Om du är en småföretagare får du sannolikt kontantbetalningar från dina kunder. Och om du får kontantbetalningar behöver du veta om hur du bokför kassakvitton i dina böcker. Så, hur gör du det?

För att säkerställa att dina böcker är korrekta måste du förstå redovisningen av kassakvitton. Läs vidare för att få information om hur du hanterar och registrerar kassakvitton i ditt lilla företag.

Vad är kassakvitton?

Du registrerar kassakvitton när ditt företag tar emot kontanter från en extern källa, till exempel en kund, investerare eller bank. Och när du samlar in pengar från en kund måste du registrera transaktionen och spegla försäljningen i din balansräkning. När du samlar in pengar från en kund ökar (debiterar) kontanterna din balansräkning.

När du registrerar kassakvitton, ökar eller debiterar ditt kassasaldo. Registrering av kassakvitton kompenserar för kundfordringar från försäljningen.

Om du har en kontant försäljning ansvarar du för att bokföra ett kassakvitto. Följande betalningsmetoder anses vara kontantförsäljning:

• Kontanter
• Kontrollera
• Köp på butikskredit

Registrera alla kontantbetalningar i din kassajournal. Och skriv in kontanttransaktionen i din försäljningsjournal eller kundreskontra.

Kontantkvittojournal

Din kassajournal hanterar alla kassainflöden för ditt företag. Registrera alla dina inkommande kontanter i din journal.

Din kassakvittojournal innehåller vanligtvis kontantförsäljning och kreditkategorier. I din journal vill du anteckna:

• Transaktionsdatumet
• Anteckningar om transaktionen
• Kontrollnummer (om tillämpligt)
• Belopp
• Kontotyper för kassakvitto (t.ex. kundfordringar)
• Eventuella försäljningsrabatter

Stegen för redovisning av kassakvitton

Nu när du vet lite mer om dem är det dags att lära dig att bokföra kassakvitton.

Använd stegen nedan för att korrekt redovisa kassakvitton i dina småföretagsböcker:

1. Gör en kontant försäljning
2. Spela in kassakvittotransaktionen
3. Skapa försäljningsposten

1. Gör en kontant försäljning

Innan du kan registrera kassakvitton måste du göra en kontant försäljning. När du gör en kontant försäljning, se till att behålla alla kvitton. Försäljningskvittot ger bevis på att försäljningen ägt rum.

Försäljningskvitton inkluderar vanligtvis saker som kundens namn, försäljningsdatum, specificering av de sålda produkterna eller tjänsterna, priset för varje vara, totalt försäljningsbelopp och moms (om tillämpligt).

Om du accepterar checkar, se till att även inkludera checknumret på försäljningskvittot. För att se till att dina böcker är så korrekta som möjligt, se till att du organiserar affärskvitton med hjälp av ett lagringssystem (t.ex. arkivskåp eller dator).

2. Anteckna kassakvittotransaktionen

Din kassakvittojournal bör ha en kronologisk registrering av dina kontanttransaktioner. Använd dina försäljningskvitton och registrera varje kontanttransaktion i din kassajournal.

Anteckna inte momsen du har samlat in i kassajournalen. Du måste anteckna detta i försäljningsjournalen istället.

3. Skapa försäljningsposten

Anteckna din kontantförsäljning i din försäljningsjournal som en kredit och i din kassajournal som en debet. Tänk på att dina poster kommer att variera om du erbjuder butikskredit eller om kunder använder en kombination av betalningsmetoder (t.ex. en del kontanter och kredit).

Exempel på journalanteckning för kassakvitto

Låt oss ta en titt på ett par exempel på kassakvitton. Kolla in exemplen nedan för att vara säker på att du inte har räkenskaper för kassakvitto.

Kontantförsäljning

Säg att du gör en kontant försäljning på 250 USD på ditt lilla företag. Eftersom du redan har fått kontanterna vid försäljningsstället kan du registrera dem i dina böcker. Återigen måste du registrera en debitering i din kassajournal och en kreditering i din försäljningsjournal.

Kontantjournal

Försäljningsjournal

Anteckna en debitering på 250 USD i din kassajournal och en kredit på 250 USD i din försäljningsdagbok.

Kombination av kontanter och kredit

När kunder betalar med en blandning av betalningsmetoder måste du redogöra för det. När detta inträffar måste du debitera och kreditera olika konton.

Anteckna eventuella kontantbetalningar som en debitering i din kassajournal som vanligt. Debitera sedan kundens kundreskontra för alla köp som gjorts på kredit. Anteckna den totala kreditposten i din försäljningsjournal.

Säg att en kund köper varor för 1 000 USD från ditt företag. De betalar $100 kontant och använder butikskredit för de återstående $900. Din journalanteckning skulle se ut så här:

Procedur för kassakvitton

För att hålla dina böcker korrekta måste du ha ett kassakvittoförfarande på plats. Din kassakvitton hjälper dig att organisera dina totala kassakvitton, undvika bokföringsfel och säkerställa att du registrerar transaktioner korrekt.

Din procedur för kassakvitton bör se ut ungefär så här:

1. Ordna och sortera företagskvitton
2. Spela in kontanter och checkinformation
3. Registrera andra inkommande kontanter (om tillämpligt)
4. Gör kontantinsättningar

I vissa fall kan du få en check eller kontant betalning från en kund senare. I dessa fall måste du göra en separat journalanteckning för att registrera denna information. Du måste också spåra hur dessa betalningar påverkar kundfakturor och butikskredit.

Om du planerar att sätta in kontanta betalningar, se till att ditt insättningsbelopp stämmer överens med din kassakvittojournal. Spara insättningskvitton tillsammans med dina andra företagskvitton vid eventuella avvikelser.

Tänk på att kassakvittoprocessen varierar från företag till företag. Du kan justera stegen ovan för att bättre passa ditt företags arbetsflöde.

Behöver du ett snabbt och prisvärt sätt att spåra ditt företags transaktioner? Patriots bokföringsprogram låter dig effektivisera hur du registrerar dina inkomster och utgifter. Starta din självstyrda demo idag!

Intresserad av att lära dig om andra redovisningsämnen? Gå in på vår Facebook-sida och ge oss en gilla.