Naturligtvis vill du lita på de människor du anställer för att arbeta på ditt lilla företag. Men ibland får du ett dåligt äpple.

Anställda kan stjäla pengar, varor och kunskap från ditt företag. Du måste implementera strategier för att förebygga stöld av anställda innan bedrägerier börjar.

Nedan kommer vi att titta på typer av stöld av anställda, följt av tips för att förebygga stöld av anställda.

Vanliga typer av stöld av anställda

För att bättre förhindra stöld av anställda, låt oss först titta på typerna av stöld.

Vanliga typer av anställdas stöld inkluderar:

• Stöld (direkt stöld)
• Skimming (avleda företagsmedel)
• Bedrägliga utbetalningar (faktureringssystem, uppblåsta utgiftsrapporter, checkmanipulation)
• Stöld av material (råvaror, inventarier)
• Stulna affärsmöjligheter (missbruk av kundlistor, läckta affärshemligheter)

Du måste förebygga och se upp för den typen av stöld.

Tecken på anställdas stöld

Så, vilka är nyckeltecken på att en anställd stjäl? Om du märker något av dessa vanliga tecken kan du ha en tjuv bland din personal.

• En anställd är plötsligt extremt hängiven sitt arbete.
• En anställd börjar arbeta sent eller plockar upp fler timmar.
• En anställd börjar leva över sin lönenivå.
• En anställd invänder mot affärsförändringar som påverkar ekonomi eller lager.
• En anställd är månsken och använder verktyg och material som finns på ditt företag.
• En anställd börjar visa spelberoende beteenden.
• En anställd missbrukar droger eller alkohol.

Naturligtvis garanterar inte dessa tecken att en anställd stjäl. Du kanske ser en anställd som lever utöver vad du betalar dem, men de kan ha en make som tjänar mycket mer. Eller så kan en anställd ha ett spelproblem men stjäl inte från ditt företag. Gör inte antaganden och anklaga anställda felaktigt. Försök att hitta flera ledtrådar och prata med anställda om deras beteendeförändringar.

Tips för att förhindra stöld av anställda

Det är bäst att stoppa anställdas stöld innan den börjar. Kolla in följande sätt att förhindra stöld av anställda.

Känn dina anställda

Du måste känna till dina anställda och deras arbetshistorik. Anställ inte den första trevliga personen du träffar. Kontrollera deras bakgrund innan du förlänger ett jobberbjudande.

Utför bakgrundskontroller av alla potentiella anställningar. En bakgrundskontroll kommer att berätta om kriminell historia, utbildnings- och anställningshistorik, kredithistorik och körjournaler.

Du bör också kontrollera referenser. Be kandidaterna att ge dig flera referenskontakter. De kan vara professionella och personliga referenser. Ring referenserna och be dem verifiera kandidaternas utbildning eller anställning. Fråga dem också om kandidaternas karaktärer.

Övervaka anställda

När du noga övervakar dina anställda kan du eventuellt förhindra stölder på arbetsplatsen. Du kommer att se vad anställda håller på med och observera eventuellt oregelbundet beteende.

Nu behöver du inte se över dina anställdas axlar hela tiden. Det skulle skapa en arbetsmiljö där anställda tror att du inte litar på dem. Men du bör regelbundet kolla in vad anställda gör. Prata med dem om deras projekt eller uppgifter.

Säkra datorer

Begränsa vem som har tillgång till dina företagsdatorer och informationen på dem. Om anställda inte behöver åtkomst till datorer eller vissa filer, ge dem inte åtkomst. Till exempel behöver inte alla anställda tillgång till din löneprogramvara.

Du bör också regelbundet byta lösenord. Och du bör använda olika lösenord för varje konto. Genom att regelbundet ändra lösenord och använda unika lösenord gör du det svårare för anställda att knäcka dem.

Skapa ett ansvarssystem

Om du låter anställda hantera pengar behöver du ett ansvarssystem. En anställd ska inte ha full kontroll över ditt företags pengar.

Låt mer än en person hantera ditt företags pengar. Det kan vara två anställda. Eller så kanske du är den andra personen.

Genom att ha två personer som letar efter pengarna är risken mindre för tjänstefel. Om en person inte hanterar pengarna på ett felaktigt sätt kommer förhoppningsvis den andra personen att träda fram med bedrägeriet.

Genomföra revisioner

Du kan förhindra stöld av anställda genom att göra regelbundna interna revisioner. När du gör en revision granskar du ditt företags finansiella register för att verifiera att de är korrekta. Granskningen är avsedd att hitta problem i dina register, såsom saknade pengar eller felaktiga uppgifter.

Många företag gör en stor revision en gång per år. Du kan göra företagsrevisionen själv eller anlita en revisor som gör det åt dig.

När du genomför regelbundna revisioner kan du upptäcka anställdas stölder. Du kanske ser var en anställd har skummat, ändrat register eller rent ut sagt stulit. Ju oftare du gör revisioner, desto snabbare kan du upptäcka problem.

Du kan också överväga att göra oanmälda revisioner. Om du alltid gör revisioner under samma period kan en tjuvmedarbetare veta när han ska täcka sitt bedrägeri. Men en oanmäld granskning kan kasta av sig en anställd som läser dina böcker.

Genom att övervaka ditt företags bokföring kan du hålla utkik efter eventuella stölder av anställda. För att göra det behöver du bokföringsprogram som är lätt att använda och hämta information från.