Tvister är ofta ett hinder som ett företag möter då och då. Det finns många typer av tvister som kvalitetstvister, fakturatvister, leveranstvister, administrationstvister och många fler. I alla dessa förekommer fakturatvisten oftare. Små företag är mest beroende av kassaflödet som genereras från deras fakturor, så en omtvistad faktura kan leda till en blockering i affärsverksamheten.
En fakturatvist är när en kund vägrar att betala det angivna beloppet på fakturan med hänvisning till avvikelser. Avvikelsen kan vara en av följande orsaker:
Denna tvist uppstår när det finns en produktfel. Kundens förväntningar och företagets leverans av produkten skulle inte ha matchat. Så, klienten kommer att vägra att betala det angivna beloppet med hänvisning till detta skäl. Ibland, även om kunden först skulle ha beställt den produkten, kan de ha en tendens att ändra sig, så att hålla ett noggrant register över samtalen mellan klient och leverantör kan hjälpa till att lösa denna tvist.
Om företaget tillhandahåller tjänster är det vanligt att fakturera kunden för sin tid. Så tjänsteleverantören måste informera kunden i förväg om att de kommer att debiteras för tiden. Fakturatvister kan uppstå när kunden vägrar att betala för den tid som verksamheten har lagt ned för dem. En inspelad tidrapport kommer att lösa denna typ av situation.
Oftast är den här typen av fakturatvist är vanligast eftersom klienten och säljaren kommer att pruta över frågan om priset som tas ut för tjänsten eller produkten. Detta problem löses vanligtvis när klienten och säljaren når en vänskaplig lösning genom att prata ansikte mot ansikte. Om inte, finns förfarandet för fakturatvist alternativ.
Enligt lagen om fakturatvist i de flesta länder måste säljaren meddelas om avvikelsen innan 21 dagar efter mottagandet av fakturan. Kunden ska skicka ett e-postmeddelande med fakturan bifogad till säljaren med skälen för att avvisa betalningen för fakturan. Om kunden har pratat med en person ska datumet för kommunikationen, personens position och detaljerna i samtalet inkluderas.
Nästa steg är fakturakorrigeringen där kunden ska bifoga fakturan med ett fakturareturbrev med angivande av anledningen till returen och den rättelse som förväntas från säljarens sida. Kunden måste behålla en kopia av detta brev och faktura. Det finns många faktureringsfel som företaget bör undvika innan de skickas till sina kunder.
När fakturan väl har mottagits kan säljaren initiera åtgärden mot fakturatvisten .
Varje företag bör föra register över alla e-postmeddelanden och andra korrespondenser tillsammans med räkningsinformation om tid, kostnader och andra faktorer. Denna post kommer att vara till hjälp om kunden ställer en fakturatvist. Dokumenten kommer att fungera som bevis när säljaren motbevisar kundens påstående.
Otydlighet i betalningsvillkor leder ofta till fakturatvister. Ett av de effektiva sätten att hantera denna situation är att tydligt specificera försäljningsvillkoren på varje faktura. Att skicka påminnelser till kunder när förfallodatumet för räkningen närmar sig kan säkerställa snabb betalning.
Offerter eller uppskattningar är inte fakturor. Fakturor är där kunderna faktureras, och offerter ger en grov uppskattning av hur mycket produkten eller tjänsten kommer att kosta. Att skicka en offert eller uppskattning hjälper säljaren att känna till kundens exakta förväntningar, och genom att få deras godkännande av offerten kan säljaren minska risken för omtvistade fakturor.
När man tar emot en omtvistad faktura, betyder det inte nödvändigtvis att kunden har rätt och att leverantören har fel eller vice versa. När man diskuterar frågan måste säljaren förbli lugn och hålla sina känslor i schack eftersom det undviker eskalering av ärendet. Genom att undersöka alla fakta noggrant blir det mycket lättare att nå en uppgörelse i godo. I händelse av ett fel bör leverantören acceptera och vidta korrigerande åtgärder eftersom det hjälper till att bygga förtroende.
Att investera i bra faktureringsprogram är bra för verksamheten. Det finns mycket faktureringsprogram tillgängligt på marknaden som ZapERP som automatiskt beräknar och skickar fakturor till kunder. Programvaran kan spara tid och pengar när det kommer till faktureringstvister. ZapERP har funktioner där du kan designa dina egna faktureringsmallar eller använda de anpassade mallarna som finns tillgängliga.
Att hantera fakturor och räkningar blir enklare med ZapERP. Njut av den kraftfulla integrationen av ZapERP med Xero och upplev enklare e-handelsfakturor och fakturahantering. All Xero-fakturering och fakturering kan hanteras bra med denna programvara. Registrera dig gratis!
Grundraden:
Att ta itu med frågan om omtvistade fakturor är en av de största utmaningarna för småföretag. Att lösa dem snabbt kan hjälpa till att återfå kassaflödet och vinna kundens förtroende. Genom att tydligt nämna villkoren och med regelbunden uppföljning kan företag förvänta sig betalningar i tid från kunderna och även minska risken för fakturatvister.
Våra vänner från Hubstaff har också en intressant artikel om "The 11 Ways your Business can Benefit from Geofencing". Ganska användbart om du vill knyta ihop din personal med fakturering.
Bildkrediter:
Moneycrashers
WikiHow
Affärsrådgivning