Om din e-postkorg ser ut som min, bombarderas du med generisk e-post efter generisk e-post varje dag. Jag förstår – det är svårt att få e-postmeddelanden som skickas av hundratals eller tusentals att kännas personliga. Ändå vill ingen känna sig som en siffra. Även om det är svårt att undvika att infoga en allmän hälsning innan du trycker på skicka på ett batch-e-postmeddelande, är segmentering efter målgrupp och anpassa din sign-off för varje nyckel.

Människor förväntar sig att vissa e-postmeddelanden, som nyhetsbrev och e-postmeddelanden om ifyllande av formulär, ska vara formellt. Men om ett försäljningsargument framstår som kallt och opersonligt, gör du något fel. Även när du använder en mall för att skapa viktiga e-postmeddelanden, kan personalisering när det är möjligt lämna ett bestående intryck.

Avloggningsdelen av ett e-postmeddelande ger en mogen möjlighet att lägga till en unik touch till automatiska meddelanden.

De bästa typerna av sign-off påminner mottagaren om en tidigare delad diskussion eller interaktion – kort sagt, de visar att du är en riktig person.

Farväl är svårt, men inte om du kan hantera en väl genomförd sign-off.

Använd dina ord klokt

Jag avslutar varje e-postmeddelande med "High Five", oavsett om det är till en potentiell investerare, en teammedlem eller en släkting. Det är en bra konversationsstartare och den ger en väldigt lättillgänglig atmosfär. Att avsluta e-postmeddelanden med ett allmänt "Hälsningar" berättar inte mottagaren något om dig, dina skäl för att kontakta eller dina föredragna nästa steg.

E-posthanteringsföretaget Boomerang granskade mer än 350 000 e-postmeddelanden och upptäckte att hur du säger adjö kan ha en enorm inverkan. Avslutningar som sågs som "tacksamma" hade en svarsfrekvens på 62 procent, medan e-postmeddelanden som inte visade tacksamhet fick en svarsfrekvens på 46 procent. E-postsignaturen med den högsta svarsfrekvensen var "Tack på förhand." Faktum är att visa tacksamhet när du signerar ett e-postmeddelande var kopplat till en 36 procents relativ ökning av din genomsnittliga svarsfrekvens. Det sämsta sättet att avsluta ett e-postmeddelande? "Bäst."

När du loggar av ett e-postmeddelande, var först och främst relaterbar. Om dina e-postmeddelanden är fristående och ointresserade, hur kommer du att vara som partner eller leverantör?

Här är tre punkter att tänka på för att öka din svarsfrekvens och ingjuta lite liv i dina e-postavskrivningar.

1. Vad är syftet med din e-post?

Varje e-postmeddelande har ett syfte - så gör det uppenbart. Varför vänder du dig? Uppmuntrar du? Visar du uppskattning? Trummar du upp spänning? Din avloggning bör återspegla det slutresultat du hoppas få se från ditt e-postmeddelande.

Slutet på ett e-postmeddelande bör säkerställa att dess meddelande kommer att vara minnesvärt en timme, dag eller vecka senare. Om till exempel målet är att arrangera ett möte för att diskutera en fråga eller ett kontrakt av något slag, en sign-off som "Kan inte vänta med att diskutera detta vidare" eller "Låt oss ordna en tid för att gå igenom detaljerna" är nog bäst. Den mesta affärskommunikationen försöker främja en diskussion, så se till att din sign-off återspeglar detta.

2. Vilken attityd förmedlar din sign-off?

Oavsett om din e-post är professionell, hjälpsam, vänlig eller rolig, se till att din sign-off matchar attityden i själva meddelandet. För ett mer polerat e-postmeddelande kanske det räcker med ett "Bästa hälsningar från hela vårt team". Det är bättre än ett vanligt gammalt "Bäst" eftersom det omfattar hela ditt teams känslor.

Vänliga sign-offs ska alltid vara äkta. "Glad att vi fick touch base" bör bara vara din avslutning om du verkligen är glad. Om du kan göra en humoristisk avslutningsrad, kan du lägga till lite rolig media:"Eftersom du klarade dig hela vägen igenom, här är en GIF av Fiona the Hippo!" Små personliga detaljer som denna i ett e-postmeddelande kan verkligen förgylla någons dag.

3. Vilken åtgärd vill du att mottagarna ska vidta?

E-postmeddelanden bör ha en tydlig uppmaning som låter mottagarna veta att bollen är på deras plan och som du kommer att följa upp igen senare. "Ser fram emot ditt svar" och liknande sign-offs kan få folk att hoppa av ett svar. Även den mest upptagna VD:n kan skriva ett snabbt, "Tack, jag återkommer till dig!"

Om du samarbetar i ett projekt eller söker information, som slutar med "Hör av dig om du har några problem" eller en liknande fras låter mottagarna veta att nästa steg är upp till dem, men du är tillgänglig för att hjälpa. Oavsett vad din CTA är måste den vara synlig. Att använda djärva typsnitt och färger hjälper inte bara läsarna att bättre förstå budskapet, utan kan också få dem att vidta önskad åtgärd.

Automatiserade e-postmeddelanden behöver inte vara tråkiga. Att ändra din sign-off är ett enkelt sätt att lägga till personlighet och uppmuntra mottagarna att svara. Svaren på dessa tre frågor hjälper dig att skapa det perfekta slutet varje gång.