• Forskning är nyckeln till att teckna rätt affärshyreskontrakt. Titta närmare på byggnadsägaren, hyresvärden, områdeslagar, miljöförväntningar och olägenhetslagar.
• Få reda på hur mycket du måste betala, exakt vad du täcker och hur mycket din hyra kommer att öka varje år. Vissa leasingavtal inkluderar extra betalningar (t.ex. el, försäkring eller underhåll), medan andra slår ihop alla dina utgifter till en månatlig klumpsumma.
• Fastställ information om hur ditt hyresavtal kommer att överföras om ditt företag stänger eller du flyttar. Två exempel är tilldelning av hyreskontraktet, vilket gör att en annan företagare kan ta över det fullt ut, och andrahandsuthyrning.
• Den här artikeln är till för företagare som vill hyra ett kommersiellt utrymme och vill försäkra sig om att de förstår kontraktet.

Att teckna ett hyresavtal är ett viktigt steg för alla nya företagare. Oavsett om du öppnar en butik, flyttar in i ett kontor eller hyr ut lokaler för produktion, någon gång kommer du förmodligen att behöva reservera en plats för ditt företag. En värld av kommersiella fastigheter kan vara komplicerad, och det kan ibland ta år att hitta det utrymme du letar efter.

När du väl har hittat det utrymmet kan det kännas som ett irriterande sista steg att skriva på kontraktet innan du kan flytta in och fokusera på att driva ditt företag. Men som de flesta juridiska avtal är ett företagshyresavtal ett viktigt dokument som kräver lite forskning.

"Du måste planera mycket när du flyttar från ett utrymme till ett annat", säger Walter Gumersell, partner med Rivkin Radler. "Bekräfta villkoren som du kommer att ta." Inkludera till exempel klausuler om hyra, deposition, hyresperioden och användningen av utrymmet. "Du vill att det ska vara så brett som möjligt", sa han.

Det borde inte vara någon överraskning att det finstilta i ett kommersiellt hyresavtal är mycket viktigt. Det finns två grundläggande steg att ta innan du undertecknar ett hyresavtal:Gör omfattande efterforskningar och var medveten om typiska lagar som ingår i företagsleasingavtal.

Steg för forskning inkluderar granskning av hyresvärden, bestämma byggnadens ägare, undersöka områdeslagar och få en allmän känsla för området. Innan du tecknar ett hyresavtal, se till att du får en uppfattning om betalningsstrukturen, din egen personliga riskexponering, överföringsstrukturen, hyresvärdens önskade överlåtelsegrad och eventuella olägenhetsklausuler i ditt hyresavtal. Det här är några viktiga saker att hålla utkik efter, men kom ihåg att typiska kommersiella leasingpraxis varierar beroende på stat.

Kommersiell leasing vs. bostadslease

Ett kommersiellt hyresavtal krävs varje gång ett företag hyr en kommersiell fastighet i syfte att bedriva verksamhet från den platsen. Nishank Khanna, marknadschef på Clarify Capital, sa att ett kommersiellt hyresavtal är ett juridiskt bindande kontrakt mellan en hyresvärd och en företagshyresgäst.

"Hyresvärden går med på att hyra ut affärsfastigheten, som vanligtvis är en kontorsyta, i utbyte mot pengar," sa Khanna till Business News Daily. "Kommersiella leasingavtal varar vanligtvis från tre till fem år, vilket skapar en långsiktig relation mellan leasegivaren och leasetagaren."

Även om detta kan låta väldigt likt ett bostadshyresavtal, finns det några viktiga skillnader mellan ett bostadshyresavtal och ett företagshyresavtal. För det första, medan båda innebär att en hyresvärd hyr ut utrymme till en hyresgäst i utbyte mot pengar, kan ett bostadshyresavtal inte användas för affärsändamål.

Dessutom är "kommersiella hyresavtal mindre reglerade och erbjuder mindre skydd än bostadshyresavtal," sa Khanna. "De har vanligtvis längre varaktighet och erbjuder större flexibilitet när det gäller att förhandla om villkor än hyresavtal för bostäder."

En annan skillnad är att hyresgäster i ett bostadshyresavtal vanligtvis inte är ansvariga för att betala fastighetsskatt, medan det med kommersiella hyresavtal är mycket vanligt att hyresgästen betalar åtminstone en del av fastighetsskatten.

