När du är en småföretagare gäller Parkinsons lag ("Arbetet utökas för att fylla den tillgängliga tiden") definitivt. Men du är inte den enda som känner dig begravd under en oavbruten lavin av arbete. Cirka 84 procent av företagsägarna arbetar mer än 40 timmar i veckan, enligt en färsk undersökning från The Alternative Board, och cirka 10 procent "ständigt överväldigade" av sin arbetsbörda.

Jag är verkligen imponerad över att 90 procent av företagsägarna inte känner sig ständigt överväldigad, särskilt med tanke på att den genomsnittliga företagsägaren i undersökningsrapporterna bara har 1,5 timmars oavbruten, mycket produktiv tid per dag. (Låter ungefär rätt!)

Vad hindrar företagsägare från toppproduktivitet? Så här säger de:

Dålig tidshantering:35 procent. Oavsett hur mycket tid du har tillgängligt för att få saker gjorda, om du inte använder den klokt kommer du inte att uppnå dina mål.

Dålig kommunikation:25 procent. Lägger du mycket tid på att vänta på svar på frågor från kunder, potentiella kunder, leverantörer eller din personal? Att tänka igenom saker och kommunicera ökar tydligt produktiviteten. Till exempel, innan du tilldelar ett nytt projekt till en anställd, se till att de har all information de behöver för att komma igång. Innan du fakturerar en leverantör, samla in relevant information.

Personliga problem:18 procent . Vi hanterar alla personliga frågor då och då. Tyvärr, om din tidshanteringsförmåga är svag i de bästa tiderna, kan personliga utmaningar verkligen sätta dig bakom åttabollen. Sikta på att bygga in lite öppen tid i ditt schema varje dag; på så sätt kommer du att kunna hantera affärs- och personliga nödsituationer i sista minuten utan att hamna hopplöst efter.

Teknikdistraktioner:16 procent . Smartphones, surfplattor, sms- och kommunikationsappar är ett tveeggat svärd. De gör det möjligt för oss att arbeta var som helst och kommunicera direkt. Men de stoppar också hela internet i våra fickor och lockar oss med oändliga distraktioner. (Hur många gånger har du besökt Twitter eller Facebook för att uppdatera ditt företagskonto och sugits in?) Dessutom kan svaret på flera aviseringar, varningar och e-postmeddelanden på otaliga olika enheter hela dagen konsumera tid och tappa din hjärna.

Vad är det största tidssuget för småföretagare i undersökningen? Det kommer förmodligen inte att förvåna dig, men majoriteten säger att e-post äter upp det mesta av deras tid – även om endast ynka 9 procent säger att e-post är den viktigaste användningen av deras tid. Också på listan över mest tidsslösare:personliga möten och konferenssamtal/videokonferenser. Bara 4 procent av företagsägarna säger att dessa möten alltid är produktiva.

Att vara mer produktiv kan vara lättare sagt än gjort – men det är fortfarande möjligt att göra. Här är fyra idéer som kan hjälpa dig:

1. Begränsa kontrollen av din e-post till vissa tider på dagen.

En tredjedel av företagsägarna i undersökningen tror att detta skulle vara det bästa sättet att maximera produktiviteten. Även om det kanske inte fungerar för alla företagsägare (det fungerar inte för mig), kan det minimera att avsätta 20 minuter på morgonen, tidig eftermiddag och innan du åker för dagen (eller vilken takt som är vettigt för dig) för att kontrollera e-postmeddelanden multi-tasking och gör att du känner dig mindre sliten.

2. Få ett försprång.

Mer än åtta av tio företagare i undersökningen säger att morgonen är deras mest produktiva tid på dagen. Slösa inte bort denna värdefulla tid på att uppdatera sociala medier, sortera reseräkningskvitton eller hålla möten – avsätt den första timmen eller två av din dag för viktiga uppgifter som kräver mycket fokus. Att gå upp extra tidigt och arbeta hemma i någon timme innan du beger dig till kontoret kan hjälpa till att säkerställa att du inte blir avbruten under denna fokuserade tid.

3. Hitta din mest produktiva plats.

Vi arbetar alla olika, och medan de flesta företagsägare säger att de är mest produktiva på kontoret, säger nästan en tredjedel att de är mer produktiva när de arbetar hemma. Det beror verkligen på vad du har för behov, vad du behöver få gjort och hur du föredrar att arbeta. En företagare som har tre små barn hemma kanske välkomnar det relativa lugnet och tystnaden på kontoret, medan de med hektiska kontor och oavbrutna avbrott kan behöva gå i hål hemma för att få saker att göra.

4. Modellera det beteende du vill se.

Som ledare för ditt företag måste du sätta tonen för dina anställda när det gäller att maximera produktiviteten. Försök att brainstorma med ditt team för att komma på sätt att eliminera tidsödande vanor eller processer på din arbetsplats. Dela strategier som har hjälpt till att göra dig mer produktiv. Det är svårt att bryta vanor som tär på vår produktivitet (som att omedelbart svara på ett inkommande e-postmeddelande) och att arbeta för att göra det som ett team kan göra det lite lättare.

Behöver du fler idéer för hur du kan öka din produktivitet? Sätt experterna från SCORE i ditt team för att få kostnadsfri, konfidentiell affärsrådgivning.