Att göra de bästa valen för ditt företag kan innebära att du anställer någon som bor i en annan stat, tar emot en anställd som vill flytta eller flyttar en anställd över statliga gränser för att utöka din kundbas. För varje anställd utanför staten på din lönelista, måste du göra en del legwork för att följa tillämpliga skatte- och arbetsförmedlingar. Guiden nedan kan hjälpa dig att komma igång.

1. W-2-anställda kontra oberoende entreprenörer

Den här artikeln fokuserar på distansarbetare som kvalificerar sig som W-2-anställda, inte oberoende entreprenörer, men det är en viktig skillnad att göra direkt. IRS behandlar vanligtvis arbetare som oberoende entreprenörer om de kontrollerar hur, när och var arbetet utförs och om arbetsgivaren bara styr det önskade resultatet av arbetet. Annars är de en W-2-anställd.

Observera att detta inte är en klipp-och-torka definition, och fjärrarbete kan skapa grå områden. Men svaret kommer att avgöra om ditt företag håller inne statlig inkomstskatt och betalar socialförsäkring, Medicare och arbetslöshetsskatt. Företag är vanligtvis inte skyldiga att hålla inne eller betala skatt på löner till oberoende entreprenörer, men måste göra det för W-2-anställda.

IRS:s sida för oberoende entreprenör eller anställd beskriver tre breda kategorier – beteendekontroll, ekonomisk kontroll och typ av relation – för att hjälpa dig välja rätt arbetarklassificering. Dessutom kan statliga lagar påverka hur du klassificerar och betalar dina arbetare. Kaliforniens Assembly Bill 5 (AB5) gör det till exempel svårare för företag att klassificera arbetare som oberoende entreprenörer.

2. Arbetsstat kontra hemvist för distansarbetare

När du är säker på att din distansarbetare kvalificerar sig som en W-2-anställd är det dags att avgöra var din distansarbetare arbetar och var de bor. En distansanställd kan vara bosatt i en stat och resa till jobbet i en annan, men du kommer vanligtvis att behöva innehålla och rapportera skatter i den stat där din distansanställde arbetar. Om ditt företag är baserat i Washington och har en distansanställd som arbetar i Kalifornien och bor i Nevada, till exempel, skulle du hålla inne den anställdas inkomstskatt och betala statlig arbetslöshetsskatt i Kalifornien.

Du kan basera din skatteinnehållning på din anställdes självrapporterade arbetsplats om svaret är rimligt. Det finns dock några möjliga undantag att överväga, inklusive ömsesidiga överenskommelser mellan stater och de minimis- eller undantagsregler.

Ömsesidiga avtal

Ömsesidiga avtal är mellan 2 angränsande stater som tillåter invånare i en stat att begära befrielse från skatteinnehållning i den andra (ömsesidiga) staten. Ömsesidiga avtal hindrar arbetare från att lämna in flera statliga skattedeklarationer. Om din anställdes arbetsstat och hemviststat har ett ömsesidigt avtal kommer du att innehålla och rapportera skatter endast i deras hemviststat.

Ömsesidighet är dock inte ett automatiskt begrepp. Anställda måste begära att du håller inne skatter i deras hemstat snarare än i deras arbetsstat. När din anställde ger dig sitt skattebefrielseformulär, sluta innehålla källskatt för sin arbetsstat och börja innehålla källskatt för sin hemstat. Spara dessa skattebefrielseintyg i ditt företagsregister ifall din anställds arbetsstat granskar ditt företag.

De minimis- eller undantagsregler

Om din anställde i staten arbetar i en annan stat på en mycket begränsad basis, kanske de inte är föremål för den andra statens inkomstskatter. De minimis- eller undantagsregler definierar ett tröskelvärde (såsom ett maximalt antal dagar som ägnas åt att arbeta i staten eller dollarbeloppet av förvärvsinkomster) som, när det överskrids, kräver att en arbetsgivare börjar hålla inne statlig skatt.

De flesta anställda som arbetar i en stat på distans överskrider tröskelvärdena för de minimis, och lagar kan variera kraftigt från en jurisdiktion till en annan. Det är därför viktigt att kontakta den statliga skattemyndigheten på din anställdes arbetsplats för statlig specifik vägledning.

3. Söker professionell vägledning

Att hantera löner för anställda som arbetar och bor någon annanstans kan vara den mest komplexa aspekten av att bygga ett distansteam. Lyckligtvis finns det professionella tjänster som kan hjälpa.

Löneleverantörer

Löneleverantörer kan hjälpa ditt företag att följa löneskattelagarna och lämna in källskattedeklarationer. Att automatisera din löneprocess hjälper dig också att betala rätt belopp i skatt och undvika att missa viktiga förfallodatum. De flesta löneleverantörer kommer att be dig att registrera dig hos Department of Labor och skaffa ditt anställningsskattenummer så att de kan innehålla och betala skatt som din representant.

CPA:er eller skatteexperter

Att ha en anställd som regelbundet arbetar i en stat är ofta tillräckligt för att utlösa nexusregler för "fysisk närvaro" - även om riktlinjerna kan variera från stat till stat. Nexus är när ditt företag har en tillräckligt stark koppling till en annan stat för att vara ansvarig för deras inkomst- och försäljningsskatter.

Att besöka Department of Revenues webbplats i din anställdes arbetsläge kan ge några svar – men huruvida ditt företag har nexus eller inte är sannolikt en komplex fråga och kan inkludera behovet av att registrera sig som ett utländskt företag och utse en registrerad agent i den stat där din fjärranställda arbetar. Ett möte med din skattespecialist eller CPA kan hjälpa dig att förstå och hålla koll på dina registrerings- och skatteplikter.

4. Lokala arbetslagar

Det är också viktigt att lära sig om lokala arbetslagar i den jurisdiktion där din distansanställda arbetar, såsom minimilönekrav och obligatoriska raster. Department of Labor's Employer Guide är en utmärkt resurs i detta ämne.

Staten där din distansanställde arbetar kommer sannolikt att kräva att du registrerar dig för arbetslöshetsförsäkring genom det statliga arbetslöshetsförsäkringsprogrammet. Om du inte gör det kan ditt företag utsättas för sanktioner och avgifter för bristande efterlevnad av statens arbetslöshetsförsäkringslagar.

Nästan varje stat kräver att arbetsgivare har en arbetsskadeförsäkring, som skyddar din anställd i händelse av arbetsrelaterad skada eller sjukdom. Du kan registrera dig genom antingen en kommersiell leverantör eller ditt statliga arbetsskadeförsäkringsprogram. Om du vill veta mer kontaktar du tjänstemannens kompensationstjänsteman i den delstat där din anställde kommer att arbeta.