Delar av ett kommersiellt hyresavtal

Ett kommersiellt hyresavtal är ett kontrakt, så det måste innehålla vissa delar och nyckelinformation för att det ska vara giltigt och verkställbart. Åtminstone bör information om hyran, deposition, hyresperioden och eventuella extra kostnader som hyresgästen utsätts för vara tydligt definierade i hyresavtalet, enligt Khanna.

"Andra kostnader"-kategorin är en särskilt viktig kategori som bör ses över noggrant" innan du undertecknar kontraktet, sa Khanna. "Byggnadsförsäkringar, fastighetsskatter och underhållskostnader faller under paraplyet "övriga kostnader". Dessa extra utgifter kan snabbt motsvara stora omkostnader.”

Khanna noterade också att småföretagare borde vara medvetna om skillnaden mellan exklusiv och tillåten användning. För småföretagare i konkurrensutsatta branscher kan ett exklusivt avtal vara särskilt fördelaktigt.

"Ett framväxande bryggeri, till exempel, skulle vara klokt att begära exklusivt tillstånd att hyra ut utrymme på en gemenskapsmarknad, för att minska möjligheterna till konkurrerande försäljning," sa Khanna. "Utan exklusivt tillstånd skulle ett annat bryggeri kunna hyra utrymme på marknaden och försöka vinna affärer från samma pool av kunder och på så sätt minska det första bryggeriets vinst avsevärt."

Undersöka området, hyresvärden och detaljer om hyreskontraktet

Innan du skriver under ett kommersiellt hyresavtal måste du göra en del efterforskningar. Se till att ta följande steg när du undersöker.

1. Förstå området.

När du letar efter en ny fastighet, om du säljer en produkt eller tjänst till allmänheten, analysera området och få en god uppfattning om din potentiella kundkrets. Läget betyder allt för att ett litet företag ska trivas, så när du letar efter rätt fastigheter, ta dig tid att hitta rätt nya hem för ditt företag. Gumersell sa att den här processen kan ta två år eller till och med längre, så se till att du planerar i enlighet med detta om ditt nuvarande hyreskontrakt är i sikte. 

2. Ta reda på mer om hyresvärden och fastighetsägaren.

Gumersell sa också att en av de viktigaste aspekterna av forskning som ofta förbises är att lära sig mer om hyresvärden och byggnadsägaren. Ibland kanske din direkta hyresvärd inte är den sanna byggnadsägaren. Hur som helst, ta reda på så mycket om hyresvärden och fastighetsägaren som möjligt. Ni går in i ett affärspartnerskap tillsammans, så se till att du har en uppfattning om vilka de är, vad deras ekonomiska situation är och om de tjänar på sina betalningar.

I vissa stater, till exempel, om en hyresvärd misslyckas med att göra sina betalningar till byggnadsägaren, eller underlåter att göra bolånebetalningar till en bank, kan företaget eller hyresgästen hamna vräkt i händelse av utmätning – även om verksamheten har varit i tid med varje betalning. Det är bara ett exempel på hur förhållandet mellan en hyresvärd, hyresgäst och fastighetsägare kan gå snett. Gumersell sa att företag kan göra en sökning i offentliga register för att ta reda på mer om hyresvärden. Du kan också begära dokument relaterade till hyresvärdens aktiebolag eller företagsenhet för att lära dig mer om huruvida det är en idealisk partner för ditt företag. 

3. Forskningszonlagar.

En annan komponent att titta närmare på är områdeslagarna. Även om din hyresvärd kan utse ditt utrymme för att till exempel driva en restaurang, måste du se till att hyresvärdens mål är förenliga med lagarna i din kommun. Det finns scenarier där en hyresvärd eller fastighetsägare kan tro att de kan hyra ut sitt utrymme till en viss typ av verksamhet, men det matchar inte standardlagarna för zonindelning i området. Genom att anpassa dessa två detaljer kan du säkerställa att ditt företag kan fungera utan några större juridiska huvudvärk från staden eller staden där du är verksam.

