När du säljer varor eller tjänster måste du skapa ett register över transaktionen. Beroende på situationen kommer du antingen att ge kunderna en faktura eller ett kvitto. Vad är skillnaden mellan en faktura och ett kvitto? Förstå skillnaderna mellan faktura och kvitto för att undvika förvirring.

Faktura kontra kvitto

Både fakturor och kvitton är pappers- eller elektroniska kuponger som beskriver köptransaktioner. Fakturor och kvitton är inte utbytbara. En faktura är en begäran om betalning medan ett kvitto är betalningsbevis. Kunder får fakturor innan de betalar för en produkt eller tjänst och får kvitton efter att de har betalat.

Faktura

Företag som tillhandahåller produkter eller tjänster till kunder innan de tar emot betalning skickar fakturor. Fakturor är räkningar som skickas till kunder efter att de har fått en vara eller tjänst.

Fakturor är betalningskrav. Du kan skicka kvitton via e-post eller post. Eller så kan du leverera dem för hand.

Du kommer inte att fakturera varje kund. Fakturor används för kunder som:

• Gör ett köp med butikskredit
• Ha en betalningsplan
• Debiteras i efterskott (efter att ha mottagit en vara eller tjänst, som ett verktyg)

En faktura är en post som beskriver transaktionen. Den innehåller information som datumet då fakturan skapades, fakturans betalningsvillkor och det totala beloppet. Och fakturan innehåller kontaktinformation för både säljaren och köparen, som namn, adress och telefonnummer.

Fakturor påminner kunderna om att de är skyldiga ditt företag pengar. De är viktiga för att påskynda kassaflödet, se till att du får betalt och för att föra ekonomiska register för ditt företag.

Fakturaexempel

Du säljer en tvättmaskin och torktumlare till en kund. Du kommer att leverera tvättmaskinen och torktumlaren på två veckor. Deras betalning ska inte betalas förrän efter att de fått tvättmaskinen och torktumlaren. Ge kunden en faktura för att visa hur mycket de är skyldiga.

Kvitto

Ett kvitto fungerar som bevis på en transaktion. Du ger kunderna kvitton efter att de har betalat för en produkt eller tjänst.

Kvitton innehåller information om sålda varor eller tjänster, som pris, kvantitet, rabatter och skatter. De ger också information om betalningsmetoden, hur mycket som betalades och detaljer om säljaren.

I många fall behöver kunderna kvitton om de vill göra ett köpretur eller byta en produkt. Eftersom kvittot visar produkter och priser kan du verifiera att kunden köpte varan/varorna från ditt företag. För det mesta bör du ge kunderna ett kvitto för varje transaktion.

Många företag har en returpolicy som säger att kunder måste ha ett kvitto för att kunna returnera en produkt. Du måste bestämma vilken typ av returpolicy du vill ha. Här är några exempel på returpolicy:

• Inga returer utan kvitton
• Spara kredit för returer utan kvitton
• Returer accepteras utan kvitton

Som småföretagare måste du behålla kopior av kundkvitton eftersom de fungerar som register. Och spara alla kvitton du får från leverantörer. Dessa stödjande dokument säkerställer att dina räkenskapsböcker är korrekta. Och du behöver register om du är granskad. Spara affärskvitton i minst tre år.

Exempel på kundkvitto

Du säljer kläder till en kund. De betalar dig kontant vid försäljningsstället. Du måste ge dem ett kvitto eftersom du gjorde en försäljning och accepterade kontantbetalningen. En vecka senare lämnar kunden tillbaka en av tröjorna de köpt. Eftersom de har ett kvitto kan du verifiera köpet och byta ut tröjan mot kontanter.

Skillnaden mellan faktura och kvitto i ett ögonkast

Så, vad är den största skillnaden mellan en faktura och kvitto?

• En faktura är en begäran om betalning. Du ger en faktura efter att kunden fått sin vara eller tjänst.
• Ett kvitto är betalningsbevis. Du ger ett kvitto efter att kunden har betalat för en vara eller tjänst.

Kunder som får en faktura får även ett kvitto när de betalar. Men kunder som betalar vid försäljningsstället får ingen faktura.

Letar du efter ett enkelt sätt att hantera fakturor? Patriots bokföringsprogram online låter dig skapa och spåra obetalda fakturor. På så sätt kan du påskynda kassaflödet hos ditt lilla företag. Och vi erbjuder USA-baserad support. Prova det gratis idag!