Du har hört talesättet:du måste spendera pengar för att tjäna pengar av en anledning.

Speciellt när du först startar ditt företag kommer du att ha många initiala kostnader som kräver att du spenderar innan du tar emot betalningar.

Till exempel köper/leasar du en lastbil för att leverera varor som sedan kommer att faktureras för och pengar samlas in, bygger upp en butik innan du öppnar dörrarna för företag, anställer personal innan de kan producera varor eller erbjuda tjänster, och annonserar för att generera potentiella kunder för framtida försäljning.

I en omvänd situation har en ideell organisation vanligtvis en stor insamling i början av räkenskapsåret och hoppas sedan att tillräckliga donationer tas emot för att täcka utgifterna för resten av året.

En budget hjälper dig att matcha dessa tidiga utgifter med efterföljande kvitton så att du vet vad du kan förvänta dig, särskilt när det gäller tillgången på kontanter, och på så sätt kommer du att veta var eventuella kontantbrister måste åtgärdas.

Att förbereda en budget är vanligtvis en gång om året som ett litet företag fokuserar på det kommande året snarare än dagens utmaningar.

Du förbereder en budget som ett verktyg för att hjälpa dig att leda, hantera och kontrollera din verksamhets verksamhet och ekonomi. Det kan finnas sekundära användare av informationen, som din personal, som behöver förstå företagets mål och framsteg. Och om du har ett banklån, kommer din bankman förmodligen vilja se budgeten och det faktiska resultatet.

Vad är ett bra budgetformat?

När du föreställer dig en budget ser du sannolikt kalkylblad med många siffror. Men viktigare än siffrorna är de antaganden som driver beräkningarna.

Därför bör den första sidan i din budget vara dessa antaganden — vilka produkter/tjänster som säljs till vilka priser och volymer, och vilka de viktigaste drivkrafterna är för utgifter, som antalet personal och platser, olika marknadsföringsinitiativ, etc.

I huvudsak har du både en drifts- och finansbudget, och de två är tätt sammanflätade.

Det finns två primära finansiella format du kan använda:resultaträkning och kassaflödesanalys.

Om du äger ett etablerat företag, använd båda, plus eventuella kundfordringar och inventarier från balansräkningen. Om du äger ett nytt företag, fokusera på bara kassaflödet.

Dessa format hjälper dig att avgöra hur mycket intäkter du behöver för att täcka kostnader och göra en vinst så att du kan betala själv, och hur mycket, om någon, kontanter du behöver för att finansiera kassabrist.

En budget ger dig förhandsmeddelande om när dessa brister kan uppstå så att du tidigt kan börja samla in pengar för att täcka dem, till exempel från personliga resurser eller ett banklån.

För att fastställa detaljnivån för budgeten bör den synkroniseras med dina månatliga rapporter om faktiska intäkter och kostnader.

Ofta i en företagsstart finns det inte tillräckligt med information för att ha intelligenta budgetar i mindre än ett års steg. Så arbeta mot detta mål:om förra årets budget var för hela året, gör det i år i kvartalsvis. Likaså om förra året var kvartalsvis, i år gå till månadsvis.

Varifrån kommer budgetinformation?

Om du äger ett etablerat företag har du resultaten från förra året och du vet var du överskred eller föll under förra årets budget.

Detta är din startpunkt för innevarande år. Ange i dina antaganden vilka marknads- och verksamhetsförändringar som förväntas tillsammans med eventuella initiativ du planerar.

Dessutom, om du gjorde en budget för hela företaget förra året och du har ett team, försök dela upp budgeten efter ansvarsområden och engagera teammedlemmar i att hjälpa till att utveckla budgetar för sina egna områden – det kommer att hjälpa till med engagemang och ansvarsskyldighet.

Om du är ett nytt företag är budgetering mer utmanande, eftersom det inte finns färdiga referenspunkter. Förhoppningsvis utarbetade du en affärsplan, och i ekonomidelen finns en prognos. Använd det första året av den prognosen som utgångspunkt för din budget.

Använda och underhålla en budget

För varje rapporteringsperiod, vanligtvis en månad, förbered en rapport – enkelt om du använder bokföringsprogram – med de faktiska resultaten, de budgeterade beloppen och skillnaden för både innevarande månad och år hittills.

Vanligtvis ändras inte budgetsiffrorna, även om det är stora marknads- eller verksamhetsförändringar, eftersom det är viktigt att veta vad den ursprungliga planen var. Men i ett litet företag i ett tidigt skede måste det finnas flexibilitet, så jag föreslår att man under mitten av året tittar på vad som har hänt hittills och vad som förväntas för årets sista sex månader, och sedan reviderar budgeten efter behov.

Budgettips

Nedan följer idéer som jag använder för att förbereda budgetar och som jag delar med mina SCORE-kunder.

• Skriv ner de viktigaste antagandena innan du lägger ner mycket ansträngning på att beräkna alla månatliga uppgifter. Med andra ord, utveckla den allmänna färdplanen innan du knackar på kalkylatorn.
  
  • För intäkter, ange de viktigaste produkterna och tjänsterna du erbjuder och antalet nuvarande och förväntade kunder i slutet av året. Det viktigaste är att lista produktpriser och förväntade volymer under det kommande året. Lista nyckelkomponenterna i marknadsföringsplanen som kommer att orsaka dessa försäljningar – säljteam, reklam, webbplats, e-postmarknadsföring, kanalpartners, användning av sociala medier, etc.
  • Vad är viktigt att veta om dessa försäljningar? Finns det till exempel fraktkostnader som är viktiga att spåra, vad sägs om returer? Om du tar ut moms, håll dessa belopp åtskilda eftersom detta är statens pengar. Är det kontantförsäljning eller tillhandahåller du kreditvillkor?
• Lista de tre kostnadskategorierna separat i din budget:rörliga kostnader (de som är direkt kopplade till produktionen av en produkt som arbetskraft och material), halvfasta (som reklam, som kan ökas eller minskas med tiden) och fasta kostnader (hyra, försäkring, mest personal, revision etc.)
• Utgifter är vanligtvis lättare att förutse än försäljning, så ange oförutsedda händelser. Till exempel kan du under året minska den budgeterade försäljningen med 20 procent och öka kostnaderna med 10 procent. Det är bättre att under löfte och överleverera.
• Medan en budget kan skrivas för hand i en anteckningsbok, är det bäst att använda programvara, antingen skapad med ditt redovisningssystem eller med ett Excel-kalkylblad. Att förbereda en budget är en iterativ process. Det är osannolikt att du kommer att gilla resultatet av ditt första försök, så du kommer att justera antagandena och sedan ändra siffrorna därefter. Var noga med att inte lura dig själv genom att ändra siffror för att få önskat resultat utan att ändra antaganden och sedan testa verkligheten av det nya antagandet.

Nyckel takeaways

• Budgetering är till för att hjälpa dig att hantera och kontrollera din verksamhet, särskilt med fokus på de pengar som tas emot och spenderas – allt med sikte på ett år framåt. Så du kommer att känna till eventuella kontantbrister i god tid.
• Budget i samma detaljnivå och format som du rapporterar faktiska resultat
• Undersök i mitten av året resultat från år till datum och nästa sex månaders prognos för att avgöra om din budget bör uppdateras.
• Var försiktig i budgetantaganden eftersom det vanligtvis tar längre tid att uppnå intäkter än planerat medan utgifterna vanligtvis pågår.