4. Lär dig om olägenhetslagar och miljö.

En av de viktigaste aspekterna av att teckna ett hyresavtal är att kunna driva ditt företag till sin fulla kapacitet när du väl öppnar dina dörrar. Många hyresavtal har omfattande punkter på buller, lukter och utrustning. Ann Brookes, en skatteadvokat, sa att när hon skrev på ett hyresavtal för en restaurang var hon tvungen att förhandla fram en "stötande luktbestämmelse."

"Byggreglerna sa att inga stötande lukter," sa hon. "Om en lukt är stötande är subjektivt, så jag såg till att det fanns ett undantag för lukter som är vanliga på en restaurang."

Det är också viktigt att undersöka grundläggande miljölagar om fastigheten innan du skriver under något, sa Gumersell. Hyresvärdar missar ofta dessa lagar och de kan användas mot ditt företag.

Viktiga lagar för kommersiella leasingavtal att tänka på

Det finns några viktiga punkter att tänka på när du ser över ditt hyresavtal. Hyresstrukturen är förmodligen den mest grundläggande och viktigaste aspekten av ett hyresavtal. Genom att bestämma hur mycket du betalar per månad, samt hur mycket din hyra kommer att höjas varje år, kan du bättre bestämma budgetar och få en fullständig förståelse för om du kan fortsätta att arbeta i detta nya utrymme.

Hyresvillkoren är också mycket viktiga. Tänk på kortsiktiga kontra långa leasingavtal. Långsiktiga hyresavtal kan vara en bra investering om du öppnar ett företag i ett växande eller växande område, medan kortsiktiga hyresavtal ger dig flexibiliteten att flytta platser eller stänga av ditt företag om det inte står i vägen du hoppades.

Både med betalningsstruktur och löptid, se till att du förstår exakt vad du är sugen på för varje månad. Fråga din potentiella hyresvärd om hur följande utgifter betalas:

• Försäkring
• Fastighetsskatter
• Underhåll (både interiört och exteriört)
• Reparationer
• Säkerhet
• Parkering
• Lokala olägenhetslagar (buller eller doft)
• Verktyg (vatten, gas, el)
• Ändringar (oavsett om du kan justera det inre eller yttre av ditt utrymme)

När du väl har etablerat några grundläggande prissättnings- och termstrukturer är det dags att dyka in i några av de mindre uppenbara detaljerna. Även om ditt hyresavtal sannolikt kommer att variera beroende på stat, här är några bra exempel på stadgar att vara medveten om innan du undertecknar ett hyresavtal:

• Överföringsstruktur. Stryk ut hur ditt hyresavtal kommer att överföras om du vill lämna utrymmet eller ditt företag stänger. Enligt Gumersell finns det generellt två strukturer för att överlåta ett hyresavtal:överlåtelse av hyreskontraktet och andrahandsuthyrning. Överlåtelse av hyresavtalet innebär att hela hyresavtalet överlåts till en ny hyresgäst. Andrahandsuthyrning är när en nuvarande hyresgäst behåller sitt namn på hyreskontraktet men får betalning från en ny hyresgäst och överför dessa pengar till hyresvärden. I båda fallen måste du vanligtvis upprätta ett skriftligt medgivande i förväg innan hyresavtalet överlåts. Det här är en mycket viktig aspekt av ditt hyresavtal att lösa.
  
  
• Personlig exponering. I vissa fall kan du behöva teckna personliga garantier när du tecknar ett kommersiellt hyresavtal. Dessa avtal innebär att du personligen är på hugget för aspekter av leasingavtalet även om ditt företag misslyckas. Arbeta med en juridisk rådgivare för att förhandla fram denna aspekt av ditt kontrakt. Om möjligt vill du bara att din enhet eller juridiska verksamhet ska ta risken när du undertecknar ett företagshyresavtal.
  
  
• Underhyra. Uppehållshyra är en hyreshöjning när en hyresgäst stannar efter att hyresavtalet har löpt ut. Det är svårt att hitta ett hyresavtal, och ibland när företag flyttar, stannar de längre än vad deras nuvarande hyresavtal tillåter medan det nya sätts upp. I många kontrakt innehåller hyresvärdar en klausul som säger att i dessa fall är företag ansvariga för upp till 250 % av sin normala hyresbetalning per månad. Så om du stannar längre än din tilldelade tid kan det kosta dig tiotusentals dollar. Gumersell rekommenderade att förhandla ner denna aspekt till cirka 125 %.
  
