I "Resurser som hjälper dig att skapa en effektiv medarbetarhandbok" identifierade vi nyckelresurser som hjälper dig att skapa en medarbetarhandbok. Nu tar vi upp varför du behöver en och hur du skapar den.

Oavsett om ditt lilla företag har två anställda eller 20, kommer du säkert att ha skapat arbetsplatspolicyer, rutiner eller förväntningar, antingen formellt eller informellt. Det är viktigt att dina anställda känner till och förstår dessa policyer – eftersom du kommer att driva en mer effektiv organisation om de gör det och för att du inte vill riskera att ditt företag bryter mot federala eller statliga lagar.

Varför behöver du en handbok för anställda?

En medarbetarhandbok är en sammanställning av alla ditt företags policyer och protokoll, samt anställdas juridiska rättigheter och skyldigheter. Att ha en personalhandbok gör det enkelt för dig att kommunicera regler och ansvar till anställda, så det är ingen tvekan om vad som förväntas av dem – eller av dig som småföretagare.

Dessutom hjälper en omfattande personalhandbok att skydda ditt företag juridiskt om någon någonsin ifrågasätter om du tydligt har kommunicerat dina policyer.

Exempel:Om en anställd stämmer dig och hävdar att de trakasserats av en kollega, kan du peka på personalhandboken som bevis på att du tydligt har angett policyer mot trakasserier. (Kom ihåg att det också är viktigt att ha en arbetsförsäkring för att skydda ditt företag om en anställd eller kund stämmer.)

Vad ingår i en medarbetarhandbok?

Som alla företag är varje personalhandbok olika. Du kan inte bara kopiera ett annat företags handbok och distribuera den till dina anställda. En bra medarbetarhandbok definierar dina unika arbetsplatsregler och praxis, och bör skrivas med en röst som speglar din vision och den kultur du har byggt – eller vill bygga.

Som sagt innehåller de flesta medarbetarhandböcker liknande ämnen och typer av information. Nedan följer en titt på åtta vanliga avsnitt i medarbetarhandböcker.

1. Företagets värderingar och affärsidé

För att bli framgångsrik måste dina anställda vara i linje med ditt företags värderingar, uppdrag och mål. Det är därför du måste lägga upp dessa mål i början av din medarbetarhandbok. Allt du behöver göra är att ge ett uttalande som omfattar det som är viktigast för dig som företag. Till exempel nämner den framgångsrika skohandlaren Zappos 10 Zappos Family Core Values ​​som den förväntar sig att anställda ska sträva efter, inklusive "Omfamna och driva förändring" och "Var passionerad och beslutsam."

2. Allmän anställningsinformation

En viktig komponent i din personalhandbok är den allmänna informationen om att vara anställd på ditt företag. Detta kommer att inkludera ämnen som anställda bryr sig om, till exempel:

• Anställningspolicy
• Betalningsschema (och tillgängliga betalningsmetoder)
• Heltid kontra deltid
• Övertidsersättning
• Mat- och vilopauser
• Frånvaro
• Procedurer för prestationsgranskning
• Säkerhets- och säkerhetsrutiner
• Procedurer för uppsägning och uppsägning

Tänk på att en del av det här materialet, såsom regler för övertidsersättning och täckning av arbetarkompensation, åtminstone till viss del dikteras av federala och statliga eller till och med lokala lagar.

3. Lagar mot diskriminering och trakasserier

Det är viktigt att lista alla aktuella federala, statliga och lokala lagar som är relevanta för din arbetsstyrka. Dessa kan inkludera lika anställningsmöjligheter, antitrakasserier och antidiskrimineringslagar.

4. Uppförandenormer

Utöver lagens krav har du förmodligen dina egna förväntningar på hur de anställda kommer att uppträda på jobbet och du behöver därför policyer som är anpassade till specifikt beteende på jobbet. Sådana policyer kan inkludera:

• Klädkod
• Användningspolicy för droger och alkohol
• Etiska policyer
• Personlig teknikanvändning
• Policy för sociala medier
• Data och kundintegritet
• Regler för att ta emot gåvor från kunder
• Policy för konfliktlösning

5. Personalförmåner

Som inte borde vara en överraskning för dig, är avsnittet om personalförmåner en av de mest refererade avsnitten i din medarbetarhandbok.

Din handbok kommer sannolikt inte att beskriva alla detaljer i, säg, din sjukförsäkringsplan, eftersom de kan vara ganska detaljerade (och den informationen kan tillhandahållas separat). Men du vill förmodligen ge grunderna:När är en anställd berättigad att registrera sig i företagets hälsoplan och hur många alternativ erbjuder du:typer av planer, familjeskydd? När är den årliga öppna anmälningsperioden?

