Hur viktigt är det att organisera ditt företag? Enligt en nyligen genomförd studie av Office Depot, tror majoriteten av småföretagare (83 procent) att ett organiserat kontor är en viktig del av att framgångsrikt driva ett företag. Faktum är att nästan två tredjedelar (63 procent) tror att ju mer organiserat kontoret är, desto mer lönsamt är verksamheten.
Småföretagare säger specifikt att organisation är avgörande för att hålla deadlines och snabbt hitta information. Personligen har organisation alltid varit lite av en utmaning för mig, men jag försöker alltid förbättra mig.
Det är viktigt att förstå vad organisation betyder för dig – och det kan vara olika för varje person. Jag har till exempel en kollega som jobbar omgiven av travar och travar med papper, överfulla bokhyllor och Post-it-lappar överallt. För de flesta kan det se ut som fullständig desorganisering, men hon kan omedelbart hitta det hon behöver bland allt "röra". Även om jag inte är riktigt så extrem fungerar jag bättre när projekt som jag för närvarande arbetar med staplas runt mig i sikte, snarare än förvaras i skrivbordslådor. Å andra sidan känner jag några företagare som inte kan få något gjort om inte deras skrivbord är rent som ett operationsbord. Till var och en sin egen! Nyckeln är att veta hur du fungerar bäst och inte försöka tvinga in dig själv i ett system som inte fungerar för dig.
Vilka organisatoriska problem hämmar ditt företag mest? Med tanke på den begränsade tiden som finns tillgänglig för oss som småföretagare är det viktigt att fokusera på det som kommer att göra den största skillnaden – inte på att försöka organisera varenda kvadrattum av ditt kontor. Har du problem med att lägga vantarna på viktiga dokument, såsom kontrakt eller förslag, när du som bäst behöver dem? Eller är problemet mer en tidshanteringsfråga – till exempel att dubbelboka dig för möten eller missa kundmöten på grund av att din kalender är oorganiserad? Ta reda på vad som är viktigast för att få ditt företag att fungera smidigare och rikta in dina organiseringsinsatser där.
När du har en plan för vad du vill åstadkomma, fyll på med de verktyg du behöver för att komma dit. Entreprenörer i Office Depot-undersökningen säger att filmappar är deras mest använda organisationsverktyg (85 procent), följt av hyllor och lådor (69 procent), kalendrar (68 procent), förvaringsbehållare (64 procent) och klisterlappar (61 procent). . Att ha rätt organisatoriska tillbehör hjälper dig att få ordning på saker och ting. Att utveckla en plan innan du handlar kommer att hindra dig från att köpa saker du inte behöver.
Idag finns det så många alternativ för att organisera sig digitalt att det är möjligt att göra ordning på ditt kontor utan att någonsin skriva ut, arkivera eller lagra en bit papper. Även om det digitala tillvägagångssättet inte fungerar för alla, om det fungerar för dig, bra! Du sparar träd och sparar utrymme. Utöver dessa fördelar säkerställer digitalisering av viktig information att du alltid har en kopia tillgänglig. Förvara det bara i molnet och/eller på en backup-enhet så kommer du att kunna komma åt dina viktiga data oavsett var du är eller även om en katastrof inträffar (som en brand som förstör dina arkivskåp). Att köpa en bra skanner för att skanna dina viktiga dokument, såsom personalregister, skatteregister, kontrakt och mer, kan verkligen förändra ditt liv. Naturligtvis, för att säkerställa att du kan hitta din information i molnet, måste du skapa ett filnamnssystem och ställa in digitala mappar för att lagra allt.
Att organisera ditt företag kan verka överväldigande om du inte är naturligt snygg. Anlita dina anställda till hjälp (de kan till exempel hantera skanningen och andra exekverande moment som du inte har tid med). Behöver du mer hjälp än dina anställda kan ge dig? Överväg att anlita en professionell arrangör som är specialiserad på företagare. De kan hjälpa dig att komma igång på rätt fot genom att rensa bort det du inte behöver, bestämma vad du behöver och få resten av det organiserat på ett sätt som är vettigt för dig.
Att få ditt företag organiserat känns fantastiskt – men som med alla andra typer av förändringar är det lätt att glida tillbaka till gamla (och dåliga) vanor. För att undvika detta, avsätt 30 minuter eller så varje vecka för att organisera ditt kontor. Jag gillar att göra det här på fredagseftermiddagar så jag kan känna att jag avslutar veckan i bra form. Genom att organisera lite regelbundet kommer du att kunna hålla saker i form utan att behöva göra en större ansträngning, och att hålla sig organiserad kommer inte att verka så överväldigande.
Behöver du fler idéer för att bättre organisera ditt företag? Affärsmentorerna på SCORE kan hjälpa till med allt från att välja rätt produkter till att digitalisera ditt kontor och effektivisera dina dagar. Besök www.score.org för att lära dig mer.