Naturkatastrofer kan vara en mardröm för småföretag. Vare sig det är en orkan, en global pandemi eller till och med en olycklig brand i lokalerna; deras oförutsägbarhet gör företag sårbara, särskilt om de inte har en solid återhämtningsstrategi på plats.

Små företag måste bygga in katastrofberedskap i sina affärsplaner. Att bedöma sannolikheten för att ditt företag utsätts för naturkatastrofer som översvämningar, jordbävningar och mer kan hålla dig på topp i din beredskapsplanering.

De här tipsen kan hjälpa dig att komma igång genom att ta ett steg-för-steg tillvägagångssätt med målet att överleva och återuppbygga ett företag efter någon form av olycka.

8 bästa tips för småföretag att överleva en katastrof

Ta hänsyn till skadan

Att identifiera omfattningen av skadan på dina affärstillgångar ger dig en rättvis uppfattning om vad du måste ta itu med först.

Några frågor för att göra en inventering av skadan kan vara –

• Går anställda nås med något kommunikationsmedel?
• Är anställda säkra?
• Känner de sig tillräckligt bekväma för att återgå till jobbet?
• Behöver du omedelbart köpa ny utrustning för att få ditt företag igång igen?

2005 drabbade orkanen Katrina USA:s Gulf Coast. Små företag och samhällen var ödelagda av påverkan det hade, många hemodlade företag utplånades av stormen. Vad som följde var månader, ibland till och med år, av återhämtningsplanering för de små företag som traumatiserades av katastrofen.

Att få en känsla av var du befinner dig när det gäller skador kan hjälpa dig att prioritera de åtgärder du ska vidta på vägen till återhämtning.

Säkerhetskopiera alla dina data

För att skydda ditt företag från obehagliga överraskningar, investera i att skaffa en molnlösning. Vid det här laget kommer företagslösningar att verka som att bryta banken. Istället kan du titta på många enklare alternativ som finns runt om i världen.

Att säkerhetskopiera data till molnet är avgörande för att säkerställa smidig kontinuitet i ditt företag och avgörande för att skydda ditt företags rykte genom att försäkra sig om att skydda kunddata.

Om du måste behålla papperskopior eller överväga att digitalisera fysiska kopior är ett besvärligt projekt, se till att de förvaras på en plats som är säker från brand, jordbävning och översvämning. Under tiden kan du försöka få tag på många tillgängliga dokumentinsamlingsverktyg som är riktade särskilt till små företag.

Aktera beslutsamt

När du väl hamnar mitt i en katastrof finns det ingen tid över för planering. I en korsning som denna, växla från en chefs tänkesätt till en beslutsam ledares.

I en kris är tiden avgörande. Ett snabbt och handlingsinriktat ledarskap önskas för att få saker att gå framåt direkt.

När du har gjort en inventering av skadan måste du svänga med smidighet för att få affärsverksamheten tillbaka på rätt spår annars riskerar du att förlora dyrbar tid på att planera för att återhämta dig, medan situationen rullar ut av kontroll.

Efter en vattenloggningsincident, till exempel, gör du en observation att butikens varuboxar har vattenskador. Vad ska du göra? Packa upp dem direkt och låt dem torka? Du kan absolut inte låta dem ligga kvar förrän du har gjort en plan.

Kriser som denna kräver omedelbar uppmärksamhet och kräver anpassning i ledarstilen.

Gör ditt lags hälsa till en prioritet

Bygg in katastrofberedskap i dina långsiktiga verksamhetsplaner för att säkerställa allas säkerhet nästa gång en kris inträffar. Detta kan innebära investeringar i personlig skyddsutrustning och annan säkerhetsutrustning som skyddsglasögon och ventilation, första hjälpen-kit och matreserver som drickbart vatten.

Kontrollera dessutom ditt lags fysiska och mentala hälsa ofta. Nya hygienriktlinjer innebär att dina anställda kommer att lägga mer tid än vanligt på att sanera och städa. Det har förekommit flera fall där detta resulterat i hudåkommor orsakade på grund av frekvent användning av desinfektionsmedel – återigen en nödvändighet i dagens värld. Som ledare är det upp till dig att se till att de inte blir överarbetade eller att deras hälsa inte äventyras på grund av de extra åtgärderna.

Var säker på dina försäkringskrav

Beroende på skadans omfattning – liten eller stor – kan du behöva kontakta ditt försäkringsbolag någon gång. Du kanske vill kontrollera villkoren för att kontakta din försäkringsleverantör innan du tar telefonen.

I vissa stater kan kontakt med en försäkringsleverantör, även om det bara är för att fråga, räknas som ett krav på din fil och därför påverka framtida priser.

Se till att du åtgärdar dessa gråzoner. Till exempel är inbrott orsakat av en brand inte täckt av försäkringsbolag i många länder.

Informera dina kunder och klienter

För att upprätthålla och vårda starka kundrelationer, nå ut till dina lojala kunder och låt dem veta vad som hände.

Skulle de behöva vänta på att få sina beställningar? Hur länge skulle de behöva det? Vilka är de alternativa metoderna att kontakta kundtjänst för att fråga och dela med sig av problem?

Dessutom kan det kosta ditt företag i det långa loppet eftersom kundförvärv är mer krävande än att behålla kunder.

Ge dig själv tid att återhämta dig

Att omorganisera tar tid även om du har alla poster säkerhetskopierade och lagret påfyllt.

Om du har att göra med en naturkatastrof precis vid högsäsong för shopping, kan du vara angelägen om att snabbt få tillbaka verksamheten i full gång, vilket inte alls är helt pragmatiskt.

Du kan ha missat ett hörn eller en vrå som fortfarande är instabil på grund av katastrofen som riskerar ditt företag att bli stämt av en anställd eller en kund.

Planera framåt

Om du bor i ett katastrofutsatt område som översvämningsslätter är det stor sannolikhet att ditt företag kommer att drabbas av flera katastrofer. Använd en sådan incident som en lärandeupplevelse för att sätta en lufttät återhämtningsplan på plats.

Sätt ihop ett kärnteam där varje medlem har en unik färdighet som skulle vara värdefull för att få saker att gå snabbt i en katastrof. Du kan också samla idéer genom att kartlägga operativ personal och personal i frontlinjen som kommer att drabbas hårdast i en katastrof.

Slutsats

Att bygga en återhämtningsplan är avgörande. Se till att du börjar utarbeta planer när saker och ting är säkra och stabila, och se dem gå långt för att säkerställa din verksamhets livslängd.