Fjärrteamhantering

Tack vare covid-19-pandemin använder fler entreprenörer än någonsin en fjärrarbetsstruktur för att göra det möjligt för deras verksamhet att fortsätta sin verksamhet. Men om du är ny på att hantera ett distansteam kan vissa av utmaningarna kännas överväldigande.

I den här artikeln kommer vi att titta på några av de bästa sätten att hålla ditt team motiverat och engagerat när ansikte mot ansikte inte längre är ett alternativ.

1. Schemalägg möten

Tony Sherba, president och grundare av Yeti LLC, lyfter fram fördelen med att skapa en standardmötesstruktur som anställda kan följa. Under pandemin arbetade Sherbas team hårt för att införliva standardteammöten för att efterlikna vad som skulle ha hänt på kontoret.

På Yeti LLC "träffas" alla team vid en bestämd tidpunkt på måndagar för att diskutera veckostrategier och fördela uppgifter. De enskilda teamen har sedan dagliga ”scrums” och uppföljningsmöten under hela veckan.

Detta konsekventa samtal säkerställer att alla känner sig delaktiga och vet hur deras arbete påverkar företaget som helhet. Det ger också en känsla av säkerhet i en otroligt osäker tid:vi kan inte kontrollera mycket för tillfället, men klockan 10 på en måndag vet åtminstone det här laget vad som förväntas av dem.

2. Huddles och One-on-Ones

Förutom stora veckomöten, betonar Sherba också vikten av mindre, schemalagda möten under hela veckan. I synnerhet ger ett gruppsamtal på fredagar teamet möjlighet att dela sina framgångar och diskutera förbättringar som kan implementeras under helgen.

Förutom teamvideokonferenser är det också viktigt att checka in med ditt team i en en-mot-en-miljö. Använd en teamkalender som Google för att schemalägga individuella möten där du kan diskutera triumfer och kamp i en mer personlig miljö.

Genom att visa ditt team att du fortfarande finns där för dem, även när du inte är i samma rum, kommer du att kunna upprätthålla relationer och se till att ditt team känner sig uppskattat och hört.

WorkWithCo har några briljanta tips som hjälper ditt team att hålla sig engagerade när de arbetar hemifrån och tittar på hur viktigt det är att tänka på känslor. Att se till att alla känner sig delaktiga och omhändertagna är avgörande för att framgångsrikt kunna hantera ett distansteam.

3. Erbjud flexibilitet

På kontoret är det lätt att hantera distraktioner och främja en produktiv arbetsmiljö. Hemma kan dock dagliga distraktioner vara mycket svårare att kontrollera.

Lynette Pettinicchi, grundaren av Lynette Nicole PR, föreslår att ge dina anställda utrymme att ta itu med barn som behöver hjälp med läxor eller hundar som behöver gå ut. Denna anpassningsförmåga kommer att göra det möjligt för dina teammedlemmar att bli mer produktiva och fokuserade på lång sikt.

Hon tror att att inte mikrostyra ditt team och tillåta viss flexibilitet för att hantera personliga frågor under "arbetstid" kan hjälpa till att odla fokus och "kan resultera i mer kvalitetsarbete".

Tom Seery, grundare och VD för RealSelf, tror också att att erbjuda teammedlemmar lite mer flexibilitet kan hjälpa till att bygga upp en känsla av laganda som annars kan vara svårt att främja i en avlägsen arbetsmiljö. "Jag har sett på egen hand hur vårt team har kommit samman... tack vare ledare som avslöjar påverkan de har utstått som föräldrar, tagit hand om familjemedlemmar och sitt eget mentala välbefinnande."

4. Använd meddelandeverktyg effektivt

Om ditt team är nytt för att arbeta online är det en bra idé att använda meddelandeverktyg, som Slack, till din fulla fördel.

De här verktygen erbjuder inte bara kommunikation mellan personal och ledning för att besvara de mindre vardagliga problem som uppstår, utan de erbjuder också teamet en chans att chatta sinsemellan, perfekt för att bygga upp moralen.

E-postmeddelanden bör reserveras för längre kommunikation, externa meddelanden eller dagliga uppdateringar som är relevanta för alla. Gruppchattar är bra för att hålla teamet engagerat och förmedla mindre uppdateringar när de dyker upp.

5. Videokonferenser

Om du bara kommunicerar med ditt team via konferenssamtal eller det skrivna ordet, går du miste om något.

Gruppvideochatt med programvara som Zoom kan säkerställa att ditt team får värdefull tid ansikte mot ansikte med dig och deras kollegor, även när du inte är fysiskt i samma utrymme.

Videosamtal är också ett bra sätt att se till att ditt team är engagerat:det är mycket svårare att leka med telefonen eller multitasking när du är i ett videosamtal jämfört med endast ljud.

6. Kontorstider

Men även om flexibilitet är viktigt, inser många entreprenörer också fördelarna med att ha fastställda arbetstider.

Att se till att alla är i samma virtuella utrymme under vissa tider (till exempel 10:00 till 16:00) möjliggör öppen kommunikation och säkerställer att alla är tillgängliga för viktiga uppdateringar och information.

Att ha dessa timmar inställda ger också ditt team (och dig själv) en viktig livlina:möjligheten att stänga av.

Genom att se till att möten, en-till-en och allmänna kontorstider är schemalagda kan ditt team få en tydligare uppfattning om vad de behöver göra och när. Det betyder också att de kan stänga av sin dator i slutet av dagen och lämna sin avsedda arbetsyta, snarare än att känna att de behöver vara tillgängliga hela natten lång.

Detta har också fördelar för dig som ledare för ett distansteam. Genom att ställa tydliga förväntningar och tillgänglighet vet ditt team när du är tillgänglig för att svara på frågor jämfört med när du inte är på kontoret.

7. Ta tid för mental hälsa

Att arbeta hemifrån kan vara ett ovärderligt sätt att öka produktiviteten och motivationen, men bara när det hanteras effektivt. Försök att förhindra att all kommunikation är arbetsrelaterad och avsätt tid under din dag, vecka, månad för att dela sociala stunder och fira speciella tillfällen.

Vissa framgångsrika ledare föreslår att de anordnar en "happy hour" eller "fika" varje vecka för att ge sitt team lite stillestånd och chansen att utveckla känslomässiga kontakter. Att fira ögonblick som födelsedagar eller jobbjubileum via videochatt odlar också en känsla av anslutning som kan vara svår att uppnå när man arbetar på distans.

Men även om det är viktigt att fokusera på ditt team, bör din mentala hälsa inte förbises. Lily Scanlon, rektor på Korn Ferry, uppmuntrar ledare och entreprenörer att komma ihåg att du "inte är ensam om det här."

Scanlon rekommenderar att ledare "når ut till dina nätverk och frågar efter deras perspektiv." Att dela med sig av dina erfarenheter, resurser och lärdomar – eller till och med bara erbjuda empati och stöd – kan allt vara ovärderligt för ledare som försöker navigera i en märklig ny värld av distansarbete.

8. Support

Att ta tid för kommunikation, dela värdefulla arbetsrelaterade uppdateringar och hålla ditt team involverat i de dagliga besluten är lysande sätt att hålla distansarbetare engagerade. Men att tillåta "stopptid", prat och lite flexibilitet kan också bidra långt till att odla en virtuell arbetsplats som känns stödjande och välkomnande.

Prata med ditt team om hur de skulle vilja få stöd och använd andra kontakter för att skapa en positiv arbetsmiljö. På så sätt kommer du att få ett lyckligt och produktivt team, även när de inte alla kan vara tillsammans fysiskt.