Kassaflödeshantering är nyckeln till framgång för många nya och växande små/medelstora företag. Kontanter är bränslet som får en SMB att fungera; därför bör dessa verksamheter styras med ett primärt fokus på kassa/kassaflöde snarare än inkomst eller andra finansiella åtgärder.

Hal Shelton, en ängelinvesterare, SCORE-mentor och Amazons bästsäljande författare till "The Secrets to Writing a Successful Business Plan", svarar på viktiga frågor om kontanthantering.

Enligt U.S. Small Business Administration misslyckas nästan hälften av alla småföretag inom sina första fem år. En stor anledning till detta verkar vara dålig kassaflödeshantering.

1. Varför är effektiv kassaflödeshantering så avgörande för ett litet till medelstort företag, särskilt ett som är nytt eller växande?

Hal Shelton: Att ha för lite eller för mycket pengar nämns ofta bland de främsta orsakerna till att ett litet företag misslyckas. Bra kontanthantering ger stabilitet till ett företag, vilket ger möjlighet att välja kunder, leverantörer och personal, förhandla fram de bästa villkoren, planera för tillväxt, etc.

Kontantresurser som är tillgängliga för nya små till medelstora företag (SMF) är vanligtvis knappa, så du måste veta att kan du uppfylla denna veckas lönelista; betala säljarens räkningar och dra fördel av eventuella rabatter som erbjuds; ta på dig nytt arbete, projekt, territorier etc. för att underlätta ditt företags tillväxt; och betala grundaren/VD. Du bör veta hur mycket kontanter du har på banken i slutet av varje dag.

Insamling är en mycket tidskrävande process och är vanligtvis störande för att hantera den pågående verksamheten. När du väl har samlat in pengar, använd dem på ett klokt sätt så att du kan lägga tid på att hantera och växa verksamheten, snarare än att vara på ett löpband för att samla in pengar.

Fråga 2. Vilka är de vanligaste missuppfattningarna människor har om kassaflödeshantering?

Misuppfattning #1. Kassaflödeshantering är ett främmande språk, och du behöver speciella kunskaper för att beräkna det.
Faktum är att kassaflödet är lättare att beräkna än inkomst med alla dess redovisningsregler. Du har pengarna, eller så har du inte. Prognostisera kontanter som kommer in och kontanter som går ut, och du har det. Naturligtvis behöver du förståelse för din verksamhet och vad som får den att ticka. Men du behöver kunna din företagsekonomi för att vara en effektiv och lönsam entreprenör.

Misuppfattning #2. Du behöver bara förbereda ett kassaflöde en gång om året när du planerar din budget.
Inte sant. Du måste projicera kassaflödet varje månad och få det att förlänga 12 månader – en rullande 12-månaders prognos. Om företaget har kontantproblem, kan kontantprognosen vara varje vecka – kommer du att kunna göra löner etc.?

Misuppfattning #3. Om ditt företag är lönsamt kan du inte ha ett kassaflödesproblem.
Inte sant, se svaret på nästa fråga.

Fråga 3. Kan ett företag som har många kunder och går med vinst fortfarande uppleva kassaflödesproblem?

Det är ofta växande företag som blir förvånade när kassakrisen kommer. När du växer måste du bygga fler produkter för ett produktföretag eller anställa personal för ett tjänsteföretag – i båda fallen är det före försäljningen. Därför spenderar du pengar innan du får betalt.

Att ge dina kunder kreditvillkor förvärrar dessutom situationen; du har gjort försäljningen, men det kan ta 30 eller 60 dagar innan du får pengarna från försäljningen. Du kan prata om gjorda försäljningar, bokningar, intäkter etc., men dessa är inte nödvändigtvis kontanter som tas emot samtidigt.

Fråga 4. Vilka är några vanliga misstag företagare gör när det kommer till kassaflödeshantering?