  
• Ostörningsavtal. I många fall, om hyresvärden inte betalar sin inteckning i fastigheten, kommer ditt företag fortfarande att vräkas, även om du gör alla dina betalningar. Med ett icke-störningsavtal, om detta inträffar, kommer du att få stanna och fortsätta att betala vilken enhet som helst som har tagit över byggnaden från din hyresvärd, sa Gumersell.

Allt kan förhandlas

Även om det här är några bra exempel på saker att vara medveten om, finns det sannolikt många aspekter av ditt hyresavtal som kan förhandlas. Arbeta med din potentiella hyresvärd – och, om nödvändigt, en advokat – för att se till att du får det bästa erbjudandet för dig och ditt företag.

"Där ett bostadshyresavtal har en fast löptid är ett kommersiellt hyresavtal ofta förhandlingsbart och kan ha en längre eller kortare löptid beroende på villkoren", säger Allan Borch, grundare av Dotcom Dollar. "Kommersiellt hyresavtal har också färre juridiska skydd eftersom konsumentlagarna som gäller för bostadshyresavtal inte omfattar kommersiella hyresavtal."

Villkor för kommersiella leasingavtal att veta

Borch och Dan Bailey, president för WikiLawn, listade några nyckeltermer som småföretagare bör känna till när det gäller kommersiella leasingavtal. Listan inkluderar inte alla möjliga villkor som du kan stöta på i ett kommersiellt hyresavtal, men det är en översikt över de som du med största sannolikhet kommer att se.

Hyresbelopp/bashyra. Detta belopp beräknas baserat på utrymmets kvadratmeter. Se till att numret som hyresvärden använder faktiskt representerar användbart utrymme. Denna hyra är inte beroende av intäkter.

Användbara kvadratmeter. Detta avser mängden utrymme som faktiskt reserverats för verksamheten som hyresgäst, i fall av delade utrymmen.

Hyreshöjningar. Hyreshöjningar baseras vanligtvis på en procentandel av den totala hyran, och det kan ändras från år till år. Du kan förhandla med hyresvärden om att sätta ett tak för hyreshöjningar.

Säkerhetsdeposition. Detta är beloppet för att hålla utrymmet tills pappersarbetet är klart. Beloppet bör anges både i förväg och i hyresavtalet.

Längd på hyresavtalet. Längden på ett kommersiellt hyresavtal är vanligtvis någonstans mellan tre och fem år, eftersom kommersiella hyresvärdar föredrar längre hyresperioder. Hyresavtalet anger också ofta start- och slutdatum för hyresavtalet.

Förbättringar. Denna del av hyresavtalet beskriver vilka typer av förbättringar och uppgraderingar som kan göras av utrymmet och vem som står för kostnaderna. Många aspekter av detta avsnitt kan förhandlas.

Slutet. Se till att du förstår alla villkor i ett kommersiellt hyreskontrakt och är bekväm med dem innan du skriver under på den streckade linjen.

Beviljande av arrende. Detta är klausulen som säger att hyresvärden kommer att överlåta fastigheten till hyresgästen när alla villkor (t.ex. betalning av deposition) har uppfyllts och hyresgästen accepterar fastigheten från hyresvärden.

Startdatum. Detta är det datum då hyresgästen tar över fastigheten, mer vanligt förekommande som den första dagen då hyresgästen blir ansvarig för att betala hyra och underhålla hyresfastigheten.

Tillägg. Båda parter kan skriftligen komma överens om en förlängning av avtalet och det måste undertecknas av båda parter.

Förseningsavgift. Om hyresgästen är försenad med att betala hyran, kommer de att få en förseningsavgift som anges i det kommersiella hyresavtalet. Detta kan vara en fast avgift eller en procentandel av månadshyran.

Skatter. Detta avsnitt beskriver alla skatter som är associerade med fastigheten (fastighetsskatter, fastighetsskatter) och vem som är ansvarig för att betala dem. Inom det här avsnittet kan det finnas underämnen, som tävling om skatter (hyresgästen kan bestrida storleken på personlig eller fastighetsskatt som de är ansvarig för att betala), betalning av förordningsbedömningar (hyresgästen betalar vanligtvis för alla vanliga taxeringar, som är obligatoriska , och extraordinära, vilka är valfria) och ändrad beskattningsmetod.

