Som säljare upprättar du fakturor där du begär betalning från kunder som handlar på kredit. Och som köpare kan du också behöva skapa vissa dokument, som en inköpsorder (PO). Vad är en inköpsorder?

Läs vidare för att lära dig detaljerna i inköpsorder, hur du skapar dem och skillnaden mellan fakturor och inköpsorder.

Vad är en inköpsorder?

En inköpsorder är ett dokument som köpare använder för att göra en beställning hos en säljare eller leverantör. Inköpsorder beskriver viktig köpinformation som kontaktinformation, datum, produktinformation och villkor. Vanligtvis är inköpsorder juridiskt bindande dokument efter att säljaren har accepterat avtalet.

Om du behöver köpa inventarier för småföretag, kan du förmedla vad du vill genom att skapa en PO. Du bör göra en kopia av den PO du skapar och spara den för dina register.

Å andra sidan kan du få PO från dina kunder, köparna. När du får en PO, förbered de begärda produkterna för leverans eller hämtning, kontakta kunden och fakturera dem. Behåll mottagna inköpsorder för dina register och dokumentera processen.

Inköpsorder kontra faktura

Många blandar ihop inköpsorder med fakturor. Men att förstå skillnaden mellan inköpsorder och fakturor är nyckeln till att fylla i rätt formulär. Så, vad är en faktura?

En faktura är en räkning. Köpare skapar inköpsorder för att begära produkter från säljare. Säljare skapar fakturor för att begära betalning från köpare.

Använd den här bilden för att se hur inköpsorder och fakturor fungerar tillsammans i inköpsorderprocessen:

Hur man skapar en inköpsorder

Som köpare måste du veta vilken information som ska inkluderas på en köporder.

Inköpsorderformat kan variera, men du måste inkludera följande standardinformation:

Produkt, kvantitet och priser: Lista information om de produkter du vill köpa. Inkludera hur många av varje produkt du vill ha, samt priset på varje enhet.

Totalt pris: Lägg ihop priserna på de produkter du beställer och ange summan längst ner.

Datum: Detta kan vara uppenbart, men du måste inkludera förberedelsedatumet för PO.

Inköpsordernummer: Numrera dina inköpsorder så att både du och säljaren kan spåra dem.

Köparens kontaktinformation: Lista kontaktinformation som ditt namn, företagsnamn, adress, telefonnummer och e-postadress.

Säljarens kontaktinformation: Ange säljarens namn, företagsnamn, adress, telefonnummer och e-postadress.

Leveransinformation: De flesta säljare skickar produkter efter att ha tagit emot inköpsorder. Ange vart du vill att säljaren ska skicka din beställning till. Eller ange om du vill hämta din beställning.

Villkor och villkor för inköpsorder: Denna del av PO är väsentlig. Ange villkor som säljaren måste uppfylla för att PO ska vara juridiskt bindande. Inkludera villkor som pris, leveransschema (när du förväntar dig att få beställningen) och förfallodatum för betalning.

Exempel på inköpsorder

Här är ett exempel på en PO:

Skapa en inköpsorder och uppdatera dina böcker

Skapa inte en journalanteckning när du utarbetar och skickar en PO. Vänta istället tills dina villkor uppfylls.

Kreditera ditt leverantörsreskontrakonto när du fått en faktura. När du har betalat för din beställning, vänder du den ursprungliga journalposten genom att debitera ditt leverantörsreskontrakonto.

Vad du ska göra om du får en PO

Att ta emot en PO från en kund startar inköpsorderproceduren.

När du får en inköpsorder, förbered beställningen utifrån villkoren.

Om du skickar leveransen till köparen, meddela dem när du tar emot köpordern. Låt även din kund veta när du skickar beställningen. Överväg att inkludera ett spårningsnummer så att köparen kan spåra försändelsen online.

När köparen har fått sin beställning kan du förbereda en faktura att skicka till dem.

Spara köparens PO i dina register. Om köparen tror att du inte har följt inköpsorderns villkor eller gjort ett misstag kan du referera till den ursprungliga köpordern. Och, gör en kopia av fakturan du skapar för dina register. På så sätt vet du när köparens betalning är sen.

Ta emot en inköpsorder och uppdatera dina böcker

Så när ska du uppdatera dina bokföringsböcker under inköpsorderprocessen?

Skapa inte en journalanteckning när du får en PO. Skapa endast en journalanteckning när du skickar produkterna eller när köparen tar emot dem (beroende på PO-villkoren).

Efter att du har skickat beställningen debiterar du ditt kundreskontrakonto. När du tar emot betalning från köparen, kreditera ditt kundreskontrakonto för att återföra den ursprungliga journalposten.

Ditt företags framgång beror på korrekta ekonomiska uppgifter. Vet du hur mycket pengar som kommer in och ut från ditt lilla företag? Med Patriots bokföringsprogram online kan du hantera dina böcker med lätthet. Starta din självstyrda demo nu!

Gilla oss på Facebook för att få mer information om småföretag! Vi älskar att få nya vänner.