Fel nr 1. Att inte ha en månatlig kassaflödesprognos som sträcker sig 12 månader framåt.
Det är viktigt att kunna se när kontantbrist kan uppstå så att du kan vidta effektiva åtgärder. Såvida du inte finansierar verksamheten från ditt personliga konto, tar de flesta andra sätt att skaffa finansiering lite tid – ett banklån, onlinelån, crowdfundingkampanj, ängelinvesterare, etc. Om du inte ger dig själv tid att skaffa extern finansiering, då du har inget annat val än att finansiera företaget själv – eller acceptera vilka villkor som en finansiär kräver.

Fel 2. Grundare/VD tycker att kassaflödet är revisorns jobb.
Revisorn rapporterar om tidigare aktiviteter. VD:n får saker att hända framöver och måste ha i åtanke vad den kontanta effekten av hennes beslut/handlingar kommer att bli.

Fel 3. Att inte ha en "Plan B".
Om det uppstår en kassakris, hur kommer du att klara/hantera det? Vilken personal och utgifter att minska, vilka leverantörsfakturor för att försena betalningen och alla andra åtgärder för att spara pengar? Naturligtvis måste du uppdatera/finjustera listan om/när det uppstår en kassakris – men det är bra att ha planerat i förväg.

Fel 4. Tänker att man aldrig kan ha för mycket pengar.
För mycket kontanter är en av anledningarna till att företag misslyckas. Kanske beror det på att du är för konservativ, inte villig att ta några risker i nya möjligheter. Eller om du går för långt kanske du inte gör genomtänkta investeringar/utgifter (t.ex. anställer personal i god tid innan försäljning av produkter/tjänster).

Fel 5. Tänker att evenemang blir precis som budgeterat ett år i förväg.
Det här är inte den miljö där små och medelstora företag verkar. Det sker ständig förändring. Ange därför oförutsedda utgifter i budgeten – anta att inte all försäljning kommer att ske och att fler utgifter kommer att behövas.

Fel nr 6. Att inte fylla i punkterna i nästa fråga som en del av god förvaltningssed

Fråga 5. På vilka sätt kan företag hantera kassaflödesbrister och svårigheter innan det är för sent?

Vad du kan göra själv

• Förbered kassaflödesprognoser för att varna dig om eventuella problem innan de inträffar
• Bygg upp kassareserver under positiva kassaflödescykler att använda under de oundvikliga nedgångarna
• Förbered en budget, följ den i allmänhet, men var inte en slav under den. Utnyttja möjligheter och dra tillbaka när det är lämpligt.

Gränssnitt med kunder

• Skicka ut fakturor i rätt tid med korrekt information
• Se till att kunderna vet när betalningarna förfaller (att säga att fakturan ska förfalla den 3 oktober är mer kraftfullt än att säga att det fakturerade beloppet förfaller inom 30 dagar).
• Övervaka dina kundfordringar och ring kunder vid försening
• Gör en kreditkontroll av kunder innan du säljer till dem
• Erbjud rabatter för snabb betalning
• Om du har månadskontrakt, försök med årliga; om du har årskontrakt, prova på 2-3 år. Försök att få några betalningar i förskott.
• Tillhandahålla flera betalningsalternativ för kunder – kreditkort, Pay Pal, banköverföring eller någon annan form av elektronisk betalning. Betalning med check går mycket långsamt både för post- och bankavräkningstider

Gränssnitt med leverantörer

• Utnyttja alla rabatter på snabba betalningar
• Förhandla om utökade kreditvillkor
• Betala alla räkningar i tid

Gränssnitt med bank

• Få ett remburs, eller om du har en, få en högre gräns. Den bästa tiden att skaffa en LOC är när du inte behöver den.

Recap

Som ordspråket säger, "Cash is King." Om du har det kan du driva och växa din verksamhet på ett ordnat sätt och dra nytta av tidigare oförutsedda möjligheter. Om du inte har tillräckligt med kontanter kommer det att bli ett problem och du måste tvinga fram avvägningar mellan att göra löner och andra prioriteringar.

Sätt ihop en pågående process för kassaflödesprognoser som varnar dig när det kan finnas kassaflödessvårigheter eller möjligheter. Vidta åtgärder nu för att förhindra det negativa och positionera dig för möjligheterna.