Det är tydligt att distansarbete har ökat de senaste åren, men covid-19-krisen har gjort det vanligare än någonsin.

En kombination av nödvändighet och mandat har tvingat majoriteten av amerikanska företag att ta till sig en modell för att arbeta hemifrån, och företag försöker anpassa sig till de utmaningar som följer med denna förändring.

Redan före pandemin var känslor av ensamhet och isolering ingenting nytt för distansarbetare. Dagens riktlinjer för social distansering och stadsomfattande avstängningar har bara förstärkt dessa känslor samtidigt som det gör det svårare för teammedlemmar att ansluta. Dessutom brottas många distansarbetare med ytterligare distraktioner under dessa svåra tider – deras makar och barn är också hemma, och de dagliga nyheterna är svårare att ta emot och ännu svårare att stänga av.

Med tanke på dessa utmaningar är det av yttersta vikt för företag att hitta sätt att hålla sina nya distansarbetare engagerade, glada och produktiva.

Anpassa sig till den avlägsna verkligheten

Det klipp-och-torka arbetsschema så många anställda på kontoret följer gäller inte nödvändigtvis distansarbete. Visst, huvuddelen av arbetet görs fortfarande under en typisk 08:30 till 17:30. tidsram, men gränserna lossnar när varje anställd faller in i sin egen rytm hemifrån.

Det kommer att ta tid för de anställda att hitta en balans mellan arbete och privatliv som gör att de kan komma in i en produktivitetsspår samtidigt som de tar hand om saker hemma. Men när de väl har tagit steget kommer företag att bli förvånade över resultaten: Närare studier visar att distansanställda arbetar hårdare och längre än människor som arbetar på ett kontor.

Ändå uppstår denna höga produktivitetsnivå bara när företag effektivt engagerar sig med sina avlägsna team.

Här är fyra sätt att låsa in fjärranställda:

1. Främja kontakt ansikte mot ansikte.
Programvara för snabbmeddelanden kan hjälpa avlägsna team att hålla kontakten, men det är inget botemedel för distansarbetare som känner att de är ensamma på en ö. Att främja mänsklig kontakt är av största vikt under dessa svåra tider, och det finns ingen ersättning för öga mot öga interaktion.

Företag bör använda videokonferensteknik på en mängd olika sätt. Ledare kan använda det för att checka in med anställda regelbundet, team bör använda det för att kommunicera och samarbeta under hela dagen, och det kan också finnas dedikerade kanaler som simulerar tillfälliga "vattenkylare" konversationer. Ge anställda stora möjligheter att skapa virtuell ögonkontakt och ansluta på en djupare nivå.

2. Sätt upp tydliga mål.
Mål driver vilken arbetsplats som helst. Se till att anställda vet att flexibiliteten i distansarbete inkluderar ett ansvar att leverera resultat genom att sätta tydliga affärsförväntningar och mål.

När du sätter upp dessa mål bör du överväga att följa ett tillvägagångssätt som kallas mål och nyckelresultat, eller OKR. Pionjärer av Intel och populariserade av Google, OKR-metoden fokuserar uteslutande på kvantifierbara resultatbaserade mål som flyttar nålen för verksamheten.

När avlägsna team arbetar i enighet för att uppnå en OKR spelar det ingen roll vilken tid på dygnet de klockar in eller hur många timmar de har loggat vid dagens slut. Allt som betyder något är slutresultatet.

3. Hedra olika arbetsvanor.
Inte alla distansarbetare har samma dagliga rutin. Många anställda jonglerar viktiga familjeförpliktelser med sina yrkesuppgifter, vilket innebär att de bara kan arbeta periodvis.

Det är avgörande för arbetsgivare att vara medvetna om detta och att tillgodose allas tidsramar så mycket som möjligt. Denna aspekt kan inte vara viktigare i det nuvarande klimatet, eftersom vi alla arbetar hemifrån under covid-19-pandemin och försöker anpassa våra arbetssätt till en miljö som inkluderar familjemedlemmar, rumskamrater, husdjur etc. Företag bör förvänta sig och välkomna dessa tillägg till den nya arbetsmiljön istället för att motstå dem.

Överkommunicera med teammedlemmar innan du schemalägger obligatoriska möten och sätter deadlines. Tunghänt ledarskap och avlägset team går inte ihop – avsätt ett stelt tänkesätt för ett som är både flexibelt och öppet sinne.

4. Uppmuntra peer-to-peer-ansvar.
En ansvarig arbetsplats är effektiv. Samma mantra bör gälla oavsett om dina teammedlemmar arbetar på kontoret eller från sina hem.

Starka team ger implicit anställda att hålla varandra ansvariga. I en avlägsen miljö blir det svårare för chefer och seniora ledare att hålla koll på den dagliga dynamiken. Frontlinjearbetare har den bästa förståelsen för vilka teammedlemmar som kanske inte håller upp köpet.

Om du håller både team och individer ansvariga för att uppnå mål, kommer peer-to-peer-ansvar organiskt att bildas och vara en kraftfull drivkraft för verksamheten.

Att göra ett företagsomfattande skifte till distansarbete är ingen lätt bedrift. För att bli framgångsrik måste företagsledare praktisera vad de predikar. Så länge de utnyttjar tekniken och följer riktlinjerna som de har infört, kommer deras anställda att följa efter.

Den plötsliga förekomsten av distansarbete var oväntad, och det kommer att vara en gradvis anpassning för vissa. När fler företag engagerar sina anställda och replikerar viktiga delar av upplevelsen på kontoret på distans, kommer teamen att kunna övervinna befintliga hinder och återfå sin produktivitet.