Ditt företag är unikt. Det är unikt. Utan dig skulle det upphöra att existera. Men vänta, varför står ditt företags namn i ett e-postmeddelande som du inte skrev? Varför är kunder upprörda över något "du" sa som du inte sa? Tyvärr finns det bara tre ord för att beskriva dessa två scenarier:Företagsidentitetsstöld.

Med orden från Dwight Schrute (The Office ), "Identitetsstöld är inte ett skämt ... Miljontals familjer drabbas varje år!" När det gäller företagsidentitetsstöld drabbas också tusentals företag varje år.

Så vad är företagsidentitetsstöld? Hur kan du upptäcka hot? Finns det något du kan göra för att skydda ditt företag från identitetsstöld? Läs vidare för att ta reda på det.

Vad är företagsidentitetsstöld?

Företagsidentitetsstöld är när någon utger sig för att vara ett företag (utan deras auktoritet) så att de kan begå bedrägerier. I allmänhet använder tjuven företagets identitet för att få finansiell information om företaget eller dess anställda eller kunder. Någon kan använda ditt företags identitet för att få tillgång till ditt bankkonto, kredit, skatteåterbäring eller kunders eller anställdas information.

Föreställ dig detta:din anställde får ett e-postmeddelande från ditt företag som ber dem att ge dig sin uppdaterade direktinsättningsinformation. De skickar det till "dig" (d.v.s. imitatören i förklädnad) och har sedan ett uttag på $3 000 från sin bank. Inte bra, eller hur?

Höger. Företagsidentitetsstöld kan leda till allvarliga problem.

Här är bara några av de saker som kan hända när någon stjäl ditt företags identitet:

• Utvecklat rykte (företagsmärke och arbetsgivarens varumärke)
• Uttag från ditt företags bankkonto
• Oförklarliga debiteringar på ditt kreditkort för småföretag
• IRS revisionspåföljder
• Sänka kreditpoäng

Kort sagt, företagsidentitetsstöld kan snabbt bli en enda röra. Att säkra ditt företag mot identitetsstöld är något du bör ta på allvar.

Ett företag är ett minfält av information att replikera. En bedragare kan enkelt använda ditt företags:

• Namn
• Officiell logotyp
• Anställdas namn
• Uppdrag
• Publicerade foton

Seriösa bedragare som har gjort några större grävningar kan hitta annan företagsidentitetsinformation och använda den, inklusive:

• Federal Employer Identification Number (FEIN)
• Kreditkortsinformation
• Bankinformation

Exempel på bedrägerier med företagsidentitetsstöld

Det finns ett antal taktiker som identitetstjuvar använder för att tjäna på ditt småföretag. Dessa inkluderar användningen av nätfiske-e-postmeddelanden, falska fakturor och skatteregistrering.

Nätfiske-e-postmeddelanden: Vissa bedragare kan skicka e-post till dina anställda eller kunder medan de utger sig för att vara ditt företag. Dessa e-postmeddelanden kan ha ditt företags logotyp och namn. Nätfiskemeddelanden uppmuntrar mottagaren att vidta någon form av åtgärd, som att klicka på en länk, skicka personlig information eller ringa ett falskt telefonnummer.

Falska fakturor: En bedragare kan utge sig för att vara en av dina leverantörer genom att duplicera eller tillverka en faktura och be dig om betalning.

Skatteanmälan: IRS varnar företag för skatterelaterad identitetsstöld. En identitetstjuv kan stjäla ditt företags identitet och lämna in en falsk skattedeklaration för småföretag. De gör detta för att få skatteåterbäring. Men när en bedragare lämnar in en falsk deklaration i ditt företags namn kan du sluta med skattepåföljder och en revision.

Smarta bedrägerier med företagsidentitetsstöld, eller hur? Ah, om bara dessa bedragare använde sina krafter för gott...

Skydd mot stöld av företagsidentitet

Det är lättare att förhindra en brand än att släcka en. På samma sätt är det lättare att skydda ditt företag mot identitetsstöld än att hantera följderna.

Identitetsstöld kan hända vem som helst, inklusive (och ibland särskilt) de minsta företagen. Skydda ditt företag mot identitetsstöld genom att vidta några viktiga säkerhetsåtgärder.

