Förutom att förbereda valdagen, jobblovsfester och decemberhelgerna rustar småföretagare och anställda för öppen anmälan. Öppen registrering är en tidsperiod under vilken anställda är berättigade till vissa vårdplaner och kan ändra sin försäkring. Öppen registrering började den 1 november och slutar den 15 december.
För många företag sammanfaller perioden med inskrivningsperioden för andra arbetsgivarstödda förmåner. För många småföretag är den öppna registreringsprocessen fylld av svårigheter, inklusive att kommunicera förmånsplaner till anställda och att följa federala bestämmelser, som kan ändras från år till år, för att bara nämna några.
När du förbereder dig för öppen registrering, här är en sammanfattning av reglerna för 2020 så att du kan hålla ditt företags regelefterlevnad och ta upp frågor som dina anställda sannolikt har.
Judy Kamens, en efterlevnadsspecialist på Lawley Insurance, har utarbetat en checklista som beskriver maxgränser, förebyggande vårdförmåner och gränser för hälsoflexibla sparkontobidrag. Här är mer om efterlevnadsproblemen som småföretag måste vara medvetna om i år.
Hälsoplaner som inte är farfar till det nya året måste uppfylla gränserna för kostnadsdelning för väsentliga hälsofördelar (EHB).
"Den årliga gränsen för total kostnadsdelning för EHB för planår som börjar den 1 januari 2020 eller senare, är $8 150 för enbart egen täckning och $ 16 300 för familjetäckning", säger Kamens.
Anställda måste se över sina planers egna maxgränser och garantera att de följer ACA:s (Affordable Care Act) gränser för planåret 2020.
Planer med en hög självrisk, även känd som en hög avdragsgill hälsoplan (HDHP), måste vara kompatibla med ett hälsosparkonto (HSA). Som en del av lagen måste planernas uttagsmaximum vara lägre än ACA:s gräns, sa Kamens. På 2020-planerna är den out-of-pocket maxgränsen för HDHP:er $6 900 för egen täckning och $13 800 för familjetäckning.
En plan som använder flera tjänsteleverantörer för att administrera förmåner bör bekräftas att den "samordnar alla anspråk på EHB mellan planens tjänsteleverantörer eller delar upp det egna maximivärdet mellan kategorierna av förmåner, med en kombinerad gräns som inte överstiger maximalt för 2020, tillade Kamens.
Dessutom måste "grupphälsoplaner med ett familjeuttagsmaximum som är högre än ACA:s maxgräns för egenuttag för egen del inkludera ett individuellt eget maximum i familjetäckningen så att ingen individ är ute. -Pocketkostnader överstiger $8 150 för planåret 2020."
Alla planer som faller under förebyggande vårdförmåner som inte är i behov av att täcka utvalda hälsotjänster men som inte kan införa kostnadsdelningskrav som självrisker, delbetalningar och/eller samförsäkring. Exempel på förmåner i förebyggande vård är
Det finns mer än 50 olika förebyggande vårdtjänster. För information om vad de är, besök U.S. Preventive Services Task Force.
Ett flexibelt utgiftskonto (även känt som ett flexibelt utgiftsarrangemang eller FSA) är en typ av sparkonto som anställda betalar ut sina pengar till så att utvalda sjukvårdskostnader kan täckas. Till skillnad från traditionella sparkonton betalar anställda inte skatt på dessa pengar. Det är inte obligatoriskt för arbetsgivare att bidra till arbetarnas FSA, men vissa bidrar som en anställd förmån. Det maximala beloppet som en arbetsgivare bidrar med bör inte överstiga ACA:s maxgräns för planåret.
För 2020 har IRS meddelat följande:
Den årliga bidragsbegränsningen :För kalenderåret 2020 är den årliga gränsen för avdrag för en individ med enbart egen täckning under en hälsoplan med hög avdragsgill $3 550. För en individ med familjetäckning under en hälsoplan med hög avdragsgill är gränsen $7 100.
