Om du erbjuder kredit till kunder på ditt lilla företag har du kundreskontra (AR). Ibland betalar kunderna i tid, andra gånger inte. Åldrande av kundfordringar spelar in när en kund har en förfallen faktura. Fortsätt läsa för att lära dig allt om åldrande av AR och hur det kan hjälpa ditt företag.

Åldrande av kundfordringar

Innan du går ner i kaninhålet med åldrande av kundfordringar måste du veta vad kundfordringar är. Kundfordringar är alla pengar som du är skyldig ditt företag från en försäljning på kredit. Posterna i din AR kallas fordringar. Fordringarna i dina böcker representerar utestående fakturor. Du har kundfordringar om du krediterar kunderna (t.ex. om du fakturerar en kund och de betalar dig vid ett senare tillfälle).

"Åldrande" av kundfordringar hänvisar till antalet dagar en faktura är förfallen. Företag kan använda åldrande av kundfordringar för att spåra och samla in förfallna räkningar.

Förbered en åldringsrapport för kundfordringar för att se åldern på utestående fakturor. Vanligtvis är rapporten uppdelad i några intervall:

• Aktuell (förfaller omedelbart)
• 1–30 dagar
• 31–60 dagar
• 61–90 dagar
• 91+ dagar

Intervaller, även kallade ett åldrandeschema, varierar beroende på dina preferenser eller vilken redovisningsplattform du använder. Oavsett vilket visar de förfallna intervallen hur mycket som är försenat, hur länge det har varit ett utestående saldo och vilka konton som behöver omedelbar vård (t.ex. kontakta kunden för betalning).

Hur man förbereder en åldringsrapport för kundfordringar

För att förbereda en åldranderapport för kundfordringar måste du ha kundens namn, utestående saldobelopp och åldringsscheman.

En AR-åldringsrapport kan delas upp i följande kategorier:

• Kundens namn
• Totalt saldo för varje kund
• Aktuellt belopp
• Dagar förfallna (t.ex. 1–30 dagar)
• Total för varje kolumn

Så, hur ska ditt åldrande av AR se ut? Bra fråga. Kolla in detta exempel på rapporten om åldrande av kundfordringar för att se den allmänna layouten:

Om du manuellt uppdaterar dina böcker, håll koll på dina åldrande kundfordringar regelbundet (t.ex. minst en gång i månaden). På så sätt håller du dig uppdaterad om hur mycket varje kund är skyldig dig och hur försenade deras betalningar är.

För att förenkla åldrandet av kundreskontrarapporteringsprocessen, överväg att investera i bokföringsprogram. Programvara kan organisera dina kundfordringar och hjälpa dig att hålla koll på dina förfallna kundfakturor.

Hur man använder en AR-åldringsrapport

När du tittar på din åldranderapport, titta för att se vem som är skyldig ditt företag mest pengar. Är beloppen aktuella? Eller har dessa räkningar varit utestående i 90 dagar eller mer? Fokusera på att samla in de högsta betalningarna. Titta för att se hur länge räkningar har varit försenade innan du vidtar några åtgärder.

Kom med en plan för hur du ska nå ut till kunder om deras förfallna belopp. Du kan till exempel skicka en fakturapåminnelse till deras e-post eller ringa kunden. Om du har problem med att få kunder att svara kan du behöva anlita en inkassobyrå eller skriva av beloppet som osäkra fordringar i dina böcker (vilket vi kommer att ta upp senare).

Vad används åldringsscheman för

Ett åldrande av kundreskontraschema kan ge dig insikt i kreditpolitiska frågor och ekonomi. Du kan använda ditt åldrandeschema för att:

• Justera kreditpolicyer
• Identifiera och undvik kassaflödesproblem
• Beräkna avdrag för tveksamma konton

Justera kreditpolicyer

Använd ditt åldrandeschema för att identifiera kunder som är sena med att betala sina fakturor. Du kanske märker ett mönster av missade betalningar med en eller flera kunder. Om du ser att det finns flera kunder med förfallna belopp kan det vara ett tecken på att göra några justeringar av din kreditpolicy.

Identifiera och undvik kassaflödesproblem

Åldringsschemat kan också visa dig de senaste ändringarna av dina kundfordringar och hjälpa dig att upptäcka problem förr snarare än senare. Att hitta och åtgärda problem tidigt kan hjälpa dig att skydda ditt företag från kassaflödesproblem på vägen.

Beräkna avdrag för osäkra konton

Ett osäkert konto är ett konto som du förväntar dig aldrig kommer att betalas av. Du kan använda åldrande för att uppskatta vad din ersättning för osäkra konton kommer att bli.

För att göra detta måste du veta sannolikheten för att ett konto inte kommer att betalas av. Använd ditt åldrandeschema för att bestämma andelen kunder som inte kommer att betala. Säg till exempel att du vet att konton inom intervallet 31–60 dagar har 13 % av att inte samlas in. Använd dessa 13 % (tillsammans med dina förutsägelser för de andra intervallen) för att beräkna det uppskattade totala beloppet som du inte kommer att kunna samla in från kunder. Belopp som du inte kan driva in blir osäkra fordringar.

Hur får du kunder att betala

Att analysera kundfordringarnas ålder kan hjälpa dig att öka kundbetalningarna och minska osäkra konton. Genom att titta på hur försenad en räkning är kan du bestämma vilka kunder du ska söka efter. För att få kunder att betala förfallna fakturor kan du:

• Skicka betalningspåminnelser
• Kontakta sena betalare (t.ex. telefonsamtal, e-post, brev)
• Erbjud en betalningsplan
• Anlita en inkassobyrå (sista försök)

Om du märker att dina kunder ofta har förfallna räkningar kan du överväga att revidera dina regler för förlängning av kredit. Överväg att justera hur lång tid det tar att betala fakturor eller begränsa mängden kredit du ger kunderna.

Du kanske också vill justera din kreditpolicy genom att lägga till regler om ränta. Att anta en räntepolicy kan hindra kunder från att vara för slappa med att betala sina fakturor.

Vikten av AR-åldringsrapporten

Som du kan säga är en AR-åldringsrapport proppfull av användbar information. En åldringsrapport för kundfordringar ger dig en ögonblicksbild av hur mycket pengar dina kunder är skyldiga. För att inte tala om, det kan hjälpa dig:

• Håll koll på samlingar
• Analysera hur ekonomiskt pålitliga dina kunder är
• Uppskatta osäkra fordringar
• Utvärdera hur riskabelt att förlänga krediter för ditt företag
• Utvärdera din betalnings-/kreditprocess och gör nödvändiga justeringar
• Prognostisera kassaflöde

Behöver du ett enkelt sätt att hålla reda på förfallna kundfakturor? Patriots onlinebokföring låter dig effektivisera dina böcker och har en behändig rapport om åldrande av kundfordringar med en uppdelning datum för datum. Prova det gratis idag!

Den här artikeln uppdaterades från det ursprungliga publiceringsdatumet den 14 augusti 2015.