Enligt en färsk studie är en av tio arbetare en oberoende entreprenör. Med så många entreprenörer som utgör arbetsstyrkan är du skyldig att arbeta med eller anställa en någon gång.
Att anlita entreprenörer kan vara fördelaktigt för ditt företag. Men om du ska arbeta med oberoende entreprenörer måste du veta hur du gör affärer med dem.
Så, vad är egentligen en oberoende entreprenör? En fristående entreprenör är en person som utför arbete åt företag. De betraktas dock inte som anställda. I många fall driver oberoende entreprenörer sina egna företag.
Till skillnad från anställda har oberoende entreprenörer inte socialförsäkrings- eller Medicare-skatter som dras av från sin lön. Istället betalar de sin egen inkomstskatt och egenföretagarskatt på sina inkomster.
IRS och FLSA har strikta regler för att avgöra om en arbetare är en anställd eller inte. Innan du bestämmer en arbetares status, granska Fair Labor Standards Acts och IRS:s riktlinjer för att undvika felaktig klassificering av oberoende entreprenörer.
Om du anlitar oberoende entreprenörer måste du känna till vad som görs och inte görs för att arbeta med dem. Använd de sju tipsen nedan för att lära dig hur du arbetar med entreprenörer.
Precis som du skulle göra med anställda måste du hämta pappersarbete från dina nya entreprenörer.
Ge din entreprenör blankett W-9, Request for Taxpayer Identification Number, att fylla i.
Blankett W-9 ger dig information om din oberoende entreprenör så att du korrekt kan rapportera deras betalningar till IRS. På formuläret måste entreprenörer inkludera information som deras:
Alla företag måste rapportera ersättning för icke-anställd på $600 eller mer till IRS. Använd informationen på formulär W-9 för att fylla i IRS-formulär 1099-NEC vid årsskiftet.
Skicka inte formulär W-9 till IRS. Spara formulär W-9 i dina register för säker förvaring.
Traditionella anställda har arbetsbeskrivningar som definierar deras ansvar. När du arbetar med oberoende entreprenörer måste du tillhandahålla en annan uppsättning riktlinjer för att fastställa regler och ansvar. Du kan göra detta genom att skapa ett avtal eller kontrakt.
Skapa ett avtal som beskriver projektet och din entreprenörs ansvar. Kontrakt lägger inte bara grunden för projektet, utan de skyddar också båda parter. För att inte tala om, det skadar inte att ha allt skriftligt.
Ditt kontrakt kommunicerar hur och när projektet ska slutföras. Vanligtvis inkluderar kontrakt:
Innan projektet börjar, diskutera detaljerna med din entreprenör och se om de har några frågor. Att definiera en tydlig plan tidigt hjälper till att förhindra gupp på vägen senare.
Precis som många andra saker i affärer är kommunikation nyckeln när man arbetar med oberoende entreprenörer.
Innan din entreprenör påbörjar projektet, upprätta en process för att kommunicera framsteg. Hur kommer ni att diskutera framsteg? Kommer det att finnas framstegsrapporter varje vecka? Vad sägs om telefonsamtal? E-postmeddelanden?
Konsekvent och tydlig kommunikation säkerställer att problem löses snabbt och hjälper till att undvika förseningar. Och att ha regelbundna incheckningar eller rapporter håller projektet på rätt spår.
Prata med din entreprenör för att diskutera kommunikationsalternativ.
Medan du kommunicerar med din entreprenör bör du diskutera projektets status och milstolpar.
Att sätta upp mål och milstolpar för projektet hjälper till att hålla ditt projekt igång smidigt från startlinjen till mållinjen. Eftersom entreprenörer bestämmer hur de ska slutföra ett projekt, se till att diskutera mål med dem.
Sanningen är att ingen gillar en mikromanager. Du kan inte förvänta dig att dina entreprenörer ska få något arbete gjort om du ständigt svävar över dem. För att inte tala om, du kanske driver bort vissa arbetare genom att vara för kontrollerande.
När du hanterar oberoende entreprenörer, ge dem lite utrymme. Andas inte i nacken på dem varje steg på vägen.
Istället för mikrohantering, kommunicera regelbundet med dina entreprenörer. Kolla in med dem för att se var de är med projektet. Ge feedback och input efter behov, men trampa inte någon på tårna. Om du vill att entreprenörer ska vara produktiva måste du lita på dem.
En avgörande del av att arbeta med oberoende entreprenörer är att komma ihåg att distribuera och lämna in formulär 1099-NEC i slutet av året.
Återigen, om du betalade en entreprenör $600 eller mer under hela året, måste du lämna in formulär 1099-NEC. Skicka formulär 1099-NEC till alla tillämpliga entreprenörer.
Formulär 1099-NEC innehåller följande information:
Kontrollera din bokföring för att se hur mycket du betalade varje entreprenör under året. Du måste också klassificera typen av betalning samt orsaken till betalningen.
Tänk på att du måste skicka formulär 1099-NEC till varje tillämplig entreprenör och IRS senast den 31 januari varje år.
Vad gör du för att hålla dina böcker så korrekta som möjligt? Du gör förmodligen saker som att organisera kvitton och föra noggranna register över affärstransaktioner. Borde inte samma sak gälla för att spara dina entreprenörers register?
Från början till slut bör du föra detaljerade register över dina entreprenörer och deras projekt. Organisera och lagra saker som:
Du kan använda grundläggande bokföringsprogram för att lagra dessa typer av poster. Eller om du vill gå den gammaldags vägen, överväg att investera i ett fysiskt arkivsystem för att hålla dig organiserad (t.ex. arkivskåp, mappar, etc.).
Det kan vara till hjälp att föra register vid avvikelser. Ju mer adekvata register du har, desto bättre kommer ditt företag att få det.
Håll koll på dina redovisningsansvar med Patriots bokföringsprogram online. Registrera enkelt intäkter och utgifter, skapa fakturor och mer. Kom igång med din självstyrda demo idag!
Intresserad av att lära dig mer? Gå in på vår Facebook och ge oss en gilla. Vi tycker alltid om att få nya vänner!
Tips för praktiskt arbete med en finansiell rådgivare
Tips för att hantera skulder vid pensionering
8 tips för att uppfostra ekonomiskt oberoende döttrar idag
6 typer av försäkringar för oberoende entreprenörer under 2021
Arbetar du med oberoende entreprenörer? Hur man undviker ett tillslag från IRS
Tips för att framgångsrikt arbeta på distans med dina anställda
6 tips för att prata om ditt företag med vem som helst
Så fungerar det för dig att arbeta med din make