Hälsoplanen med hög självrisk: För kalenderåret 2020 definieras en hälsoplan med hög avdragsgill som en hälsoplan med en årlig självrisk som inte är mindre än 1 400 USD för enbart täckning för dig själv eller 2 800 USD för familjeskydd och årliga utgifter (självrisker, självbetalningar) , och andra belopp, men inte premier) som inte överstiger 6 900 USD för enbart egenförsäkring eller 13 800 USD för familjeskydd.
Arbetsgivare vill veta vad de är juridiskt skyldiga att göra om en anställd missar öppen registrering, och svaret kan förvåna dig:absolut ingenting.
Arbetsgivare är inte juridiskt ansvariga för anställda som missar den öppna anmälningstiden. Naturligtvis kan anställda vara upprörda, och detta kan orsaka extra stress och pappersarbete för din administrativa personal, men du är juridiskt ansvarig.
Varje företags behov är olika, så det är viktigt att leta runt. Det här är vad du ska tänka på när du granskar sjukvård, pension och andra förmånsplaner.
När man överväger sjukförsäkringsförmåner är de flesta småföretagare inte medvetna om alla sina alternativ, sa Stahl. Gruppsjukförsäkring är det traditionella sättet att ge anställda försäkringsförmåner, men individuella/familjesjukvårdsförsäkringsplaner kan göra det möjligt för anställda att få mer personlig och prisvärd täckning baserat på deras behov, och spara företagsägaren betydande administrativ tid och kostnader.
Att erbjuda denna typ av plan ger dig också tillgång till betydande statliga subventioner som sänker kostnaden för täckning med 70% i genomsnitt, sa Stahl. Stahl noterade att en sjukförsäkringsombud kan hjälpa dig att bedöma om grupp- eller individ-/familjeförsäkring är den bästa strukturen för ditt företag och dina anställda.
För sjukförsäkring är det särskilt viktigt att överväga den övergripande prislappen. Att välja en plan som är för kostsam för dina anställda kan utlösa stora böter, så se till att inte sänka kostnaderna genom att flytta för mycket av den ekonomiska bördan på dina anställda.
"Det största valet som arbetsgivare har är hur mycket de är villiga att bidra till planen och hur mycket varje anställd kommer att bidra med", säger Arthur Tacchino, innovationschef på SyncStream. "Inte bara måste arbetsgivaren erbjuda täckning, utan de måste [även] erbjuda [täckning som] anses vara överkomlig."
Som nämnts ovan är straffavgiften för oöverkomlig täckning $3 000 årligen per heltidsanställd, men "det är bara heltidsanställda som går till börserna och får subventionerad täckning", sa Tacchino.
John Neumaier, regionchef, nordöstra regionen av Arthur J. Gallagher &Co., en global försäkringsmäklare och riskhanteringstjänstföretag, rekommenderade att innan du fattar några beslut, lyssna på dina anställda så att du förstår deras behov och preferenser.
"Kvartalsvisa rundabordssamtal för anställdas förmåner är ett bra sätt att engagera anställda och be om feedback ... eftersom det upplevda värdet av ett förmånsprogram kan variera mycket mellan olika demografiska grupper inom en arbetsgivares arbetsstyrka," sa Neumaier till Business News Daily.
Lesley Grady, senior director på rådgivnings- och mäklarföretaget NFP Corp. höll med om att anställda känner sig bemyndigade när de har val, men för många val är skrämmande och kan leda de anställda vilse. Din personal behöver alternativ, men de alternativen måste knyta an till företagets strategi och personalkultur, sa hon.
Att välja förmånspaket är bara halva striden; dina anställda måste också förstå dem. Att kommunicera planerna till dina anställda tydligt och enkelt är nyckeln till att hjälpa arbetare att dra full nytta av sina förmåner.
John Park, vice vd för strategisk affärsutveckling och chief transformation officer på Stella Health, sa att många människor tycker att processen med att registrera förmåner är svår och komplex. Detta gäller särskilt när du inför förändringar, som leder till en ökning av förvirring och ångest, sa han.
