Din skriftliga kommunikation säger mycket om dig och ditt företag. Misstag är som att ha en bit broccoli fast i tänderna. Även om de är oavsiktliga distraherar de.

Ännu viktigare, om du inte sätter dina standarder högt kan det få allvarliga långsiktiga konsekvenser. Joann Killeen, tidigare VD och koncernchef för Public Relations Society of America (PRSA), noterar den potentiella effekten av dålig kommunikation:

"I dagens konkurrensutsatta affärsmiljö är tydlig och koncis skrivning ett måste för ekonomisk framgång. Om kunder eller kunder inte förstår vad du har skrivit eller inte är tydliga med vilka varor och tjänster du säljer, hur länge förväntar du dig att hålla i verksamheten, än mindre någonsin vara lönsam?”

Sanningen är att ingen förväntar sig att du ska vinna Pulitzerpriset eller känna till alla grammatikregler som någonsin skrivits. Nyckeln är att vara medveten om dina brister och att ta dig tid att förhindra dem.

Här är fem vanliga problemområden att titta efter när du skriver:

1. Att inte komma till poängen snabbt och effektivt

Bryan Garner, författare till The Harvard Business Review's Guide to Better Business Writing, säger, "En av de stora sjukdomarna med affärsskrivande är att skjuta upp meddelandet till mitten av skrivandet."

Vet vad du behöver säga och säg det. Om du har mer än en poäng att komma med, skriv en snabb översikt för att organisera dina tankar. (Det hjälper dig också att avgöra vilka poäng som är de viktigaste.)

Förvänta dig inte att dina läsare är synska. Om det finns en åtgärd du vill att någon ska vidta, dölj den inte i den sista meningen i tredje stycket.

Om du behöver lista eller ropa ut ett antal föremål kan kulor vara din bästa vän.

2. Stavningsfel

Vi lever alla i rädsla för det fruktade stavfelet. Det bästa sättet att undvika misstag är att sakta ner och använda stavningskontroll. (Om du skickar ett e-postmeddelande, ge felkontrollverktyget en chans att köra innan du trycker på Skicka.)

Om du är osäker på rätt stavning, använd en onlineordbok. Om ordet är en affärsterm som inte finns i ordboken än, kan du också göra en enkel sökning online. Eller prova att se hur ett annat företag eller en publikation använder termen.

Det borde också få dig att må bättre av att veta att när Google Trends släppte sin karta över Amerikas mest felstavade ord, stavade det ordet "nittio" som "nittio". Kartan korrigerades några timmar senare.

3. Olidligt långa meningar

Detta händer oftast när du skriver precis som du pratar. Även om en samtalston kan fungera, gör inte en mening som fortsätter och fortsätter.

Jämför dessa två exempel:

Jag försökte göra den här artikeln vänlig och lättillgänglig, så jag läste några artiklar som referens, skrev några anteckningar och försökte hålla allt så enkelt som möjligt genom att undvika för många detaljer.

mot

Jag försökte göra den här artikeln vänlig och lättillgänglig. Jag höll allt enkelt genom att undvika för många detaljer.

Kortare meningar läses snabbare. Det är också bra att eliminera främmande samtalspunkter. Slutligen, om en lång mening är sammanfogad med "och" eller "så", försök att ta bort kontakten och dela upp tankarna i separata meningar.

4. Apostrofmissbruk

Enligt Grammar Girl, Mignon Fogarty, används apostrof för att visa innehav eller stå i stället för något som saknas.

En av de vanligaste formerna av apostrofmissbruk är att blanda ihop plural (mer än en av något) med besittning (ägande).

• Hundar — plural— mer än en hund.
• Hunds — singularis possessiva — tillhör en hund.
• Hundar’ – plural possessiv – tillhör en grupp hundar.

Misstag händer när människor använder hundar (singular possessiva) istället för hundar (plural). För att förhindra detta misstag, fråga dig själv om du menar mer än en eller om du tänker antyda ägande.

• Korrekt – jag har fem hundar.
• Felaktigt – Jag har fem hundar.

Att förstå hur apostrof fungerar vid sammandragningar kan också hjälpa dig med vanliga misstag som:

• Dess (som tillhör det) kontra det är (det är).
• Din (som tillhör dig) kontra du är (du är).
• Där (plats), deras (innehav) eller de är (de är).

I rättvisans namn är apostrof verkligen knepigt.

• Du använder inte en apostrof när du använder en akronym i pluralis som VIPs.
• Men du kan använda en apostrof för att förkorta 1990-talet till 90-talet. (Aldrig 1990-tal.)

Återigen, om du är osäker, slå upp det.

5. Felmönsterblindhet

Alla gör misstag. Alla. Det som är oacceptabelt är bristen på omsorg. Om du är uppmärksam på ditt skrivande kommer du att börja märka de misstag du gör oftast. Det kommer också att göra det lättare för dig att fånga dessa misstag.

Verktyg som Grammarly kan också hjälpa dig att förhindra fel. Beroende på hur du väljer att ställa in det kan du låta det kontrollera texten du anger i interaktiva formulär och dina inlägg på sociala medier.

Att para ihop standardstavningskontroll med mer avancerade verktyg hjälper. Men de här verktygen fungerar inte med alla plattformar eller enheter, och du måste alltid vara försiktig med de saker som stavningskontrollen inte kommer att fånga, som den är kontra den.

Om du känner till din egen stil och tillkortakommanden kan du till och med använda sökfunktionen för att se till att du har råkat ut för fula misstag.

Bonustips

Om möjligt, försök att inte vänta till sista minuten när du har något att skriva. Om det är riktigt viktigt och du inte vill riskera ett misstag, sova på det. Läs den igen nästa dag innan du skickar den. Du kan också be en kollega eller kamrat att granska den.

Kommunikation är ett kraftfullt verktyg. Respektera det, och det kommer att ge dig ytterligare respekt. Ignorera det, och väl...

(FYI:De tre små prickarna kallas en ellips.)