Använder du Excel för redovisning? ETT STORT NEJ !!!

Microsoft Excel och andra kalkylbladsprogram kan ge dig ett enkelt gränssnitt för att börja med din bokföring i de tidiga faserna, men när och när du går vidare och utvecklas är de funktioner som krävs och behövs av högre komplexitet och kan därför inte uppnås av med valfri kalkylprogram.

Vi gjorde vår research baserat på våra befintliga kunders feedback som använde Excel innan vi kom ombord hos oss på ZapERP och vi fick reda på dessa 5 stora problem som hindrar din verksamhets tillväxt om du använder Excel.

1. Kalkylblad kan inte exakt förutsäga kassaflöde

Mer än 80 % av företagen som inte överlever anger dålig kassaflödeshantering som en primär orsak (källa). Det är inte så att dessa företag inte tjänar pengar, det är att det blir allt svårare att prognostisera och budgetera i takt med att företaget växer.

2. Excel är faktiskt inte så lätt (eller intuitivt)

Det spelar ingen roll om du är numeriskt analfabet eller inte, Excel kräver programmeringsexpertis, särskilt om du behöver det för finansiell rapportering. Formler, filter, dataanslutningar, etc. gör det till en mardröm att skapa ett kalkylblad för att täcka dina grundläggande redovisningsbehov! Du kanske också upptäcker att du ständigt justerar din mall för att få det resultat du behöver – att få det rätt är rent ut sagt tidskrävande och frustrerande. Eller så kan du använda bokföringsprogram som har alla rapporter och verktyg för finansiell organisation du behöver inbyggda.

3. Om du använder Excel väcker frågan:vem äger huvudkalkylbladet?

Hur vet du vilken version av dokumentet som är uppdaterad? Vad händer om mer än en person i ditt företag behöver använda det samtidigt? Medan Excel kräver att du skickar e-post till den senaste versionen fram och tillbaka, låter ZapERP dig enkelt logga in online mellan enheter. Den låter dig också veta att siffrorna du tittar på är aktuella.

4. Säkerhetsproblem Alla data är inte lämpliga för alla i ditt företag att se.

Till exempel bör HR-information som kompensationssatser, personnummer och hemadresser inte vara tillgängliga för vilken anställd som helst. Felaktig säkerhet utsätter inte bara dina anställda för risker, utan det utsätter också ditt företag för en rättegång eller påföljd. Så vad är Excels svar på kalkylbladssäkerhet? Få tillgång till lösenordsskydd. Med andra ord kan människor antingen se hela kalkylarket eller så är de helt blockerade. Naturligtvis är detta inte idealiskt i situationer där användare kräver olika grader av åtkomst som hamnar mellan att vara insatt i allt och ingenting.

5. Excel-kalkylblad är felbenägna

Manuell datainmatning, mänskliga fel och formelfel kan allvarligt störa din ekonomiska spårning och planering. Molnbaserade bokföringsverktyg som ZapERP, Xero eller Intuit QuickBooks begränsar datainmatning och registreringsmisstag eftersom de gör det mesta av det svåra åt dig – automatiskt. Du får också en översikt över alla dina ekonomiska data, från utgiftsrapporter till tidrapporter, budgetar till kassaflödesrapporter – så mycket enklare än att hantera en mapp full av Excel-kalkylblad.

Med onlineprogramvara är allt automatiskt – dataflöden, säkerhetskopiering till molnet, synkronisering med andra företagsappar. Excel kommer inte ens i närheten. Du drar också nytta av nya funktioner och uppdateringar från mjukvaruleverantören (gratis) och utan avbrott i affärsprocesser. Allt sker i molnet, inga nya licenser eller uppgraderingsavgifter krävs. Behöver du komma åt dina bokföringsuppgifter när du är på språng? Lägg undan din bärbara dator, molnbaserade bokföringstjänster är också tillgängliga från din telefon eller surfplatta. Du kan också ge din revisor eller bokförare åtkomstprivilegier – ett utmärkt sätt att se till att alla använder samma data medan att dela ett Excel-kalkylblad snabbt öppnar dörrarna till versionskontrollhelvetet. Orolig för priset? Var inte det. Startpaket börjar på mindre än $1 per månad medan mer robusta avtal kostar runt $20 per månad och de flesta leverantörer erbjuder en gratis 14-dagars provperiod. Är du redo att gå över från Excel? Klicka bara här för att fortsätta registreringen.

Relaterat: 4 huvudsakliga skillnader mellan affärssystem och bokföringsprogram