Sex sätt att närma sig små virtuella evenemang som producenten av en Broadway Show

Eftersom världen fortsätter att förlita sig på virtuella och hybridhändelser i kölvattnet av covid-19-pandemin, kan små och medelstora företag använda denna övergång till sin fördel.

Ett virtuellt evenemang kan förvandla vanliga affärer till engagerande evenemang som kan vara ännu mer spännande än personliga sammankomster.

För att åstadkomma detta kan små till medelstora företag titta på Broadway-shower för inspiration. Som med alla tillvägagångssätt, kräver det mycket planering på frontend för att säkerställa att evenemanget uppfyller organisationens mål.

Ge en övertygande serie Show Upfront.

Det bästa sättet att få folk att gå med i ditt evenemang är att göra det till något de vill delta i. Genom att dela en övertygande serie show i förväg kommer potentiella deltagare att veta vad de kan lära sig av evenemanget.

Världen börjar bli mer van vid att gå med i evenemang från deras hem, men varje evenemang måste sticka ut från andra objekt i en deltagares kalender. Med tanke på hur kaotiska våra liv är för tillfället är det lätt att göra flera saker under en session eller ställa om efter några minuter, så ge inte deltagarna det alternativet. Som det gamla ordspråket säger, "Du har bara en chans att göra ett första intryck." Gör det minnesvärt.

Definiera din berättelse

Du är den bästa personen att definiera din organisations historia. Så när du planerar ett evenemang, ta en ärlig bedömning av vad som fungerar, vad som inte gör det och vilka områden som behöver förbättras.

Se till att också titta på det genom deltagarnas ögon. Tänk på var dina deltagare är när de närmar sig evenemanget. Vad vill de ta bort och vad vill du att de ska ta bort? Vilka meddelanden behöver de höra?

Skräddarsy sedan evenemanget för att se till att din berättelse är tydlig. Om du inte tar dig tid att definiera din berättelse kommer deltagarna att göra det åt dig, och deras definition kanske inte överensstämmer med hur du vill att de ska se den.

Behandla potentiella frågor i början av presentationerna

Vissa virtuella och hybrida evenemangsdeltagare kanske inte är bekanta med hur dessa evenemang fungerar. Det är bäst att dela med sig av marken i förväg för att dämpa all rädsla.

Låt deltagarna veta hur de kan engagera sig och delta. Se till att svara på eventuella frågor som du misstänker kan uppstå. Se till att de vet vad de kan förvänta sig för att dra full nytta av sin tidsinvestering.

Håll talsessioner korta

Medan många arbetar på distans och inte pendlar till och från kontoret, är deras tidskrav lika stora som någonsin. För företag som arrangerar ett virtuellt eller hybridevenemang betyder det att deltagare kanske inte kan eller vill ge sin odelade uppmärksamhet under långa perioder.

Det är här Broadway kan fungera som guide; se det som en kort produktion som är väldigt övertygande och har oväntade inslag.

Nyckeln till framgång är att hålla talsessionerna korta och raka. Ett sätt att göra detta är att producera några delar av en presentation i förväg för att se till att själva evenemanget går smidigt. Lite produktion kan också få mindre evenemang att verka mer polerade och därför större.

Ha en dynamisk moderator

Att rekrytera en dynamisk moderator kan vara skillnaden mellan ett lyckat och misslyckat evenemang. Moderatorn kommer att vara din organisations ansikte utåt för evenemanget, så välj dem noggrant.

Många organisationer söker internt, särskilt till sina ledningsgrupper, för att hitta någon som kan moderera. Det är inte nödvändigtvis något fel med att välja någon i laget för att moderera ett evenemang, men se till att de är karismatiska och kan genomföra evenemanget med största glädje.

Var inte rädd för att söka externt – till en kund, leverantör, partner, kund eller kändis – efter någon som kan vara värd för och genomföra evenemanget.

Överraska dina deltagare då och då

Med så många människor som är begränsade till att arbeta på distans, letar folk efter överraskningar. Om inte annat så är det ett sätt att hjälpa människor att fly från vardagens svacka.

Överväg att skicka dem en presentpåse med godsaker i god tid, allt från vanliga evenemangspresenter som pennor och USB-minnen till en flaska bubbel så att alla kan skåla.

När världen växer fram i "Nästa normala" efter Covid-19, kommer publiken att ta med sig de lärdomar de lärde sig under pandemin. Genom att göra det kommer de att se sina engagemang med företag i ett nytt ljus.

Pandemin har på många sätt jämnat ut spelplanen. Små och medelstora företag har en möjlighet att nå en större publik, men det kräver att de tar tillfället i akt och producerar evenemang som är kreativa, övertygande och minnesvärda. Carpe diem!