Ett välskött möte kan visa sig vara ovärderligt för din organisation och bidra till tillväxt och nya idéer inom din organisation. Ett dåligt skött möte kan dock inte bara försvaga företagets moral utan kosta dig tusentals dollar varje år i förlorade löner och produktivitet.

Till exempel kan ett timmes veckomöte med 10 deltagare kosta i genomsnitt $20 000 dollar per år. Så du måste fråga dig själv, är mötet värt kostnaden? Och i så fall, hur kan du maximera din tid och skapa det mesta värdet av varje möte?

Här är 7 hemligheter för att inte slösa tid på dåligt genomförda möten.

1. Träffas bara för att skapa värde.

Möten är till för att skapa värde, inte spela politik, täcka din baksida eller helt enkelt för att "det är så vi alltid har gjort saker."

Om mötet inte skapar värde, avbryt mötet. Du kommer att skörda en omedelbar besparing av den frigjorda personalens tid, för att inte tala om möjligheten för dem att göra annat mer värdefullt arbete.

Möten är ett bra ställe för att brainstorma idéer, för att nå ett avgörande beslut, för att få fullt stöd från din personal eller för att samordna genomförandet. Se bara till att området du brainstormar om, eller beslutet du fattar, eller projektet du samordnar för skapar tillräckligt mycket värde för ditt företag för att det ska ge en god avkastning på din mötesinvestering.

2. Planera mötet i förväg.

Gör det till ett kulturellt "måste" att ha en ledare (eller åtminstone facilitator) för varje möte, som har tänkt på mötet. Helst innebär detta att man tar fram en skriftlig agenda som kommer i händerna på alla deltagare i god tid före mötet, så att de kan komma förberedda själva.

Om det finns specifik information eller annat förberedelsearbete som deltagarna behöver ha redo, gör det tydligt på dagordningen.

Återigen, det här handlar inte bara om att skapa en "policy" (som i många organisationer helt enkelt kommer att ignoreras) utan snarare om att göra det till ett kulturellt måste i ditt företag att det är så vi gör möten - vi planerar dem i förväg , vi har skrivit agendor, vi kommer fullt förberedda.

3. Håll dina deltagare ansvariga för att starta mötet starkt.

Det innebär att man startar mötet i tid och förväntar sig att alla mötesdeltagare kommer förberedda. Om Tim kommer in sent eller oförberedd, håll honom privat efter mötet för att ha ett vuxensamtal.

"Tim, jag märkte att du kom in 12 minuter för sent idag och att du inte hade Calloway-numren som vi behövde redo att dela. Har det hänt något som står i vägen för det? Det hade verkligen en inverkan på mötet och dina kamrater.”

Alla av oss kommer att ha tillfällen då saker dyker upp, men om Tim har ett upprepat mönster av saker som kommer upp är det något som du måste tolka som oacceptabelt. Rama in det i termer av effekten av det beteendet på de andra deltagarna och företaget. Be om hans fullständiga samtycke till att ändra det beteendet. Denna typ av omedelbar och direkt kommunikation, respektfull och utförd privat efter mötet, kommer vanligtvis att rensa upp Tims beteende.

4. Följ din mötesplan.

Det är en sak att ha en agenda, men en annan sak att faktiskt följa den.

Se till att den som leder mötet vägleder samtalet, ger alla deltagare en röst, driver förbi improduktiva ögonblick när mötet är på väg att gå i en återvändsgränd. Naturligtvis finns det tillfällen då den där tangenten som Sarah tar upp är lysande och sätter igång ett helt nytt sätt att se situationen och det bästa tillvägagångssättet.

Erfarna ledare vet när de ska låta spontanitet och kreativitet ha fritt spelrum. Det finns tillfällen då det är rätt drag för företaget att avstå från din förutfattade agenda.

5. Förtydliga och följ upp åtgärdspunkter.

Det är en sak att ha ett produktivt möte, men för att skörda värdet av det mötet måste saker bli gjorda. I slutet av mötet, gå tillbaka och förtydliga åtgärdsåtaganden från mötet. Det kan låta så här:

"Låt oss sammanfatta vad vi kom överens om att göra. Tim, du äger två åtgärdssteg från och med idag, X och Y, som båda ska göras till fredagens stängning. Du gick med på att markera dem som kompletta på projektbrädan när de var klara. Sarah, du äger objekt Z, som ska vara beräknad till den 15 ^e , och som du kommer att ge en sammanfattning av resultatet i din nästa veckorapport...”

Att klargöra vem som äger vilka uppgifter, när och hur de kommer att "sluta kretsen" genom att rapportera tillbaka att de är slutförda är halva kampen för ansvarsskyldighet. Den andra halvan är pågående uppföljning för att se till att alla tilldelade uppgifter blir gjorda. Som standard bör mötesledaren vara ansvarig för att checka in med alla uppgiftsinnehavare om status och att hålla dem ansvariga om det inte görs enligt överenskommelse. Naturligtvis kan han eller hon delegera detta uppföljningsansvar, men som standard fungerar detta bra.

6. Skicka ett e-postmeddelande om mötet.

Det här är ett e-postmeddelande som listar datapunkter, beslut, nästa steg (Vem? Vad? När? Hur stänger man en slinga?).

7. Var förebild för det beteende du vill se.

En sista kommentar om utförande – som ledare i ditt företag måste du modellera det beteende du vill att andra ska efterlikna.

Är du tydlig i slutet av möten om vem som äger vilka nästa steg och när? Följer du upp dem och håller dem ansvariga för deras tilldelade uppgifter? Utför du konsekvent dina handlingsuppdrag från möten?

En kultur av ansvarstagande byggs till stor del genom att ledare konsekvent gör de beteenden de vill att deras team ska ta till sig.

När du börjar implementera dessa 7 hemligheter kommer du att upptäcka att dina möten är kortare och mer produktiva, vilket leder till mer produktivitet även inom andra delar av din verksamhet.