
| Leo Blais | 1 289,50 USD | 1 289,50 USD | |||
| Amy George | 2 220,75 USD | 2 220,75 USD | |||
| Fred Astor | 375 USD | 375 USD | |||
| Heidi Baxtor | 448,25 USD | 448,25 USD | |||
| Isabelle Mann | 711,55 USD | 711,55 USD | |||
| Totalt | 6 552,25 USD | 375 USD | 448,25 USD | 711,55 USD | 8 087,05 USD |
Du kanske har arbetat på Bob Jaspers bil, men han betalade dig inte samtidigt som du fixade hans bil. Han är skyldig dig $3 042. Pengarna han är skyldig är en fordran. Eftersom Bobs betalning inte har passerat förfallodatumet rapporterar du beloppet han är skyldig i den aktuella kolumnen.
Om Bob inte betalar dig inom den definierade perioden flyttar du det skyldiga beloppet till nästa åldrande kolumn. Denna kundreskontraprocess låter dig hålla reda på hur mycket pengar du är skyldig dig.
Om du använder periodiserad redovisning måste du registrera kundfordringar i dina böcker. Anteckna kundfordringar som en tillgång i balansräkningen.
Vid periodisering ska du använda dubbel bokföring. Det betyder att du för varje transaktion registrerar två poster. En post ökar kontot medan den andra minskar det. De motsatta posterna balanserar dina böcker.
För att göra dubbel bokföring, kreditera ett konto och debitera ett annat. Varje typ av konto påverkas olika av debiteringar och krediter. Här är en guide som hjälper dig:
Kundfordringar är en tillgång. Tillgångar ökas med debiteringar. Och tillgångar minskas med krediter.
Tänk på när du säljer en produkt och fakturerar en kund. När du skickar fakturan ökar du antalet fordringar du har. Ditt kundreskontrakonto ökar. Eftersom tillgångar ökas med debiteringar, debitera fordran under tillgångarna i dina böcker.
Kom ihåg att för varje transaktion måste du göra två poster. När du gör försäljningen ger du kunden en produkt. Dina produkter är en del av ditt lager, vilket är en tillgång.
Ditt lager minskar när du tillhandahåller produkten. Eftersom tillgångar minskas med krediter, kreditera försäljningen av inventarier i dina böcker.
Sammanfattning:När du gör en försäljning och fakturerar en kund, debiterar du fordran och krediterar försäljningen i dina böcker.
Kundfordringarnas omsättningskvot mäter hur effektivt du samlar in fordringar. Ju högre förhållandet är, desto effektivare inkasserar ditt företag fordringar. Ju lägre förhållandet är, desto mindre effektivt är ditt företag med inkasso av kundfordringar.
För att hitta kundfordringarnas omsättningskvot, dividera nettokreditförsäljningen med de genomsnittliga kundfordringarna:
Omsättningskvot för kundfordringar =nettokreditförsäljning / genomsnittliga kundfordringar
Nettokreditförsäljningen inkluderar intäkter genererade genom kreditgivning. Det inkluderar inte försäljning som betalas omedelbart med kontanter, checkar eller kredit- och betalkort. För att hitta nettokreditförsäljningen, beräkna din totala kreditförsäljning minus returer, kvoter och rabatter.
Den genomsnittliga kundfordringen är summan av den inledande och avslutande kundfordran delat med två.
Till exempel, förra året hade ett företag $800 000 i nettokreditförsäljning. I början av året var dess kundfordringar 40 000 USD. I slutet av året var dess kundfordringar 50 000 USD. Genomsnittlig kundfordringar =(40 000 USD + 50 000 USD) / 2 =45 000 USDKundfordringarnas omsättningsgrad är helt enkelt en siffra. För att förhållandet ska vara användbart måste du jämföra det med din branschs genomsnitt. Du kan också mäta ditt förhållande över tid för att se om din kundreskontraprocess förbättras.
Du kanske inser att du behöver förbättra din process för att samla in fakturor. Granska din inkassoprocess för att se om du kan förenkla hur kunderna betalar dig. Ju enklare det är för kunder att göra betalningar, desto snabbare samlar du in fordringar.
Ange tydliga fakturabetalningsvillkor. Fakturor ska svara på följande frågor:
Om en kund inte betalar inom förfallodagen kan du behöva skicka ett inkassobrev eller ta ut en förseningsavgift.
Om det är ett pågående problem och en kund är skyldig dig mycket pengar, kanske du vill anlita en inkassobyrå. Vanligtvis debiterar byrån dig en avgift eller procentandel av det insamlade beloppet.
Om du inte kan driva in en fordran kallas det osäkra fordringar. Du kan dra av osäkra fordringar från din bruttoinkomst på din deklaration. Du måste ha redovisat skulden som intäkt på den tidigare deklarationen för att göra anspråk på osäkra fordringar.
Många gånger är det lättare att göra en försäljning på kredit snarare än att låta kunden betala i förskott. En kund kanske inte har de kontanter till hands som behövs för att betala det totala beloppet.
Till exempel, om du bygger ett tillägg till någons hus, skulle du förmodligen inte förvänta dig att de ska betala dig den totala kostnaden i förväg. Istället fakturerar du dem så att de kan betala dig i flera omgångar.
Att erbjuda kredit till kunder är ett utmärkt sätt att erbjuda bekvämlighet och bredda din kundräckvidd. Men du måste spåra var du förlänger krediten noggrant. Kundreskontra visar hur mycket pengar dina kunder är skyldiga ditt företag.
Den tid det tar kunder att betala fakturor påverkar ditt småföretags kassaflöde. Kassaflöde är in- och utflödet av kontanter i ditt företag. Kundreskontra visar dig pengar du förväntar dig att få och hur snabbt du kan förvänta dig dem. Denna information hjälper dig med budgetering och planering.
Behöver du ett enkelt sätt att spåra ditt företags inkommande pengar? Patriots lättanvända bokföringsprogram online är en enkel cash-in utbetalningssystem. Vi erbjuder gratis, USA-baserad support. Prova det gratis idag.
Den här artikeln uppdaterades från det ursprungliga publiceringsdatumet 2012-08-23.