En av glädjen med att driva ett litet företag är hur nära du och dina anställda kan komma. För många företagare är deras personal mer som en familj. Det är därför det kan vara så smärtsamt att tro att en av dina anställda är en förskingrare. Dock är bedrägerier med anställda vanligare än du kanske tror.

Faktum är att majoriteten (55 procent) av förskingring sker på företag med färre än 100 anställda, enligt en studie från försäkringsbolaget Hiscox.

Men det är inte allt. Förutom att de drabbas oproportionerligt mycket av förskingring, får små företag även drabbas av oproportionerligt stora kostnader när de blir rånade. Tänk på detta:En händelse av förskingring kostar småföretag en median på 289 000 USD. Kan ditt företag få en så stor hit?

För att skydda ditt företag från ett "insidejobb" är det här vad du bör veta.

Profil för en förskingrare

• Omkring 37 procent av förskingarna i studien arbetar på ekonomi- eller redovisningsavdelningar. Däremot kan förskingring förekomma i alla avdelningar av ett företag.
• Förskingring involverar vanligtvis bara en anställd.
• Lederare och chefer är lika benägna att vara förskingrare som alla andra anställda.
• I de flesta fall är förskingrare i mitten till slutet av 40-talet.
• Kvinnor är något mer benägna att förskingra än män.

Hur förskingrare stjäl

Förskingring kan kosta ett företag hundratusentals eller till och med miljoner dollar - men det händer sällan på en gång. Snarare kommer förskingrare att stjäla små summor pengar under en period av år för att hålla sig under radarn. Medianfallet av en förskingring som varar i fem år kostar ett företag 2,2 miljoner dollar; medianfallet av en förskingring som varar i 10 år kostar ett företag 5,4 miljoner dollar.

Fondstöld är den vanligaste formen av förskingring. Förskingrare stjäl genom att överföra företagets insättningar eller kontanter till ett bankkonto som de kontrollerar.

Checkbedrägeri är den näst mest populära metoden för förskingring. Förskingrare ändrar checkar eller förfalskar checkar för att sätta in pengar på sina egna konton.

Leverantörsfakturering eller falsk fakturering är en annan förskingring. Anställda kan ändra eller tillverka fakturor från riktiga leverantörer, eller skapa falska leverantörsföretag och skicka in fakturor från dem. Betalningar görs till ett konto som förskingraren kontrollerar.

Kreditkortsbedrägeri är en taktik som ofta används av chefer. De använder företagets kreditkort för personliga inköp eller utfärdar själva obehöriga kreditkort.

Mindre vanliga, men potentiellt mer kostsamma, är lönebedrägerier (löner som betalas ut till fiktiva anställda som faktiskt går till förskingarens bankkonto) och lånebedrägerier (där förskingaren ansöker om ett lån i företagets namn och sätter in lånebeloppet i sitt eget namn. konton).

Hur man fångar en förskingrare

Hiscox rekommenderar att du använder ett system med kontroller och balanser för att skydda ditt företag från förskingring. Något så enkelt som att kräva två personer för att godkänna varje finansiell transaktion kan vara allt du behöver. Företagsägare bör också granska företagets kontoutdrag, kreditkortsutdrag och andra register över finansiella transaktioner med sikte på eventuella oegentligheter.

Innan du anställer anställda som ska arbeta med ditt företags ekonomi, gör alltid en bakgrundskontroll. Självklart kan en anställd som passerar med glans senare börja förskingra. Hiscox råder att se upp för anställda som lever lyxigare än vad deras löner verkar tillåta. Slutligen bör du också vara försiktig med den hårt arbetande medarbetaren som aldrig tar en ledig dag och inte låter någon annan ta itu med löner, skulder eller någon annan aspekt av din ekonomi. Det kan bero på att de har något de försöker dölja.

Om du hittar en förskingrare, vidta åtgärder

Vad ska du göra om du misstänker internt bedrägeri? Börja med att göra anteckningar och granska ekonomidokumentationen. Om du måste involvera andra i din undersökning, begränsa den till ett fåtal betrodda medarbetare som kan hålla den hemlig. Under utredningen kan det vara en bra idé att begränsa den misstänktes tillgång till företagets ekonomi.

Om förskingring avslöjas, prata med en advokat och anmäl brottet till myndigheterna. Även om oddsen är emot att du någonsin ska återfå pengarna som förskingrades, kommer anmälan att visa andra anställda att du inte tolererar bedrägerier.

Slutligen, lär dig av erfarenheten. Använd informationen du hittar i din utredning för att justera ditt företags policyer och hjälpa till att förhindra stöld i framtiden.

Behöver du fler råd om hur du skyddar ditt företag? Mentorerna på SCORE kan hjälpa till.