Har du någonsin stött på när du hanterar ledighet för tjänstemän? Kanske är du osäker på när du kan docka lön - eller om du ska tillåta ledighetsförfrågningar för mindre än en hel dag. Och hur är det med en anställd som "tar ut" tid?

Det finns specifika riktlinjer för löneavdrag för anställda, undantagna anställda.

Den här artikeln tar upp de vanligaste situationerna – och vad du bör göra för att hålla dig på rätt sida av lagen.

Men först … lagen. Enligt U.S. Department of Labor (DOL) betyder att betalas på lönebasis:"En anställd får regelbundet ett förutbestämt ersättningsbelopp varje löneperiod på en veckovis eller mindre frekvent basis. Det förutbestämda beloppet kan inte reduceras på grund av variationer i kvaliteten eller kvantiteten på den anställdes arbete.” Och det är så arbetsgivare ibland hamnar i problem:De drar felaktigt av pengar från en arbetstagares lönecheck som är undantagen.

Som huvudregel ska undantagna anställda få sin fulla lön för varje vecka de utför arbete. Detta beror på att lönen för en undantagen anställd inte är tänkt att baseras på timmar, utan snarare på det värde som den anställde tillför verksamheten. Så det är inte lagligt att dra av en timme här eller där när en befriad anställd kommer in för sent eller går till tandläkaren. Om du gör det, antar regeringen att den anställde ska få betalt på en icke-befriad timbasis. Det kan göra ditt företag ansvarigt för övertidsersättning, restskatter och andra påföljder.

Vad ÄR då lagligt? Du kan sänka en befriad anställds lön endast under begränsade omständigheter, enligt följande:

1) När en anställd är frånvarande från arbetet en eller flera hela dagar (INTE deldagar) av andra personliga skäl än sjukdom eller olycksfall.

2) När en anställd är frånvarande under en eller flera hela dagar, om ditt företag har en etablerad förmånsplan som täcker lön för frånvaro på grund av personliga skäl, sjukdom eller olycka, och den anställde har förbrukat sin tillgängliga betalda tid  

Notera med #1 och #2:Enligt en skriftlig betald ledighetspolicy (PTO) kan du dra av tid från banken för missade dagar (t.ex. i steg per timme), men inte om det leder till en minskning med betala. Således, om en tjänsteman använder all sin PTO-tid och sedan missar arbete, får du endast dra av i heldagssteg. Om han eller hon missar en deldag kan inga avdrag göras.

3) För påföljder som utdömts i god tro för brott mot säkerhetsregler av större betydelse

4) Att kvitta eventuella belopp som en anställd får som jury- eller vittnesarvoden eller för militär lön. Utöver dessa avdrag får dock inte avdrag göras för frånvaro orsakad av jurytjänstgöring, närvaro som vittne eller tillfällig militärledighet.

5) För obetalda disciplinära avstängningar på en eller flera hela dagar utdömda i god tro för brott mot arbetsplatsens uppföranderegler

6) Avdrag för arbetade delveckor under de första eller sista veckorna av anställningen. (Till exempel om en anställd säger upp sig mitt under en arbetsvecka. Det skulle vara OK att betala honom eller henne proportionellt endast för de dagar som arbetats under den veckan.)

7) När en anställd arbetar med ett reducerat eller intermittent arbetsschema enligt Family and Medical Leave Act (FMLA). (Det är OK att konvertera en tjänsteman till timbasis under denna tid utan att förstöra personens undantagsstatus.)

Gör försiktigt innan du skär ner på lönen

När det gäller tjänstemän är det viktigt att kontrollera avdragen noggrant. Avdrag i lön för personlig/sjuktid och obetalda disciplinära avstängningar är endast tillåtna i heldagssteg (annat än för FMLA). Det innebär att du inte kan docka lön om en anställd utför något arbete den aktuella dagen.

Innan du gör ett avdrag, se till att inget arbete utfördes. Och för planerad ledighet, var säker på att den anställde förstår att inget arbete förväntas på de obetalda dagarna. Om du på ett felaktigt sätt gör avdrag från en befriad anställds lön kan den anställde förlora sin befrielsestatus och bli berättigad till övertidsersättning för den tid som de olagliga avdragen gjorts – eller längre.

För mer information om detta och andra vanliga HR-fel, registrera dig för det kostnadsfria SCORE/ComplyRight-webinariet, “ 5 största HR-misstag som småföretag gör” den 1 februari 2018.