Att hitta nytt arbete för ditt företag är spännande. Men skicka en uppskattning? Det kan vara en orsak till ett ögonblick av panik. Vad du ska säga när du skickar en uppskattning är viktigt eftersom du säljer ditt arbete och dina kunskaper till en potentiell kund. Läs mer om vad du ska säga när du skickar en uppskattning och hur du avgör vilka detaljer som ska inkluderas.

Vad ska man säga när man skickar en uppskattning

De grundläggande delarna av en affärsuppskattning är beskrivningen av arbetet, tidslinje, total beräknad kostnad, betalningsvillkor och företagsinformation. Låt oss ta en närmare titt på varje artikel och vad som ska inkluderas.

1. Inkludera omfattningen av det arbete som ska utföras

Uppskattningar måste vara unika för din kund och deras behov. När du bestämmer vad du ska säga när du skickar en uppskattning, överväg en mall. Varför? En mall kan hjälpa dig att ha konsekvens över alla uppskattningar. Din uppskattning bör innehålla en rad för rad beskrivning av det arbete du förväntar dig att utföra om din kund accepterar din uppskattning. Var tydlig och inkludera allt arbete som kunden har bett dig att göra för det avslutade projektet.

Lägg till allt material du behöver köpa och antalet varor du förväntar dig att använda.

2. Lista din projicerade tidslinje

Din klient kan ha en tidslinje för sitt arbete, men din tidslinje kan vara annorlunda. Inkludera den beräknade tid det kommer att ta att slutföra arbetet du skapar uppskattningen för. Var realistisk och hitta en bollplank som fungerar för dig, ditt företag och med alla andra projekt du har samtidigt.

3. Ange tydligt ditt pris

Ditt pris är ett av dina största försäljningsargument för ditt företag. Ange de beräknade kostnaderna för allt arbete och material i projektbeskrivningen. Inkludera din totala beräknade jobbkostnad högst upp eller längst ned i uppskattningen. Inkludera eventuella rabatter eller paketerbjudanden för att informera kunden om eventuella besparingar de kan få.

4. Beskriv dina betalningsvillkor

När du har sammanställt den nödvändiga informationen, bestäm dina betalningsvillkor för din kund. Förväntar du dig betalning efter att du har slutfört jobbet? Ska kunden betala i förskott? Eller kan kunden använda ett betalningsschema? Dessa faktorer är viktiga att ta hänsyn till. Varför? Eftersom en kund kan välja de bästa betalningsvillkoren för att passa deras individuella behov.

Du kan också överväga att ge en tidig betalningsrabatt om kunden betalar i sin helhet vid ett visst datum (t.ex. betala hela beloppet i början av jobbet).

Inkludera även eventuella förseningsavgifter eller straffavgifter på uppskattningen.

5. Inkludera din företagsinformation

Har du alla projektdetaljer på din uppskattning? Perfekt! Nu måste du inkludera din företagsinformation. Överväg att lägga till din logotyp någonstans framträdande på sidan (t.ex. det övre vänstra hörnet) så att din kund enkelt kan se vems uppskattning som finns framför dem.

Ange ett kontaktnamn, adress, e-post och telefonnummer så att klienten inte behöver söka efter informationen. Du kan lägga denna information under din logotyp (om du inkluderar den) eller under projektinformationen.

6. Lägg till en ansvarsfriskrivning till uppskattningen

Även om det inte är nödvändigt, kan det hjälpa dig på lång sikt att lägga till en ansvarsfriskrivning till uppskattningen. Överväg att inkludera en ansvarsfriskrivning till din uppskattning som låter din kund veta att kostnaderna som anges är ungefärliga och kan komma att ändras.

Bestämma detaljerna för din uppskattning

Så nu vet du vad du behöver säga i dina uppskattningar. Men hur bestämmer du dessa faktorer så att de är realistiska och tjäna dig en vinst?

1. Skräddarsy dina uppskattningar efter din kund

Allmänna e-postmeddelanden är bra för att skicka information till alla dina kunder (t.ex. e-postmeddelanden med kupongkoder). Men när du skickar en uppskattning går det bara så långt att ha en generell mall. Dina kunder är unika, så ditt uppskattningsspråk bör anpassas till kunden. När du börjar med en uppskattning, tänk på alla faktorer som kan påverka din prissättning.

Innan du påbörjar din uppskattning bör du:

• Ställ frågor om det specifika arbetet
• Läs mer om din potentiella kund (t.ex. titta på deras webbplats)
• Tänk på prisavbrott för alla pakettjänster
• Fastställ eventuella erbjudanden för nya eller befintliga kunder

Låt oss säga att ditt företag hanterar allmänna entreprenader, men du erbjuder även VVS-, el- och murartjänster. Du har en kund som har använt dina tjänster oavbrutet i flera år, och de funderar på att köpa en ny butiksyta. De behöver hjälp med att renovera byggnaden, så de söker uppskattningar för arbetet. Vad du ska säga när du skickar en uppskattning beror på svaren på frågor du behöver ställa.

