Virtuella möten kräver en helt annan strategi. Har du anpassat dig?

Många organisationer har varit tvungna att återuppfinna sina spelböcker 2020 eftersom de har anpassat sig till distansarbete utan tid att planera eller vänja sig vid en annan arbetsplatsmodell. En stötesten som många företag möter när de gör denna övergång är att anpassa sina personliga möten till en virtuell miljö.

Anta inte att dina personliga mötesformat kommer att överföras bra till en virtuell miljö. Även om en videokonferens ungefär motsvarar personliga möten är det ofta svårt att behålla deltagarnas uppmärksamhet och engagemang i det här formatet – många av dina personliga möten kommer att vara mindre nödvändiga eller effektiva på en avlägsen arbetsplats.

Att övergå till distansarbete är det perfekta tillfället att inventera din mötesstrategi. I en kontorsmiljö blir möten standard – det är lättare att låta en kollega stanna till på kontoret i 15 minuter för att komma på något, snarare än att skicka e-postmeddelanden fram och tillbaka i en timme. Virtuella möten är svårare att schemalägga och det är svårare att veta om du stör dina kollegors arbetsflöde.

Med målmedvetna tankar och avsiktliga åtgärder kan du justera ditt teams mötesmetoder för att passa den nya, virtuella normala. Här är tre sätt att börja:

Klipp ut onödiga möten

När folk flyttar tar de en bedömning av alla tillhörigheter de inte använder längre och använder det som en tid för att städa huset. Detsamma är sant med möten; de första mötena du bör minska är de som inte ger värde för alla som deltar.

Det är bra att tänka på målet för varje möte och om det uppnås, särskilt i en avlägsen miljö. Om du behöver brainstorma idéer eller ha en viktig diskussion om företagets kärnfokus kan ett möte vara det bästa alternativet. Men alltför många människor håller möten där inte alla deltar och informationen som diskuteras kan fördelas annorlunda.

Kortare är bättre

Zoomtrötthet har blivit ett populärt begrepp på sistone, med goda skäl:folk har inte energin att sitta på videosamtal hela dagen. Som grundregel måste virtuella möten förmodligen vara hälften så långa som de var personligen.

Det hjälper till att hålla mötena kortare, men det är också viktigt att se till att ingen enskild person pratar oavbrutet för länge. Annars är det inte ett möte, det är en monolog och anställda kommer oundvikligen att sluta lyssna.

På samma sätt är det användbart att överväga rätt takt för möten mellan chefer och direkta rapporter. På ett kontor kan chefer ha direktrapporter med sig för en 15-minuters incheckning över kaffe varje morgon, eller ha timslånga möten en gång i veckan. När du leder ett virtuellt team kanske du tycker att det är bättre att minska och konsolidera dessa möten. Detta hjälper till att rensa dina anställdas schema för projekttid och undvika att öka tröttheten i videosamtal.

Videokonferenser gör det möjligt för människor att hålla helt interaktiva möten på en virtuell arbetsplats. Men det kan också skapa självbelåtenhet, vilseleda chefer och ledare att tro att de kan ta sina personliga möten och helt enkelt överföra dem online.

Stoppa "Uppdatera möten"

De möten som slösar bort mest tid för organisationer är "uppdateringsmöten". Uppdateringsmöten är när en enstaka eller ett litet antal talare läser en massa information, ofta från anteckningar eller ett delat PowerPoint-kort. Det är väldigt lite diskussion eller interaktivitet i dessa möten, och de kan ofta kännas som ett slöseri med värdefull tid, särskilt i en avlägsen miljö.

Även om informationen är viktig, uppdatera möten presentera innehållet på ett så torrt sätt att teammedlemmarna ägnar begränsad uppmärksamhet. Det finns bättre sätt att hålla ditt team uppdaterat och hålla människor ansvariga.

En av dessa taktiker är ett memosystem, senast populärt av Amazons vd Jeff Bezos. På Amazon kräver Bezos att teammedlemmar skapar ett skriftligt memo före varje möte. Detta memo tillhandahåller bakgrundsmaterial och relevant information för diskussion. Sedan distribueras PM till alla deltagare i början av mötet och alla tar sig tid att läsa relevant information individuellt innan diskussionen börjar.

Vi har modifierat detta system för en avlägsen miljö:PM skickas ut före mötet och anställda förväntas komma förberedda och redo att diskutera PM. Memot minskar tiden som behövs för mötet med minst hälften, och produktiviteten och engagemanget är mycket högre.

För ämnen som kräver mer nyans, överväg att ersätta ett möte med en asynkron eller enkelriktad video. Om du måste svara på en komplicerad fråga eller ge en detaljerad förklaring till en kollega, överväg att ta några minuter för att spela in en video där du går igenom svaret eller delar en uppdatering. Det här är inte bara mer personligt än ett e-postmeddelande, utan det är också tydligare – det säkerställer att viktiga saker som ton och kroppsspråk ingår i ditt svar. En asynkron video tar också kortare tid än ett möte, för både avsändaren och mottagaren.

Sanningen är att virtuella möten är ett helt annat spel. Men om du fokuserar på att begränsa onödiga möten, använda asynkron video, prova ett memosystem och förkorta de möten du har, kan du hålla möten i världsklass i en avlägsen miljö.