Varje verksamhet har två primära parter, en köpare och en säljare, oavsett bransch. Ett företag håller reda på sitt lager och sin försäljning genom att använda en inköpsorder och faktura. Eftersom dessa dokument liknar varandra i många aspekter uppstår ofta förvirring.
Det är en juridisk handling mellan en köpare och säljaren som initierats av köparen. Medan en faktura är ett försäljningsdokument som kräver betalning för de sålda varorna.
Inköpsordern är från köparen till säljaren som begär material till ett pris som bestäms av säljaren. Den innehåller följande punkter:
En inköpsorder skapas innan försäljningsfakturan skickas eftersom den definierar kraven för försäljning. Att ha ett korrekt inköpsordersystem hjälper ledningen att hålla reda på beställda, skickade och mottagna men inte fakturerade lager. Med modern teknik på plats har inköpsorder nu blivit datoriserade och möjliggör bättre betalningar och lagerspårning.
Bearbetningen av beställningen sker i tre steg:
Köparen förhand[ar] beställningen elektroniskt genom sin inköpsavdelning. Den innehåller vanligtvis alla detaljer om beställningen. Alla köpare behöver fylla i fälten för varje datauppgift i datorn och skicka den till säljaren.
När köparen har skickat in köpordern behandlar säljaren beställningen. Beställningarnas status på säljarens sida förblir pågående fram till leverans av produkten. När försändelsen fysiskt når köparens lager jämförs inköpsordern med lagret och det faktiska lagret anländer. Då markeras inköpsordern som processer och väntar på betalning.
Leverantörer använder dessa beställningar för orderuppfyllelse och betalningsprocessen. Vid mottagandet av betalningen och frakten använder säljaren beställningen helt och hållet sitt lager. Ofta, tillsammans med elektronisk inmatning, tar säljaren också en papperskopia för en manuell kontroll av försändelsen. Om beställningen är obetald ställs betalningspåminnelsedatum och deadline tillsammans med returdatum in.
Köparen använder en inköpsorder när de vill köpa varor eller inventarier på kredit. PO fungerar också som riskskydd vid eventuella tvister. Det har också en betydande del i lager- och betalningsspårning. Det hjälper leverantörerna att jämföra det levererade och beställda lagret för exakt status. Leverantörerna kan spåra betalningar som de har fått för specifika beställningar. Köpare har också papperskopior av inköpsordern för att övervaka att varorna tas emot i tid.