Några frågor att ställa innan du sätter dig ner för att skriva din uppskattning inkluderar:

• Vilken typ av arbete behöver slutföras (t.ex. elarbete eller VVS)?
• Kommer kunden att behöva flera tjänster och kan du erbjuda ett paketerbjudande?
• Har kunden specialartiklar (t.ex. belysningsdisplayer med specialiserat elarbete)?
• Kan du erbjuda kunden rabatt för att ha använt dina tjänster tidigare?

2. Var realistisk med din tid

När du pratar med en potentiell kund, be om ett slutdatum. Har de en hård deadline, eller är den mer flexibel?

Några andra faktorer att tänka på är:

• Hur många projekt du har i din kalender
• Mängden och komplexiteten i arbetet som ska utföras
• Oförutsedda omständigheter med projektet (t.ex. att covid-19 tillfälligt stoppar arbetet)
• Hur många anställda har du

Om du är den enda personen som arbetar i ditt företag kan tidslinjen avgöra om du behöver anlita ytterligare hjälp. Ytterligare hjälp ökar dina beräknade kostnader.

3. Bestäm ditt bästa pris

Alla älskar en bra affär. Men en rabatt är bara bra för ditt företag om du fortfarande ser en vinst. Din tid och din kompetens är värdefulla tillgångar för ditt företag, så sälj inte dig själv kort. Om du bestämmer dig för att erbjuda rabatt till nya eller befintliga kunder, tänk på att ditt pris fortfarande borde tjäna pengar.

Återigen, kom ihåg att tydligt ange eventuella erbjudanden eller rabatter du erbjuder till din kund på uppskattningen. Detta låter din kund veta att de får rabatt och att priset som anges inte är ditt standardpris.

Överväg att undersöka vilka priser dina konkurrenter erbjuder. Har du råd att gå lägre? Eller har du inloggningsuppgifter som ökar dina kostnader (t.ex. speciella licenser)? Om du har några certifieringar eller branschuppgifter för ditt företag, se till att informationen är lätt tillgänglig för nuvarande eller framtida kunder.

4. Skicka en professionell uppskattning

Det är enkelt att köpa uppskattningsformulär som du kan fylla i, riva av en block och skicka till en kund. Men är det det bästa sättet? För att skriva en vinnande uppskattning, se till att det är:

• Lätt att läsa
• Detaljerad
• Välorganiserat
• Rensa
• Felfri

Din uppskattning bör vara skanningsbar men ändå heltäckande. Punkter för varje rad med ett tydligt definierat pris gör det lätt för kunderna att läsa.

Du kan använda uppskattningsformulär när du skissar upp uppskattningen. Men överväg att leta efter ett sätt att skapa en lättläst uppskattning, till exempel en som skapats i bokföringsprogram online. En maskinskriven uppskattning säger att du är ett proffs som vill göra ett högkvalitativt arbete.

5. Var snabb med din uppskattning

Som ordspråket säger, den tidiga fågeln får masken. När det gäller uppskattningar kan det att vara snabb visa potentiella kunder att du är redo att börja arbeta. Om arbetet är tidskänsligt för kunden kan det vara av yttersta vikt att snabbt få en uppskattning.

Och var snabb att svara på alla frågor eller problem som kunden kan ha. Snabba svar visar kunderna att du menar allvar med att göra affärer och att du respekterar deras tid.

Konvertera din uppskattning till en faktura

Din uppskattning är vinnaren! Bra! Nu då? Efter att ha utfört arbetet är det dags att fakturera dina kunder. Det betyder att du måste omvandla din uppskattning till en faktura. Om du använder bokföringsprogram kan du förmodligen göra detta med ett par knapptryck.

Om du inte använder bokföringsprogram kan du skapa en faktura genom att byta ut språket på uppskattningen. Istället för "beräknad totalsumma" längst ned, ändra formuleringen till "förfallen saldo." Inkludera fakturadatum och nummer samt förfallodatum för saldot.

Även om uppskattningen kräver en detaljerad uppdelning av det arbete du kommer att utföra, kan du ta bort det mesta av den djupgående informationen från fakturan. Om du till exempel utför elarbete kan uppskattningen säga hur mycket material du förväntar dig att använda och ange var du kommer att använda det. Du kan bara lista materialet, det använda beloppet och kostnaden på fakturan.

Har du lagt till en ansvarsfriskrivning till din uppskattning? Inkludera inte det på din faktura. Fakturan visar ditt fastställda pris för arbetet, så du behöver inte ansvarsfriskrivningen.

Vad ska du överföra från uppskattningen till fakturan? Överförbara föremål inkluderar:

• Ditt företag och kontaktinformation
• Arbets- och materialkostnader
• Rabatter (om tillämpligt)
• Betalningsvillkor

Liksom uppskattningar, leverera dina fakturor snabbt för att säkerställa snabb betalning.

Letar du efter en enkel lösning på uppskattningar och fakturor? Patriots premium online bokföringsprogram låter dig skapa, konvertera och spåra uppskattningar från start till färdig faktura. På så sätt kan du snabbt skicka uppskattningar med ett klick på en knapp och komma till affärer. Prova det gratis i 30 dagar idag!