Här är bara några sätt du kan försvara ditt företag mot identitetsstöld:

• Utbilda dina anställda att undvika att falla för nätfiske
• Använd multifaktorautentisering
• Piffa upp din inloggningsinformation
• Uppgradera ditt systems cybersäkerhet

Uppmuntra cybersäkerhetsutbildning i ditt lilla företag. Visa anställda saker att hålla utkik efter i nätfiske-e-postmeddelanden, som dålig grammatik, felstavade ord och brådskande åtgärder. Instruera anställda att hålla muspekaren över länkar istället för att klicka på dem. Och be dem att rapportera tvivelaktiga e-postmeddelanden eller annan kommunikation till dig eller din IT-avdelning.

Multifaktorautentisering kan hjälpa till att se till att dina onlinekonton är skyddade även om någon lär sig ditt användarnamn och lösenord. Multifaktorautentisering kräver att du använder minst två enheter eller konton för att logga in på ett konto. Du kan till exempel skapa ett konto så att du bara kan komma åt det efter att ha skrivit in en kod som skickas till dig via e-post eller sms.

På samma sätt som multifaktorautentisering kan förbättrad inloggningsinformation också skydda dig från att bli offer för identitetsstöld. Använd komplexa och unika lösenord för varje onlinekonto du har. För att hjälpa dig komma ihåg allt kan du välja ett lösenordshanterarsystem (t.ex. LastPass).

En annan strategi för skydd av företagsidentitetsstöld är att använda uppgraderade datorsystem, komplett med virus- och skadlig kod.

Så upptäcker du stöld av företagsidentitet

Du kan också vidta vissa åtgärder för att avgöra om du har blivit utsatt för identitetsstöld. Se till att:

• Stäm av ditt kontoutdrag med dina böcker
• Kontrollera regelbundet ditt företags kreditupplysning

Att hålla räkenskaperna uppdaterade är inte bara för organisatoriska ändamål. Det kan också hjälpa dig att identifiera identitetsstöld.

Genom att göra kontoutdragsavstämning i slutet av varje månad jämför du ditt kontoutdrag med dina bokföringsböcker. Om du har transaktioner på ditt kontoutdrag som inte stämmer överens med dina böcker kan det bero på att någon lyckats stjäla ditt företags identitet och göra ett uttag.

Ett annat sätt att se om du har fallit offer för identitetsstöld (och förhoppningsvis knäppa det i början) är att regelbundet kontrollera ditt företags kreditupplysning. Om du gör det kan du avgöra om någon har tagit nya krediter eller lån i ditt företags namn.

För sent – ​​min identitet har blivit stulen. Vad nu?

Att få din företagsidentitet stulen är frustrerande, men det är inte världens undergång. Och beroende på vad som stulits kanske du inte ens påverkas.

Låt oss säga att någon använder din logotyp i ett e-postmeddelande till en av dina anställda. Du har utbildat medarbetaren, så de vidarebefordrar e-postmeddelandet till din IT-avdelning utan att klicka på några skadliga länkar eller ge upp värdefull information. Ingen skada, inget fel om du inte faller för en nätfiskefälla, eller hur?

Men saker och ting är lite mer frustrerande, komplexa och svåra när någon faktiskt har stulit ditt företags skattebetalares identifikationsnummer.

Enligt IRS bör du vidta följande åtgärder om ditt företags personliga information har stulits:

• Kontakta IRS om någon använder ditt arbetsgivarnummer
• Gör en polisanmälan till din lokala polisavdelning
• Kontakta Equifax, Experian eller TransUnion för att skicka en 90-dagars bedrägerivarning på dina kreditupplysningar
• Be att de tre kreditupplysningsföretagen fryser din kredit
• Granska företagsinformation för misstänkt aktivitet (t.ex. Dun &Bradstreet-konto, bankkonton, onlinekonton)
• Stäng konton om möjligt
• Skicka in ett klagomål till Federal Trade Commission

Återigen, företagsidentitetsstöld kan hända vem som helst. Om det påverkar dig, få inte panik eller förtvivlan. Vidta istället åtgärder för att rätta till situationen och försvara dig mot framtida stöldförsök.

Håll koll på ditt företags transaktioner genom att hålla böcker uppdaterade. Patriots bokföringsprogram online gör det enkelt att hantera dina böcker. Vår kraftfulla men ändå lättanvända bokföring ger dig det bästa av två världar för att spara tid och pengar. Få din kostnadsfria provperiod nu!