På samma sätt vill du kort redogöra för de andra fördelarna du erbjuder, till exempel:

• Semester eller betald ledighet (PTO)
• Alla pensionsplaner du erbjuder och vilka som är kvalificerade
• Försäkringsskydd du erbjuder, inklusive livförsäkring och kort och/eller långvarig funktionsnedsättning
• Utbildningsförmåner, inklusive ersättning för undervisning
• Alla "mjuka" förmåner du kan erbjuda, oavsett om det är flexibelt schema, yogaklasser på plats eller gratis luncher på fredag

Eftersom dina anställda ofta hänvisar till det här avsnittet - vem gillar inte att ta reda på om förmåner på jobbet? — använd det till din fördel och hjälp dem att till fullo förstå allt de får som en del av att arbeta för ditt företag.

6. Sekretess / Sekretessavtal / Intressekonflikt

Inte alla företag inkluderar detta avsnitt, men företag som arbetar i starkt konkurrensutsatta branscher med affärshemligheter och oro för att anställda hoppar fartyget för en konkurrent kanske vill låta anställda skriva på ett sekretessavtal eller åtminstone inkludera en intressekonfliktpolicy i den anställde handbok.

7. Disciplinära riktlinjer

Det är viktigt att dina anställda förstår riskerna med att inte följa de policyer, lagar och procedurer som du beskriver i medarbetarhandboken.

Överväg att ha ett avsnitt som förklarar att de kommer att hållas ansvariga för sina handlingar och beteende. Du vill att anställda ska se att de får rättvis behandling och att alla anställda är föremål för samma disciplinära process.

8. Ansvarsfriskrivning

Det är viktigt att dina anställda inte behandlar din personalhandbok som ett avtal mellan dig och dem – vilket skulle innebära att de kan stämma dig om policyerna och procedurerna i handboken inte upprätthålls. Var därför noga med att inkludera en ansvarsfriskrivning som säger att personalhandboken inte är ett kontrakt, för att skydda dig mot sådana problem.

Ta ihop det

När du börjar fundera på och planera din personalhandbok kanske du inser att du inte har formaliserat många av dina policyer eller att du fortfarande behöver överväga mer eftertänksamt vad några av dina policyer bör vara.

Oroa dig inte - det här är helt naturligt. Många små företag tänker inte konkret på sina policyer förrän de måste förklara dem skriftligen.

Här är fyra steg du kan ta för att påbörja processen med att skapa din personalhandbok.

1. Börja med din kultur och dina värderingar

Ett bra ställe att börja när du tänker på dina anställdas policy – ​​oavsett om det gäller dina närvaroregler, din klädkod eller din prestationsgranskning – är att tänka på ditt företags kultur och värderingar.

Som småföretagare, tänk på dina personliga värderingar och vad du vill betona. Fundera också på hur du kan skapa ett värdesystem och en kultur som kommer att motivera dina anställda att göra sitt bästa och stanna kvar i ditt företag på lång sikt.

Kulturen du vill skapa bör vägleda dina policyer och procedurer - så det är vettigt att åtminstone utarbeta ett grundläggande uppdrag innan du utformar ditt företags anställdas policy och procedurer.

2. Utveckla dina policyer

Med dina värderingar tydligt identifierade, tänk sedan på att skapa policyer som dina anställda kommer att ta till sig. Till exempel vill företag som vill attrahera yngre arbetstagare ofta inte ge intrycket av att vara för strikta eller överlägsna – eftersom det kan stänga av millenniearbetare som söker arbetsplatser som främjar flexibilitet och öppenhet.

Som sagt, du kanske - av nödvändighet - måste vara strikt när det gäller vissa policyer. Om du till exempel driver ett företag som en butik där det är av yttersta vikt att dyka upp till jobbet i tid, måste du naturligtvis ange dina närvaroregler och kanske din klädkod.

Du kanske då kan vara mer tillmötesgående eller generös i andra delar av din arbetsplats, till exempel genom att ge dina anställda mer semestertid.

3. Känna till tillämpliga lagar

Medarbetarhandboken är inte ett kontrakt med dina anställda, men den sätter deras förväntningar, så du måste följa federala, statliga och lokala lagar när du förbereder vissa delar av din personalhandbok.

Till exempel har många delstater antagit "ledighetslagar" som reglerar hur arbetsgivare måste hantera vissa typer av ledighet, oavsett om det är sjukfrånvaro eller juryuppdrag. De kan till och med ha ett språk som företag kan använda för att beskriva dessa lagar för sina anställda. Du bör kunna hitta beskrivningar av din delstats lagar online.

Du bör kunna hitta detaljerade beskrivningar av din delstats lagar på din delstatsregerings webbplats. The Employment Law Handbook av The Lunt Group tillhandahåller också länkar till ett brett utbud av både federala och statliga juridiska resurser, inklusive en delstat för delstat av arbets- och arbetslagar.

4. Titta i andra företags personalhandböcker

Även om du inte bör kopiera andra företags policyer och personalhandböcker ord för ord, är det väl värt din tid att titta igenom några av dem för inspiration eller idéer.

Du kanske redan har tillgång till andra företags handböcker genom vänner eller släktingar. Dra nytta av möjligheterna att kolla in åtminstone några andra handböcker när du planerar dina policyer och rutiner. Du kan också hitta exempel på personalhandböcker genom en grundläggande Google-sökning.