Från enskild firma till Fortune 500-företag, inget företag kan undgå den fruktade uppgiften att bokföra. Även om det definitivt inte är en av de mest glamorösa delarna av jobbet, är redovisning kärnan i småföretagens framgång, vilket innebär att misstag kan vara förödande.
För att undvika den ekonomiska huvudvärk som kommer med dålig bokföring är det viktigt att först vara medveten om de fallgropar som kan fånga dig.
Även om de kanske inte krävs av IRS, ger kvitton under 75 USD stödjande dokumentation för många av de avdrag du kan göra anspråk på. Även om det fortfarande är nödvändigt att förvara dem i en mapp eller låda vid en revision, har de flesta digitala och onlinebokföringsprogram tilläggsprogram som låter dig ta ett foto av ditt kvitto och associera det med motsvarande post. Om du föredrar att spara dina kvitton separat, finns det också många tredjepartsprogram som du kan välja mellan.
Att försumma att hålla reda på ersättningsbara utgifter är som att spola ner pengar i toaletten. Inte bara kan pengar gå förlorade, utan skatteavdrag kan också gå förlorade, vilket i princip är samma sak. Återigen, det finns många appar och program för utgiftsspårning tillgängliga för att göra denna process enkel och konsekvent. Försök ta för vana att spåra dina utgifter när du samlar på dem - ju längre du går utan spårning, desto mer sannolikt kommer dina utgifter att förbises. Att spåra ersättningsbara utgifter är lika viktigt som att hålla dina minsta kvitton:ett låter dig hålla reda på papper i händelse av en revision; den andra låter dig spåra ditt företags ekonomiska hälsa.
Med så många oberoende entreprenörer, konsulter och frilansare nuförtiden kan det ibland vara svårt att avgöra vem som är anställd och inte. Detta bör dock inte försummas. Felklassificering av anställda och entreprenörer kan få betydande konsekvenser, såsom skattestraff och stämningar.
Oavsett om du bestämmer dig för att anlita en revisor på deltid eller lägga ut arbetet på en professionell, är kommunikation nyckeln till effektiv redovisning, eftersom det håller alla på samma sida och minimerar fel. Ett av de vanligaste misstagen är till exempel att betala någon bonus och inte anmäla det till revisorn. En annan är att köpa förnödenheter och inte rapportera revisorn eller att inte lämna kvitton.
Att stämma av dina böcker med dina kontoutdrag är avgörande för att bestämma din ekonomiska hälsa. Det är viktigt att se till att det görs korrekt och konsekvent. Att stämma av böckerna hjälper dig att identifiera hur mycket pengar du har till hands vid varje given tidpunkt och låter dig även upptäcka bankfel innan de blir stora problem. Men avstämning kan vara komplicerad, så det rekommenderas starkt att anlita en erfaren revisor.
När det kommer till revisioner kan ett papperslöst kontor vara ett stort ansvar, speciellt vid tekniska problem. Skattemyndigheter som IRS vill se ett pappersspår som inkluderar tydligt synlig dokumentation och ett välorganiserat system med pappersbackuper. Applikationer som sparar dina kvitton kan göra den dagliga verksamheten enklare, men det är fortfarande viktigt att ha en säkerhetskopia av din ekonomi i minst sju år.
På grund av explosionen av e-handel under de senaste 10 åren har moms blivit en komplex fråga för många småföretag. Historiskt sett var det misstag de oftast gjorde helt enkelt att inte dra av moms från den totala försäljningen, vilket resulterade i engångsbelopp överraskningar vid skattetillfället. Även om detta förblir fallet, har de senaste ändringarna i federal lag gjort det svårare att samla in omsättningsskatt när det kommer till online, stat-till-stat efterlevnad. Se till att du och din revisor är bekanta med de senaste regeländringarna så att du kan fortsätta att följa och begränsa din totala skatteskuld.
Varje litet företag som använder småpengar bör ha en dedikerad vårdnadshavare, som kan hantera det och godkänna köp, vilket säkerställer ansvar och begränsar riskerna för bedrägeri, stöld och missbruk. För det ändamålet måste företag ha tydliga policyer för småpengarinköp och varje köp som görs med det måste åtföljas av ett kvitto på utgiften för att upprätthålla tydlig dokumentation av avdrag vid tidpunkten för skatteanmälan. Kvitton och andra kontanter måste motsvara det ursprungliga dollarbeloppet som avsetts för fonden. När fonden är uttömd kan en check skrivas till kontanter för att återställa hela beloppet. Att inte ha en policy för småkassa, en vårdnadshavare eller kvitton kan skapa huvudvärk för din revisor och kan leda till allvarliga problem vid inlämning av skatter.
Att ha en tydlig och organiserad kontoplan är avgörande för din bokföring. Medan de flesta utgiftskategorier är ganska vanliga och enkla, är misstaget många företagare gör när de för sina egna böcker att skapa dubbletter av kategorier eller att inte lägga in utgifter i lämplig kategori. Använd allmänna redovisningsriktlinjer för standardkategorier och skapa så få nya kategorier som möjligt. En professionell revisor kan hjälpa dig att rensa dina böcker och se till att din kontoplan är smidig och ren.
De flesta småföretagare hatar att göra sina egna böcker, men insisterar på att göra det själva. Professionella och kompetenta revisorer har kompetensen att få jobbet gjort snabbt och effektivt, och de har erfarenheten att upptäcka subtila fel som annars skulle kunna missas. Som proffs kommer du också att vara medveten om de skatteförändringar som kan påverka din dagliga ekonomiska praxis. I det långa loppet är det oerhört fördelaktigt att ha en andra uppsättning ögon på dina finansiella poster och sparar tid och pengar.
Om du har en fråga om din redovisningspraxis eller vill förbättra din ekonomiska historik, kontakta en SCORE-rådgivare idag!
för
