Många företagare väljer då och då att anlita extern hjälp. Ibland behövs specifik expertis när det finns problem på ditt företag. Istället för att anställa fler anställda för att hjälpa till med grundläggande affärsverksamhet kan du anlita en oberoende entreprenör.
När du anlitar en fristående entreprenör istället för en anställd är reglerna annorlunda. Oberoende entreprenörer måste fylla i formulär W-9 istället för formulär W-4 när de anställs.
Det är svårt att fastställa en arbetstagares status. Men du måste klassificera din arbetare korrekt för att undvika IRS-påföljder. Använd det ekonomiska realitetstestet för att hjälpa dig avgöra. Det ekonomiska realitetstestet tittar på sex faktorer som kan hjälpa till att definiera en oberoende entreprenör kontra anställd.
Du måste inkludera en anställd på din lönelista och hålla inne federala inkomster och FICA-skatter (socialförsäkrings- och Medicare-skatter) från deras lön. Och du bidrar också med ett matchande FICA-skattebelopp.
När anställda börjar arbeta på ditt företag fyller de i IRS Form W-4, Employee's Withholding Allowance Certificate. Detta formulär låter dig veta hur mycket du ska innehålla för federal inkomstskatt.
En oberoende entreprenör är en egenföretagare eller någon som arbetar för ett annat företag. De anställs för att utföra en uppgift, men de finns inte med på din lönelista. Du drar inte in någon skatt från deras lön eftersom de måste betala egenföretagarskatt.
När oberoende entreprenörer börjar utföra arbete för ditt företag måste de fylla i formulär W-9. Det här formuläret ger dig information som hjälper dig att följa IRS.
När du har fastställt att en arbetare är en oberoende entreprenör måste du ge dem blankett W-9, Request for Taxpayer Identification Number. Alla företag är skyldiga att rapportera icke-anställd ersättning på $600 eller mer på Form 1099-NEC. Använd informationen på formulär W-9 (dvs. skatte-ID och kontaktinformation) för att korrekt fylla i formulär 1099-NEC.
Tänk på Form W-9 som en Form W-4 för oberoende entreprenörer. De måste fylla i det när de anställs på ditt företag. Och formuläret har säker information som måste skyddas.
Det är viktigt att förstå instruktionerna från Form W-9. Här är Form W-9-kraven som oberoende entreprenörer måste tillhandahålla:
Du skickar inte formulär W-9 till IRS. Spara formuläret W-9 för dina register.
Form W-9 syfte i ett nötskal: För att få information från dina oberoende entreprenörer, inklusive deras skattebetalares identifieringsnummer, så att du korrekt kan rapportera deras betalningar till IRS.
För det mesta är löner för oberoende entreprenörer inte föremål för reservinnehållning. Men det kan hända.
En reservinnehållning kräver att du håller inne 24 % av den oberoende entreprenörens betalningar och sätter in hos IRS. Det är i grunden en skatt som du undanhåller från den oberoende entreprenörens löner och betalar till IRS.
Till exempel är du skyldig en oberoende entreprenör $3 000. Efter reservinnehållning betalar du dem 2 280 USD och skickar 720 USD till IRS (3 000 USD X 0,24).
Reservförskottsinnehållning gäller om:
Se till att den oberoende entreprenören vet att du drar in skatt från deras lön. Och inkludera säkerhetskopian innehållande information i ett dokument, som en lönelapp.
En oberoende entreprenörs lön är inte föremål för reservinnehållning om de ger dig sitt korrekta TIN-nummer och rätt intyg och rapporterar sina skattepliktiga räntor och utdelningar på sin skattedeklaration.
Om en oberoende entreprenörs betalningar är föremål för reservinnehållning måste du sätta in pengarna hos IRS och rapportera det. Använd blankett 945, årlig deklaration av innehållen federal inkomstskatt.
På formulär 945 måste du rapportera mängden säkerhetskopia som du samlat in. Blankett 945 ska endast betalas en gång i början av varje år (31 januari med vissa undantag), men insättningar är vanligare.
Du kommer att sätta in pengarna antingen halvvecka eller månadsvis, på samma sätt som federal inkomstskatt för anställda. Ditt insättningsschema bestäms av din totala skatteskuld som rapporterats på formulär 941 under en tillbakablicksperiod på fyra kvartal.
Formulär W-9 ger dig information om den oberoende entreprenören så att du korrekt kan fylla i formulär 1099-NEC, Nonemployee Compensation.
Du måste rapportera ersättning till icke-anställd på formulär 1099-NEC och skicka sedan en kopia till:
Oberoende entreprenörer använder formuläret för att fylla i sin individuella inkomstdeklaration, formulär 1040. Se till att skicka formulär 1099-NEC senast den 31 januari.
Som företagsägare måste du skaffa blankett W-9 för dina oberoende entreprenörer. Du kan ladda ner ett utskrivbart W-9-formulär direkt från IRS:s webbplats.
När en oberoende entreprenör har fyllt i formulär W-9, spara det i dina register. Du behöver den för att lämna in formulär 1099-NEC. Patriots onlinebokföring låter dig skapa och skriva ut obegränsade 1099:or. Och vi erbjuder gratis, USA-baserad support. Prova det gratis idag!