"Arbetsgivare är översäkra på kommunikation angående förmåner," sa Park. "De flesta arbetsgivare kommunicerar bara en gång per år, under öppen registrering, [men] kommunikation bör pågå löpande om att registrera sig för och använda förmåner."
Våra källor gav sina råd om att diskutera fördelar med dina anställda.
"Förstå formulären och vad du rapporterar. En av de största striderna vi har haft som företag med arbetsgivare vi har arbetat med är att de inte förstod skatteformulären själva och sedan inte kunde svara på förfrågningar från sina anställda. Ju bättre arbetsgivaren kan förstå efterlevnad och [formulären], desto mer sannolikt är det att de undviker påföljder och [till] bättre fältfrågor." – Arthur Tacchino, innovationschef, SyncStream
"Utbilda dina anställda om grundläggande förmånsterminologi – självrisk, premie etc. – under varje öppen anmälningscykel. Anställda som till fullo förstår deras förmånspaket är mer benägna att uppskatta dem.” – George Katsoudas, senior vice president compliance counsel, Arthur J. Gallagher &Co.
"Eftersom arbetsgivare i allt högre grad ber sina anställda att bli bättre konsumenter av hälso- och sjukvård, måste företag utrusta dem med den information som krävs för att fatta kloka kostnadsbeslut . Ett bra första steg är att se till att anställda vet hur de får tillgång till de kostnadsfria insynsverktygen som tillhandahålls online av de flesta sjukvårdsföretag. Ge de anställda en uppdelning av medicinska och farmaceutiska kostnadsökningar för att undvika klistermärken chock." – John Neumaier, regionpresident, nordöstra regionen, Arthur J. Gallagher &Co.
"Ge människor kombinationen av valmöjligheter och personligt ansvar för sin sjukvård. En del av detta är en förmånsdesign som främjar ekonomiskt ansvar [och] att utnyttja deras fördelar på det mest effektiva sättet. På lång sikt kommer det att resultera i bättre val och beteendeförändringar som leder till bättre hälsa och lägre kostnader.” – John Park, vice vd för strategisk affärsutveckling och chief transformation officer, Stella Health
För fler råd om hur du skapar ett fantastiskt förmånspaket för dina anställda, besök denna Business News Daily-guide.
När du hjälper dina anställda att förbereda sig för öppen registrering finns det några frågor du bör vara beredd att ta upp.
Måste dina anställda teckna alla försäkringstyper under öppen inskrivning? Nej det gör de inte. De mest populära typerna av försäkringar som arbetsgivare vanligtvis registrerar sig för under öppen registrering inkluderar tandvård, syn, kortsiktig sjukförsäkring och långtidsinvaliditetsförsäkring.
Vad är skillnaden mellan en PPO och en HMO? Skillnaderna mellan hälsovårdsorganisation (HMO) och preferent provider organisation (PPO) planer inkluderar nätverksstorlek, möjligheten att se specialister, kostnader och täckning utanför nätverket, enligt Medical Mutual. Medan offentliga postoperatörer tenderar att ha mer flexibilitet när det gäller att träffa specialister och ha större nätverk än HMO, tillsammans med viss flexibilitet utanför nätverket, kostar de mer än HMO:er.
Vad händer med pengarna i min HSA efter att jag fyllt 65? Alla pengar som finns kvar på ett hälsosparkonto efter 65 års ålder kan användas för att betala för sjukvårdskostnader som ett par nya glasögon och kopior.
För att bli ännu mer förberedd för öppen registrering och se fler vanliga frågor, besök SHRMs Open Enrollment Guide.
Adam C. Uzialko bidrog också till rapporteringen och skrivandet i den här artikeln. Några källintervjuer gjordes för en tidigare version av den här artikeln.
Vad du behöver veta om livränta och SECURE Act
Vad du bör veta om öppen registrering
Vad småföretag måste veta om SBA:s nya stimulanslån
Vad är öppen registrering?
4 saker du behöver veta om öppen registrering för 2019
Vad arbetsgivare behöver veta om Family and Medical Leave Act (FMLA)
Vad du behöver veta om Generation Z
Vad du behöver veta om Stalkerware