Innan vi hittar de olika typerna av inköpsorder, låt oss först förstå vad som är en inköpsorder.

Vad är en inköpsorder?

En inköpsorder är ett bindande kontrakt som beskriver de exakta detaljerna i ett avtal mellan ett företag och dess leverantörer. Dokumenten är viktiga för alla företag som vill köpa varor från sina leverantörer eller skapa anpassade beställningar med sina respektive tillverkare; den specificerar detaljer om vilka varor som köps, hur många varor som måste levereras innan betalning kan ske och när de ska komma i besittning av nämnda verksamhet

Inköpsorder kan vara ett krångel, men de hjälper till att förhindra ofullständig eller felaktig orderuppfyllelse och skyddar både säljaren och köparen. Dessutom använder kommersiella långivare inköpsorder som referens för att ge ekonomiskt stöd till ett företag.

Säljare måste "acceptera" beställningar genom att tala om för köparen att de kan uppfylla dem i tid eller så kan de också avvisa en beställning om de inte accepterar en offertförfrågan.

En inköpsorder innehåller vanligtvis följande information:

• Varor som ska köpas
• Mängd
• Det överenskomna priset på varor
• Leveransschema (datum och plats)
• Köparens namn och faktureringsadress
• Säljarens namn och betalningskvittoadress
• Avtalsvillkor
• Referensnummer för inköpsorder
• Utgivningsdatum

Fördelar med en inköpsorder

En inköpsorder ger ett företag flera fördelar; några av de avgörande inkluderar:

• Tar bort dubblering av beställningar
• Hjälper att spåra inkommande beställningar
• Fungerar som ett juridiskt dokument mellan köparen och leverantörerna

Skillnaden mellan PO och faktura

Köpare skapar en inköpsorder (PO) och skickar den till leverantörer. Detta uppmanar i sin tur säljaren att acceptera köpordern och returnera en faktura med betalningsinformation för tillhandahållna varor eller tjänster.

De två dokumenten innehåller vanligtvis liknande detaljer – de har matchande nummer som PO-nummer tillsammans med deras respektive fakturanummer för att bekräfta att båda är identiska kopior av varandra.

Låt oss ta reda på vilka olika typer av inköpsorder finns.

Typer av inköpsorder

1. Standardinköpsorder

Standardinköpsorder är den mest använda typen av inköpsorder och den enklaste att förstå. Användningen av en vanlig PO faller ofta under behovet av sporadiska inköp, engångsorder med specifika krav. Trots denna flexibilitet är Standard POs alltid mer detaljerade än andra typer, vilket gör dem idealiska när företag vill ha säkerhet över absolut allt som kommer att köpas från en leverantör. En standardinköpsorder innehåller oftast följande detaljer:

• Villkor och villkor för beställningen
• Listan över vilka varor som kommer att köpas
• Mängden för varje artikel
• Priset för varje vara
• Leveransdatum för varje artikel
• Leveransplatsen för varje vara

2. Planerad inköpsorder

Planerad inköpsorder (PPO) skiljer sig från en standardinköpsorder genom att leveransinformation utelämnas. Därför ingår inte leveransdatum och plats för varje artikel när du skapar ett av dessa dokument, utan alla andra detaljer som vilka varor som kommer att köpas, antalet enheter av en produkt som ska köpas och även priset för vilket den kommer att köpas. köpas kan förbindas till köparen.

Det finns tillfällen då PPO:er har obekräftade preliminära scheman, men det är viktigt att alltid kontrollera med en release innan du bekräftar beställningen. Planerad inköpsorder inkluderar:

• Villkor och villkor för beställningen
• Listan över vilka varor som kommer att köpas
• Mängden för varje artikel
• Priset för varje vara
• Det obekräftade, preliminära leveransdatumet för varje artikel
• Den obekräftade, preliminära leveransplatsen för varje vara

3. Allmän inköpsorder

Blanket inköpsorder, eller "stående order", är en typ av inköpsarrangemang som kan vara till hjälp för företag med regelbundet återkommande behov. Till skillnad från en PPO, som exkluderar leveransinformation och kvantitetsinformation, utelämnar den täckta inköpsordern (BPO) också artikelpriset. Listan över vilka varor som kommer att köpas finns fortfarande med i en BPO – bara utan några detaljer om kvantiteter eller priser. Denna typ av arrangemang kan äntligen gå vidare med en medföljande release som innehåller specifik detaljerad information om leveransplatser och tider för varje produkttyp innan något officiellt köps.

I fallet med oförutsägbara inköpsförhållanden skapas en BPO för att säkerställa att varor köps i en idealisk takt. De huvudsakliga innehållen i en generell inköpsorder är:

• Villkor och villkor för beställningen
• Listan över vilka varor som kommer att köpas
• Rabatter på köpta varukvantiteter
• Bekräftad prisinformation för varje artikel

4. Kontraktsinköpsorder

Funktionen för en kontraktsinköpsorder (CPO) är exklusiv som en uppsättning juridiskt bindande referensvillkor till efterföljande PO:s som hänvisar till att CPO kommer att vara bunden av. Dessutom, till skillnad från med planerade och allmänna inköp där du kan lista vilka artiklar som behövs i förväg, måste dessa uppgifter förbli utelämnade från alla arrangemang som görs under en CPO.

Här är saker som bekräftas av båda parter juridiska villkor kring framtida POs som tas upp på detta avtal. Vissa avtal har satta tidsgränser för deras giltighet medan andra kommer att gälla på obestämd tid tills annat meddelas mellan köpare och leverantör. CPO inkluderar:

Förhandlade och bekräftade villkor, hjälper efterföljande inköpsorder generering

Slutsats

Dessa var de fyra huvudtyperna av inköpsorder som används av företag varje dag.

Det är viktigt att lära sig hur och när varje typ av inköpsorder används i verksamheten. Att använda denna kunskap hjälper ett företag att utveckla goda relationer med leverantörer, vilket oundvikligen påverkar deras framtida framgång.

ZapInventory är den perfekta plattformen för att hjälpa dig att driva ditt företag var som helst. Med funktioner som inköpsorder, orderhantering, lagerhantering och en mängd andra verktyg gör ZapERP det möjligt för entreprenörer globalt att hantera sina beställningar effektivt när de är på språng. Kolla in det idag!