Reparationsskyldighet. Detta avsnitt anger vilka typer av reparationer som hyresvärden är skyldig att utföra – såsom fel, brister, fel eller materialavvikelser – som är avgörande för fastighetens drift. Den beskriver också de reparationer som hyresgästerna ansvarar för.

Tillstånd. Båda parter ska skaffa alla nödvändiga tillstånd och licenser för att göra förbättringar eller reparationer på den plats som hyrs ut.

Förbund. Dessa villkor är olika för hyresgästen och hyresvärden; var och en har en separat uppsättning förbund. Ett förbund kan till exempel ange att hyresgästen är skyldig att betala hyra även om hyresvärden inte upprätthåller en del av sina skyldigheter som anges i hyresavtalet.

Ersättning från hyresgästen. Denna klausul tar i huvudsak bort allt ansvar från hyresvärden i händelse av skada, förlust, anspråk eller skada, såvida inte dessa saker är ett direkt resultat av uppsåtliga handlingar eller försummelser eller grov vårdslöshet från hyresvärdens sida.

Hyresavdrag/justering. Detta avsnitt anger om hyran kommer att justeras eller elimineras i händelse av egendomsskada till följd av brand eller annan naturkatastrof.

Fördömande. Denna klausul förbises ofta, men den är viktig. Det avgör vad som händer om hyresfastigheten tas från hyresvärden av en statlig myndighet för allmänt bruk, antingen genom fördömande eller framstående domän.

Möjlighet att köpa. Denna klausul anger att hyresgästen när som helst under hyrestiden har rätt att köpa fastigheten till ett överenskommet pris. Denna klausul är inte obligatorisk, men det skadar inte att inkludera den. I klausulen kan också anges att hyresgästen inte har rätt att köpa fastigheten under hyrestiden. Hur som helst är det bra att ha det skriftligt.

Vanliga frågor om kommersiell leasing

Kommersiella leasingavtal kan vara komplexa. Nedan följer fyra av de vanligaste frågorna om kommersiella leasingavtal och deras svar.

Vad är en typisk kommersiell leasingdeposition?

Det är normalt att hyresdepositionen inkluderar en deposition och två månaders hyra. Den genomsnittliga kostnaden är cirka 4 000 USD, enligt forskning gjord av en fastighetsförvaltningsgrupp i Houston.

Ingår verktyg i kommersiella leasingavtal?

Svaret på denna fråga beror på typen av hyresavtal. Användningsbehoven för en skyrise-kontorssvit skiljer sig ganska mycket från en fabrik för tillverkning av textilhalvledare. För att förenkla det stora utbudet av hyresavtal som finns är de flesta kommersiella hyresavtal uppdelade i tre kategorier. Ett bruttoleasingavtal täcker alla driftskostnader, och det inkluderar verktyg. En nettoleasing är mindre omfattande och täcker vanligtvis inte allmännyttiga tjänster. Ett modifierat hyresavtal kan vara antingen brutto- eller nettoleasing, med anpassade ändringar som förhandlas fram av båda parter.

När ska du köpa eller leasa kommersiell fastighet?

På lång sikt är det vanligtvis mer ekonomiskt att äga kommersiella fastigheter än att hyra. Hyresavtal är fortfarande populära eftersom många företag inte kan ägna en betydande del av sitt kapital till kommersiella fastigheter. Om ett företag har råd att binda tillgångar i kommersiella fastigheter, är köp det bättre alternativet. Om inte, är leasing rätt väg att gå.

Hur långt är ett typiskt kommersiellt hyresavtal?

Kommersiella leasingavtal är vanligtvis tre till fem år. Det garanterar tillräckligt med hyresintäkter för att hyresvärdarna ska kunna få tillbaka sin investering. Hyresavtal är ofta förhandlingsbara, men för ett kommersiellt hyresavtal tillåter hyresvärdar ofta anpassning av utrymmet för uthyrningsverksamhetens skull. Detta innebär att hyresvärdar investerar mycket mer pengar i kommersiella fastigheter än vad de kan göra för bostadsfastigheter.