Få uppgifter slår rädsla i hjärtat hos småföretagare som redovisning.

De olika uppgifterna som ingår i hanteringen av bokföring för ditt småföretag – att sammanställa rapporter, spåra utgifter, balansera budgetar, förstå skatteregler och regler – kan få huvudet att snurra, särskilt när tallriken redan är full med andra viktiga uppgifter.

Du kan dock inte ignorera de sammanflätade uppgifterna med bokföring och redovisning. Att se till att du är kassaflödespositiv är hur du håller i verksamheten , så ditt mål bör vara att göra bokföringen så hanterbar och prisvärd som möjligt.

Med det i åtanke, här är fem redovisningstips som kan spara pengar och hjälpa ditt företag att fungera smidigt:

Separera affärs- och privatutgifter

En av de första sakerna du bör göra när du öppnar ett företag är att separera dina företags- och privata utgifter genom att öppna ett företagsbankkonto och/eller skaffa ett dedikerat företagskreditkort.

Att separera dina utgifter är avgörande av flera anledningar, inklusive det faktum att du kommer att behålla personligt ansvarsskydd om någon vidtar rättsliga åtgärder mot ditt företag.

Det är också ett enkelt steg som sparar tid och pengar på lång sikt. Om du behöver analysera dina personliga kontoutdrag för att hitta alla dina affärsutgifter varje gång du vill göra en kassaflödesrapport eller lämna in dina kvartalsskatter, kommer du att ge dig själv huvudvärk (eller, i ett annat scenario, fler fakturerbara timmar till revisorn du betalar för att hjälpa dig). Du kommer också att missa avgörande utgifter, vilket gör dig redo för potentiellt felaktig finansiell rapportering, skatteanmälningar och IRS-revisioner.

Om du inte redan har separerat dina utgifter är det dags att börja.

Bli din egen revisor med bokföringsprogram

Det finns fördelar med att anställa en revisor på tillfällig eller till och med heltid, vilket vi kommer in på nedan. Men om du är en liten verksamhet är det enklare än någonsin att hantera din egen bokföring med hjälp av automatiska alternativ för bokföringsprogram.

"Automatisk" är nyckelordet här. Om du är överväldigad av möjligheten att göra din egen bokföring, vet att det finns en mängd olika alternativ för bokföringsprogram där ute som kan göra dina böcker åt dig. Du ansluter ditt företagsbankkonto och låter programvaran (beroende på vilken du väljer och vilka dina behov är) göra saker som att spåra dina utgifter, skicka fakturor och köra rapporter med en knapptryckning.

Det bästa av allt är att några av dessa alternativ för bokföringsprogram är helt gratis , och kan utföra många av de uppgifter en småföretagare behöver utan uppgraderingar eller, alternativt, med billiga plug-ins och tillägg. När ditt företag växer kan du överväga att migrera till ett betalalternativ, som kommer att vara värt pengarna i sin lätthet och enkelhet.

Skapa tydliga betalningsvillkor

Om ditt företag arbetar med ett faktureringssystem som kräver att du väntar på full betalning från dina kunder, kan du ofta stirra på en kassakris. Det beror på att att skicka en faktura ofta bara är början på processen att få betalt.

Det är viktigt att du upprättar tydliga fakturabetalningsvillkor från början, så att ditt kassaflöde inte hålls uppe av sena betalningar från kunder som inte förstår dina redovisningsbehov. Inte konstigt att mer än en tredjedel av alla fakturabetalningar är sena, enligt Xero.

Innan du börjar ett jobb, diskutera och klargör dina betalningsvillkor, som bör innehålla:

• Betalningsförfallodatum vid mottagandet av fakturan (och ju tidigare du anger ditt förfallodatum – en eller två veckor håller på att bli standard – desto snabbare får du betalt).
• Accepterade betalningssätt, från kontanter till checkar till kreditkort och digitala plånböcker.
• Straffavgifter för sen betalning och/eller små rabatter på förtidsbetalningar.

Var inte rädd för att skicka påminnelser (du kan ibland använda ditt bokföringsprogram för att skicka automatiska knuffar till dina kunder) och följa upp vad du är skyldig.

Budget för oväntade utgifter

Alla vet värdet av en regnig dag fond, både i deras affärsliv och privatliv. Detta är särskilt viktigt för småföretag. Stora utgifter som att hantera följderna av en naturkatastrof eller stora utrustningsfel kan få alla små företag att gå ur spåret.

Exempel:Enligt FEMA, efter en katastrof, misslyckas 90 % av småföretagen inom ett år om de inte öppnar igen inom fem dagar. Att ha extra kapital till hands hjälper dig att komma igång igen.

Bygg in utrymme för oväntade utgifter i din budget. Alternativen – att stänga butiken tills du kan skrapa ihop pengarna, eller ta en nödkredit, kommer att kosta dig antingen förlorade affärer eller räntebetalningar.

Möt en proaktiv CPA

Som vi har diskuterat är småföretagare nu mer kapabla än någonsin tidigare att göra sin egen dagliga bokföring. För att kunna fatta de bästa långsiktiga ekonomiska besluten för ditt företag bör du dock träffa en auktoriserad revisor (CPA).

En CPA – en utbildad och erfaren revisor som var tvungen att klara ett prov för att bli certifierad – kan hjälpa dig att ta itu med de stora bokföringsfrågorna som ditt företag står inför.

Dessa frågor och uppgifter kan inkludera att förbereda dig för skattesäsongen eller hjälpa dig att följa ändringar i skattelagstiftningen. Du kan också stödja dig på deras expertis om du vill ta ett småföretagslån eller om du behöver ändra ditt företags juridiska struktur.

Om ditt företag växer och du vill anställa anställda är en CPA en bra roll att fylla tidigt. Du kan också träffas regelbundet – kvartalsvis eller två gånger om året – med en CPA för att gå igenom dina framsteg. Använd resurser som American Institute of Certified Public Accountants för att hitta en CPA-katalog. Du vill ha en CPA som kan se över din ekonomi och ta med idéer till bordet om hur du kan gå vidare på ett ansvarsfullt sätt. En proaktiv CPA med idéer som leder till verkliga besparingar eller intäkter är värt sin avgift eller lön, och lite till.

Bokföring är inte den mest glamorösa delen av att driva ett företag, men det kan vara det viktigaste. Ditt kassaflöde är ditt företags livsnerv, och att ha koll på det – såväl som en känsla för hur man använder det – med ovanstående tips hjälper dig att hålla dig lösningskraftig och hållbar, oavsett vad som kommer mot dig.