När du bildar ett aktiebolag måste du utse en styrelse. Även om deras storlek och makeup skiljer sig från företag till företag, måste varje företag ha en. Tyvärr finns det inga hårda och snabba regler för att strukturera en styrelse, ett faktum som gör många nya företagare osäkra på exakt hur de ska organisera sin högsta ledning.

Om du förstår syftet med din styrelse och rollerna för styrelseledamöter och tjänstemän hjälper dig att effektivt komma igång efter inkorporeringen.

Offentlig vs privat

Privata företag har stort spelrum i hur de organiserar förvaltningen. I mycket små företag kan en enda individ fungera som den enda direktören och fylla rollerna som alla företagsledare, något som uppenbarligen inte är möjligt i ett stort företag.

Även om den här artikeln främst fokuserar på offentlig företagsstruktur, bör det noteras att under de senaste decennierna har regler för offentliga företag antagits av och hjälpt till att forma sammansättningen av privata företag.

Aktieägare, styrelseledamöter och tjänstemän:Vem är vem?

När det gäller ledningen av ditt företag finns det tre olika kategorier av intressenter:

• Aktieägare :ägare av företaget som har bytt ut tillgångar mot aktier
• Direktörer :utsedd av aktieägare att övervaka förvaltningen av företaget
• Tjänstemän :utsedd av styrelseledamöter för att leda företagets dagliga verksamhet

I många företag korsar dessa tre roller varandra så att du kan ha en verkställande direktör som också har en plats i styrelsen och äger aktier i företagets aktier.

Vem är med i styrelsen?

En styrelse kan variera i storlek allt från tre till trettio eller fler ledamöter (eller så få som en i ett privatägt företag). En GMI Ratings-studie förberedd för Wall Street Journal 2014 fann att den genomsnittliga styrelsestorleken var 11,2 ledamöter. Studien fann också att mindre styrelser tenderade att överträffa större.

Det finns tre olika typer av regissörer:

• Styrelsens ordförande :ledaren för styrelsen vars uppgift är att effektivt övervaka de andra styrelseledamöterna och arbeta tillsammans med VD:n och andra företagsledare för att formulera och implementera affärsstrategier
• Inside Directors: styrelseledamöter valda inifrån företaget som antingen har en direkt andel i verksamhetens framgång eller som arbetar i den dagliga verksamheten och kan erbjuda insiderperspektiv
• Externa styrelseledamöter: styrelseledamöter som valts utanför företaget som inte har någon del i verksamhetens framgång och som tas in för att ge opartiska och opartiska perspektiv

År 2002 antog den amerikanska kongressen Sarbanes-Oxley Act, som krävde att offentliga företag reglerade av Securities Exchange Commission (SEC) skulle inkludera externa styrelseledamöter i sina styrelser, särskilt i deras revisionskommittéer.

Styrelseledamöter i publika bolag har förtroendeansvar. De måste förvalta i god tro och fatta beslut som är fördelaktiga för aktieägarna. Av denna anledning värderas externa styrelseledamöter högt för sin opartiskhet.

Roller för företagsledare

Koncernens tjänstemän väljs av styrelsen. Deras uppgift är att sköta företagets dagliga verksamhet. Tjänstemän kan sitta i styrelsen. Det är faktiskt vanligt att vd också är direktör.

Det finns tre viktiga befälsroller:

• Verkställande direktör (VD): den högst rankade verkställande direktören i bolaget med ansvar för bolagets verksamhet på alla nivåer, VD rapporterar direkt till styrelsens ordförande.
• Chief Operations Officer (COO): näst befäl, COO övervakar den dagliga affärsverksamheten och rapporterar direkt till VD:n.
• Chief Financial Officer (CFO): CFO, som är toppchef med ansvar för företagets ekonomi, beräknar finansiella risker, planerar finansiella strategier, förbereder och övervakar företagsrevisioner och hanterar finansiell dokumentation.

Eftersom VD svarar direkt till styrelsens ordförande, ses det vanligtvis som en intressekonflikt för samma person att inneha båda posterna.

Styrelsekommittéer

Din styrelse kommer att ha regelbundna möten, men den består också av mindre kommittéer. Det finns fyra viktiga kommittéer i de flesta styrelser.

Executive Committee

Verkställande kommittén (EC) bör vara en liten grupp styrelseledamöter som kan sammanträda enkelt, snabbt och ofta. En EC har ofta i uppdrag att fatta brådskande verkställande beslut under perioder då ett normalt styrelsemöte inte är inplanerat. Där styrelsemöten är sällsynta träffas många EC:er regelbundet för att hantera rutinärenden.

Revisionskommitté

Revisionskommittén (AC) samarbetar med företagets revisorer för att säkerställa att företagets finansiella register och skatterapporter är korrekta och fullständiga. Din AC bör träffas minst fyra gånger om året för att granska den senaste kvartalsrevisionen.

Ersättningskommitté

Kompensationskommittén (CC) fastställer lönen för högsta chefer. Det är klart att VD och andra tjänstemän med direkta intressekonflikter inte bör vara medlemmar i CC. Ditt CC bör träffas minst två gånger om året. Att hålla ett enda möte varje år kommer att ge intrycket att CC bara skriver under på ett kompensationspaket istället för att hålla en rigorös debatt.

Nomineringskommitté

Syftet med valberedningen (NC) är att nominera personer till styrelsen. Ett NC måste utforma och övervaka en nomineringsprocess.

Sluta tankar

När du strukturerar din styrelse och högsta ledning, var noga med att inte bara ta hänsyn till de olika styrkorna och svagheterna varje medlem tillför bordet, utan också hur personligheter interagerar. Stark företagsledning kommer från en styrelse som varken är för splittrad eller för låst.

Varje styrelseledamot och tjänsteman bör helst vara dedikerad till företagets framgång. Det är inte lätt att hantera ens ett litet företag, och individer som är svaga i sitt engagemang kommer sannolikt att finna sina talanger bättre på annat håll.