Det har varit mycket surr om distansarbete under denna tid av coronaviruset – men att arbeta hemifrån är verkligen inte nytt. För tre år sedan rapporterade FlexJobs att cirka 4 miljoner amerikanska anställda arbetade hemifrån minst hälften av tiden. Vid det här laget vet vi alla att distansarbete ökar produktiviteten, ökar de anställdas moral och främjar både mentalt och fysiskt välbefinnande.

Ungefär 28 % av den amerikanska arbetskraften tvingades arbeta hemifrån på grund av COVID-19, enligt en nyligen genomförd undersökning från TSheets av QuickBooks. Och för cirka 40 % av dem var fjärrarbete en ny och inte nödvändigtvis smidig upplevelse. Faktum är att de rapporterar överraskande nog att deras produktivitet har minskat. Undersökningen visar att dessa arbetare kämpade med "provisoriska kontorsutrymmen" och fann det svårt att balansera sitt arbete och sitt personliga ansvar. Lyckligtvis säger 33% att de är mer produktiva. Resten säger att deras produktivitet är densamma.

Undersökningen visar att respondenternas ålder eller antalet vuxna eller barn i hushållen inte påverkade produktiviteten. Boven i dessa fall verkade vara timmar som spenderades på jobbet - 40% säger att de arbetar färre timmar per vecka hemifrån. Av dessa säger de flesta att de arbetar mellan 1-10 timmar färre.

Å andra sidan säger 28 % som arbetar hemifrån på grund av covid-19 att de arbetar mycket mer – 33 % säger att de lägger ner 16 timmar till per vecka. Det är stor skillnad mellan tjänstemän som säger att deras arbetstider inte har förändrats och timanställda – av vilka 48 % arbetar färre timmar i veckan.

Om din personals produktivitet verkar släpa – eller din är det – kommer här några råd om hur du och de kan bli mer produktiva när du arbetar hemifrån.

1. Dedikerad arbetsyta

Även de bästa av oss kan bli distraherade när vi arbetar hemifrån. Om möjligt, uppmuntra dem att skapa en dedikerad arbetsyta. Enligt TSheets-undersökningen hade 57 % av de tillfrågade inte en dedikerad arbetsplats i sina hem eller var tvungna att skapa plats för en annan hushållsmedlem. Och 55 % av arbetarna säger att de kämpar med personliga distraktioner hela dagen.

Du kan förstå varför produktiviteten släpar när 28 % av arbetarna måste arbeta från sina vardagsrum. Andra har skapat utrymme i sina sovrum, gästrum eller vid köksbordet. En mindre andel arbetar från sitt garage eller annat förråd.

Ibland behöver människor en fysisk påminnelse om att de ska till jobbet. Att skapa en dedikerad arbetsyta hjälper till att ge den "pausen".

Även om ett helt rum inte är tillgängligt, försök att avsätta en del av ett rum, eller bara ett bord som bara används för arbete. TSheets rekommenderar att du omger det utrymmet med saker som säger till din hjärna "det här är en plats för arbete."

Att se till att du och din personal har rätt utrustning är avgörande för att uppmuntra produktiviteten.

Det är troligt att de flesta av din personal kommer att arbeta från bärbara datorer, vilket kan vara en ryggmördare. Tillbehör som bildskärmar eller bärbara stigare, en ergonomisk stol kan göra stor skillnad.

Fråga ditt team vad de behöver – 40 % av arbetarundersökningen säger att deras arbetsgivare kompenserar dem för åtminstone en del arbetsplatsutrustning.

2. Omfamna virtuell kommunikation

Det är uppenbart att policyer för säkrare arbete i hemmet minskar antalet mötesarbetare. Men medan nästan 40 % av de anställda säger att de deltar i färre möten, säger över 50 % att de skickar fler e-postmeddelanden och pratar mer i telefon. Detta har förbättrat kommunikationen för 27 % av arbetarna.

Några andra sätt att uppmuntra teamkommunikation:

• Håll virtuella hangouts. Kom ikapp ditt team genom att schemalägga videokonferenser. Avsätt lite tid för personligt samtal under dessa möten. Så många människor saknar de personliga relationerna de har med kollegor.
• Häng ut i en virtuell vattenkylare. Du kan utöka den idén genom att starta en dedikerad chattkanal eller videokonferenslänk som är live hela dagen. Anställda kan hoppa in och ut ur dessa kanaler när tiden tillåter.
• Skapa virtuella utmaningar. Utmana ditt team att lägga upp foton på sina husdjur, dela med sig av sina bästa tips om att arbeta hemifrån eller samarbeta i en lagspellista.

Att delta i virtuell kommunikation kan främja teammoralen och avvärja känslor av frånkoppling eller ensamhet.

3. Håll dig frisk

Att arbeta hemifrån under coronaviruset kommer med sina utmaningar – 30 % av de anställda känner sig utbrända och 29 % säger att deras sömnmönster är störda.

Här är några tips som hjälper dig att hålla dig frisk:

• Gå ut. Att bara ta en kort promenad kan fräscha upp våra hjärnor.
• Få igång blodet. En vän till mig hoppar rep i 10 minuter varje eftermiddag. En annan gör ett 10-minuters magträning. Båda säger att det hjälper dem att vara positiva och fokuserade.

4. Prata om framtidens arbete

Många stater låter människor komma tillbaka till kontor; Men många arbetsgivare bestämde sig för att behålla virtuellt arbete åtminstone i flera månader till. Undersökningen visar att 30 % av arbetstagarna tror att deras arbetsgivare kommer att vara mer öppna för att arbeta hemifrån när policyerna för säkrare hemifrån upphävs. Och många affärsexperter förutspår att framtiden för distansarbete är nu.

Om du funderar på att bli ett virtuellt företag permanent (det kan spara en hel del pengar som spenderas på overhead), visar den här undersökningen att åtminstone vissa medlemmar av din personal kan vara lite ovilliga att göra bytet, medan andra kommer att anamma det . Det enda sättet att veta är att prata med dem. Kanske kan du skapa en hybrid arbetsstil eller hitta lösningar för dem som tycker att deras produktivitet släpar efter.