Stark journalföringsförmåga? Du är i affärer. Dålig journalföring? Dags att trappa upp. Att föra affärsregister är en viktig del av att driva ett hälsosamt företag, fatta beslut och vara berättigad till företagsskatteavdrag och lån.

5 tips för att föra affärsregister

Oavsett om du lämnar in skatt eller ansöker om efterlåtelse av PPP-lån vet du hur mycket lättare det är ju mer organiserad du är.

Om du vill ta dina kunskaper om ekonomisk redovisning till nästa nivå, kolla in följande fem tips.

1. Vet vilka register du ska spara och hur länge du ska spara dem

Först till kvarn ... vilken typ av register behöver du spara och hur länge?

Det finns ett antal affärsregister du bör hålla fast vid. När du är osäker är det bättre att vara säker än ledsen och behålla journalerna än att slänga dem eller radera dem.

Var noga med att föra följande register:

• Företagsdeklarationer
• Finansiella rapporter
  • Inkomsträkningar
  • Balansräkningar
  • Kassaflödesanalyser
• Reskontra
• Kontokontoutdrag
• Kreditkortsutdrag
• Kontrollera register
• Kvitton
• Kontrakt
• Företagsavtal (t.ex. driftsavtal)
• Tillstånd och licenser
• Försäkringsdokument
• Löneposter
  • Anställd information (t.ex. personnummer)
  • Lönesedlar
  • Löneskatteformulär (t.ex. Form 941)
• Nya anställningsformulär

Okej, hur länge behöver du spara dessa register nu? Tja, det beror på typen av skiva. IRS har en tidsram för vissa poster medan Fair Labor Standards Act (FLSA) anger varaktigheten för andra. Och andra enheter (t.ex. försäkringsbolag) kan variera i längden på registreringen.

Kort sagt, du kan behöva hänga på skivor allt från två år till en obestämd tid. Här är en kort sammanfattning av grundläggande dokumentationskrav:

Återigen ... när du är osäker, är det bättre att vara säker än ledsen och hänga på poster längre än du behöver. Kontrollera med din revisor, staten eller IRS om du har frågor om tidsperioder för registrering.

2. Separera dina pengar

Att blanda pengar kan leda till förvirring och röriga register. För tydliga uppgifter, överväg att öppna ett företagsbankkonto som är skilt från ditt personliga konto.

Genom att separera dina medel kan du bättre spåra vilka utgifter och inkomster som är dina och vilka som är ditt företags. Detta är nödvändigt för ett antal saker, som att kräva skatteavdrag och ansöka om företagslån eller kredit.

Beroende på din företagsstruktur kan du behöva skapa ett separat företagsbankkonto. Företag som är strukturerade som ett aktiebolag eller aktiebolag, såväl som de som verkar under ett företagsnamn (DBA), måste skapa ett separat bankkonto för verksamheten.

Enskild firma och partnerskap utan DBA behöver inte juridiskt öppna ett separat konto. Men återigen, att separera konton gör det lättare att föra affärsregister.

Vissa företag separerar ytterligare medel genom att skapa ett lönekonto. Ett lönebankkonto rymmer bara lönerelaterade pengar. Det är separat från ett vanligt företagsbankkonto. Det kan göra det enklare att hantera löneskatter om du inte använder ett Full Service lönesystem.

3. Förstå grunderna för journalanteckning

När det gäller att föra affärsregister är en av de saker du behöver göra att dokumentera dina transaktioner genom journalanteckningar. Dessa journalanteckningar är grunden för dina småföretags bokföringsböcker.

Det finns ett antal journalanteckningar du behöver för att göra allt från enkla till komplexa. Från att skapa försäljningsjournalanteckningar till att registrera upplupen ränta, det finns mycket du behöver bekanta dig med.

För att komma igång, förstå grunderna för journalanteckningar:debiteringar och krediter. Debeter och krediter är lika men motsatta poster i dina böcker. När en transaktion äger rum ökar ett konto medan det andra minskar. Detta representeras av debeter och krediter.

Debeter och krediter påverkar konton olika. Tillgångs- och kostnadskonton ökas med debeteringar och minskas med krediter. Konton för skuld, eget kapital och intäkt ökas med krediter och minskas med debiteringar.

När du väl känner till grunderna för debiteringar och krediter är du på väg att skapa journalanteckningar för detaljerade poster.

4. Ta saker digitalt

Vad kan vara mer besvärligt än att spilla kaffe på viktiga affärsdokument eller av misstag kasta ut dem? Även om arkivskåp kan ge ett säkert hem för dina register, kanske det inte är den mest effektiva förvaringsmetoden i sig.

Överväg att göra digitala kopior av dina affärshandlingar. På så sätt har du mer än ett exemplar.

Du kan skanna pappersjournaler till din dator, ladda ner filer som redan är digitala eller till och med ta bilder och ladda upp dem till din dator.

Och för ett ännu mer tillförlitligt arkivsystem...

5. Använd ett bokföringsprogram som du kan lita på

Ibland, när du skjuter upp, slutar du med att göra mer arbete för dig själv senare. Detsamma gäller för att föra affärsregister.

Kanske skjuter du upp spårning av inkommande och utgående pengar eftersom du tror att du kan gå tillbaka och lägga till dem senare. Men detta kommer sannolikt att få dig att klättra på vägen och slösa mer tid på att få ordning på dina register.

Varför skjuta upp det och sluta med större huvudvärk?

Förenkla saker genom att effektivisera journalföringsprocessen. Investera i en stark bokföringsprogramvara för att enkelt ange utgifter och intäkter och hantera dina böcker.

Plus, om du väljer onlineprogramvara, kommer dina affärsuppgifter att ligga i molnet snarare än en hög på ditt skrivbord. Och om ditt bokföringsprogram låter dig göra saker som att acceptera kreditkortsbetalningar, skapa fakturor och importera banktransaktioner, kommer dina register att finnas på en plats med minimal ansträngning.

Letar du efter programvara som du kan lita på? Patriots Premium bokföringsprogram har de funktioner du behöver för att spåra fakturor, importera banktransaktioner, registrera pengar och mer. Få din kostnadsfria provperiod idag!