Som företagare är det förmodligen din högsta prioritet att säkra kunder. Men det är svårt att vinna potentiella kunders förtroende direkt utan möjlighet att visa istället för att berätta. Ett affärsförslag är dock ett effektivt sätt att presentera dig för potentiella konsumenter.
Affärsförslag, som inte ska förväxlas med affärsplaner, ger dig chansen att förklara vem du är och vad du erbjuder i ett enda dokument. Att skapa en kräver tid och eftertanke, men det är viktigt för alla företag. Här är allt du behöver veta om att skriva ett affärsförslag.
Innan du undertecknar ett kontrakt vill du se till att du och din kund är på samma sida. Syftet med ett affärsförslag är att diskutera och förhandla om behoven från båda sidor, säger Crystal Richard, VD för Crystal Richard &Co.
"Ett affärsförslag säkerställer att både du och den potentiella kunden är väl medvetna om omfattningen av arbetet som du förhandlar om och alla uppgifter, mål och resultat inom det," sa Richard. "Beroende på nivån på ditt tjänsteerbjudande är det otroligt viktigt att vara tydlig med vad du kommer att göra för kunden och vad du inte gör."
Det finns två typer av affärsförslag:begärda och oönskade.
"Ett efterfrågat affärsförslag följer vanligtvis ett första e-post- eller telefonsamtal där en potentiell kund har uttryckt intresse för att arbeta med dig", sa Richard. "De har öppet delat att de är intresserade av dina tjänster och vill ha mer information."
En potentiell kund kan be om ett efterfrågat förslag genom en begäran om förslag (RFP). Detta är vanligtvis en enklare att sälja, eftersom kunden redan är intresserad av ditt företag.
Ett oönskat förslag, även känt som ett kallt förslag, presenteras för en möjlig kund som inte har bett om eller förväntat sig ett, tillade Richard. Det är ditt ansvar att nå ut och väcka deras intresse för dina produkter eller tjänster.
Du vill att ditt förslag ska vara så kortfattat och organiserat som möjligt. Bplans rekommenderade att formatera dokumentet i denna ordning:
Det finns dock inget format som passar alla som du måste följa, och layouten kräver inga strikta kategorier. Till exempel inkluderar Jessica Lawlor, VD och koncernchef för Jessica Lawlor &Company, vanligtvis en sammanfattning av hennes verksamhet, vem ledningsgruppen är (inklusive bilder med en biografi), varför en kund ska välja henne, hur hon kan vara till hjälp ( paket och prisalternativ), en tidsram och ytterligare anmärkningar.
"Jag håller mina förslag korta och raka," sa hon. "Ett förslag är tänkt att fungera som en konversationsstartare, inte som ett helt och hållet dokument. Mina förslag är vanligtvis inte mer än fyra sidor långa.”
Richard rekommenderade att spara ditt dokument som PDF innan du skickade det till potentiella kunder. På så sätt behöver du inte oroa dig för att din formatering eller design ska se annorlunda ut hos kunden.
Tillgänglighet. Se till att dina kunder vet när och hur ofta du kommer att vara tillgänglig för att erbjuda dina tjänster till dem. De är sannolikt inte dina enda kunder, så om du schemalägger dig själv med varje kund säkerställer du att du är lika dedikerad över hela linjen.
"Det här håller dig inte bara ansvarig, utan det säkerställer också att kunden vet hur mycket av din tid de får", sa Richard. "Särskilt om du har andra kunder vill du inte att en tror att de har dig 40 timmar i veckan när du i verkligheten bara jobbar på deras konto i 10."
Fördelning av avgifter. Förbind dig inte till en kund innan du sorterar igenom kostnaderna. Diskutera vad som ingår i dina avgifter, extra kostnader, fakturering etc., sa Richard.
Till exempel, som PR-proffs, inkluderar Richard inte kostnaden för att distribuera på en nyhetssändning i sina avgifter. Det är viktigt för kunder att förstå att, om de är intresserade, kommer det till en extra kostnad.
Slutdatum för förslaget. Detaljer förändras, från kostnader till tjänster. Ditt nuvarande affärsförslag kanske inte är relevant under de kommande månaderna, eller till och med veckorna. Gör detta känt i ditt dokument.
"På detta sätt kan en potentiell kund inte komma tillbaka till dig tre eller sex månader senare och förvänta sig samma prissättning," sa Lawlor. "Jag inkluderar vanligtvis ett utgångsdatum på två till tre veckor från det att förslaget skickas – detta sätter också lite press tillbaka på den presumtiva kunden att fatta ett beslut, eftersom den nya affärsprocessen ibland kan ta lång tid."
Träffas personligen först. Ett formellt möte kommer att ge din potentiella kunder en chans att bli bekant med dig innan du blint dyker in i ett affärskontrakt.
"Ett förslag bör enligt min åsikt aldrig vara en första kontaktpunkt", sa Lawlor. "Jag skickar ett förslag till en potentiell kund efter ett första samtal och ser till att projektet ser ut att passa i båda ändar. Vid den tidpunkten har den potentiella kunden redan en uppfattning om min personlighet och vad mitt företag kan erbjuda.”
Medan ett förslag introducerar dig och din produkt eller tjänster, är det inget som slår en personlig konsultation.
Enkelhet är nyckeln. Ditt förslag behöver inte vara en utarbetad övertygande uppsats eller konstprojekt. Faktum är att det är bättre att hålla det kortfattat. Richard sa att den bästa feedback hon fått var för förslag där hon fokuserade på kvalitet framför kvantitet och klippte bort ytterligare ludd.
Lägg till en personlig touch. När du presenterar ditt dokument, uttryck dig själv och ditt företag på ett sätt som skiljer dig från andra. Oavsett om det handlar om att utnyttja dina udda designfärdigheter eller att uttrycka din karaktär i en konversationston, engagera dig för din egen personlighet.
"Jag ser till att första sidan av varje affärsförslag jag skapar har ett varmt välkomnande om hur jag är upphetsad över idén att arbeta tillsammans, vad jag älskade mest med våra första samtal som ledde fram till affärsförslaget, och, naturligtvis , jag lägger in några roliga one-liners som passar mitt varumärke så att de får en sann uppfattning om min personlighet och varför jag är annorlunda”, sa Richard. "Visa dem vad som gör dig speciell."
Visa vad du har utan att ge bort det. Du kan visa upp din framgång genom att visa tidigare arbete du har gjort för kunder. Lawlor noterade att detta ger en uppfattning om vad du kan göra utan att öppet dela din process.
"Var inte rädd för att visa upp dina framgångar, även om det känns lite skryt", sa hon. "Det här är din tid att lysa och visa en potentiell kund allt du har gjort och allt du kan göra för deras räkning. Nu är det inte läge att hålla tillbaka eller vara ödmjuk.”
Schemalägg ett uppföljningssamtal. Att nå ut efter att ha delat ditt förslag är avgörande för att säkra kunder. På så sätt kan du reda ut alla frågor de har, förtydliga din prissättning och sälja ditt företag vidare.
"Det är användbart om du kan boka ett samtal den dag du skickar förslaget," sa Lawlor. "På detta sätt kan du gå igenom avsnitten i förslaget och förklara saker mer i detalj innan en potentiell kund gräver in på egen hand."
Hur man skriver en lien
Hur man skriver ett affärskontrakt
Hur man skriver ett företagsblogginlägg (när du inte är en författare)
Så här skriver du en marknadsföringsplan i 5 enkla steg
Hur man skalar ett företag
Hur får du ett företagslån
Hur man startar ett företag i Georgien
Hur man startar ett företag i Arizona