Ditt småföretagsteam är förstklassigt. Alla har den kompetens som behövs för att utföra sitt arbete, vet var de passar in och tillför något unikt till bordet. Så varför känner du dig fortfarande stressad när deadlines närmar sig? Det finns en god chans att du kan eliminera den stressen genom att fräscha upp din interna kommunikationsstrategi. Oavsett om du driver ett sten- och murbruksföretag eller arbetar med ett virtuellt team, hjälper kommunikationsförmåga dig att klara deadlines snabbare och med lätthet.

Hur vänder du dig verbalt till dina anställda? Säger du för mycket? Inte tillräckligt? Använder du tvetydigt språk?

Här är fem grundläggande regler som hjälper dig att få ut det mesta av kommunikationen på arbetsplatsen.

Regel nr 1:Håll det enkelt

Överkomplikationer kan uppstå alltför lätt. Detta är särskilt vanligt för dem som lägger mycket tid på att forska och lära sig av experter inom branschen. Även om att göra dina läxor är fördelaktigt för de flesta aspekter av att driva ett företag, kan detta ibland läcka ut i samtal med anställda. I vissa fall ger du dem mer information än vad de behöver för att utföra sitt jobb. Att sålla igenom informationen kan ta längre tid än nödvändigt och leda till lägre produktivitet. Så håll kommunikationen på arbetsplatsen enkel och rakt på sak.

Regel nr 2:Tala med klarhet

Även om enkelheten är stor, måste du säga tillräckligt för att se till att ditt avsedda budskap är tydligt. Om du tar några extra minuter för att se till att du säger exakt vad du menar, sparar du timmar på att klargöra de punkter som missades under den första konversationen.

Att vara otydlig kan skapa lösa förväntningar och leda till missade deadlines. Istället för att säga "Slutför den här uppgiften den här veckan", använd riktiga datum, tider och andra detaljer som behövs för att få fram ditt budskap. Här är ett bättre exempel:"Utkastet på 36 sidor ska vara klart senast kl. 12.00 fredagen den 12 augusti." Tydliga förväntningar är det enda sättet att säkerställa att projekt löper smidigt.

Regel nr 3:Dra fördel av tekniken

Tekniken är här för att göra våra liv enklare, och du kan införliva många nya affärsteknologier som en del av din interna kommunikationsstrategi. Naturligtvis använder alla e-post, men här är andra vanliga sätt att bli mer produktiv med din kommunikation.

• Task Management. Håll alla dina uppgifter organiserade på ett ställe, sätt upp realistiska mål och spåra dina framsteg med en uppgiftshanteringsplattform. Det är ett bra sätt att hålla alla ansvariga och hålla ordning på samma gång.
   
• CRM . Du kan hantera alla dina kundrelationer med CRM-programvara som kan göra småföretagsanställda mer produktiva. Massor av CRM-verktyg finns tillgängliga online, så leta runt för att hitta rätt för dig.
   
• Mobil kommunikation s. 70 % av arbetstagarna önskar att deras arbetsgivare skulle kommunicera via sms. Som arbetsgivare i den mobila tidsåldern är SMS något du måste tänka på som en del av din interna kommunikationsstrategi.

Regel nr 4:Undvik "Industry Slang"

Branschslang verkar bara naturligt att använda när man talar inom din organisation. Du bör dock tänka efter två gånger innan du använder den. Naturligtvis ska dina anställda förstå vad du pratar om, men vad händer när den typen av språk sipprar ner till deras interaktioner med kunder och externa partners (entreprenörer, etc.)? Människor som inte är i din bransch kommer att bli förvirrade, och du kommer att ha mer potentiellt arbete med att klargöra. Tala det språk som en lekman kan förstå eller se till att din personal är utbildad för att göra det.

Regel nr 5:Lär dig att lyssna

Kommunikation innebär mycket att prata, ja. Det involverar också aktiva lyssnar . Din förmåga att lyssna är lika viktig som din förmåga att tala. Lär dig att vara uppmärksam på vad dina anställda säger till dig - det finns ett omätligt värde i deras insikter.

Aktivt lyssnande innebär att vara tyst, vara uppmärksam på talaren och vänta på din tur att tala. När det är dags för dig att svara, upprepa vad talaren precis har sagt, för att vara säker på att du förstod budskapet de försökte leverera. Om du har missat något, vänta tills du får ett förtydligande innan du svarar. Prova detta nästa gång du har en konversation, särskilt med någon som du har särskilt svårt att kommunicera med. Du kommer att märka en helt ny nivå av resultat.

Slutsats

När du arbetar med ett litet företagsteam är kommunikation nyckeln till framgångsrika projekt. Att lära sig att använda dessa fem regler - alltid - kommer att öka dina chanser till sömlös intern kommunikation. Se till att du och ditt team håller kommunikationen enkel, talar tydligt, undvik jargong, dra nytta av tekniken och lär dig att aktivt lyssna. Börja följa dessa regler idag och se hur dina konversationer förändras!