Att hantera kontrakt är en förbisedd form av förvaltning. Chefer interagerar ofta med anställda, och vissa av dessa diskussioner och situationer relaterar naturligtvis till ersättning. En del av dessa samtal kommer att handla om avtalshantering. Andra gånger behöver företag hantera avtalsavtal med andra företag. Det pratas inte mycket om det, men kontraktshantering är ett viktigt affärsämne. Om du är osäker på hur kontraktshanteringsprocessen fungerar är det viktigt att förstå grunderna.
Kontraktshantering är processen att hantera kontraktsskapande, genomförande och analys för att maximera operativa och finansiella prestationer i en organisation, allt samtidigt som den finansiella risken minskar. Organisationer möter ett ständigt ökande tryck för att minska kostnaderna och förbättra företagets prestanda. Kontraktshantering visar sig vara en mycket tidskrävande del av verksamheten, vilket underlättar behovet av ett effektivt och automatiserat kontraktshanteringssystem.
När två företag vill göra affärer med varandra specificeras i ett kontrakt vilka aktiviteter som ingåtts av båda organisationerna och genom vilka villkor de ska fullgöra var sin del av avtalet. Kontrakt påverkar företagets lönsamhet i mycket stor utsträckning på grund av betoningen på intäkter och kostnader.
När ett kontrakt är dåligt formulerat kan en organisation förlora oräkneliga tusentals dollar på en enkel teknisk sak som de saknade resurserna att identifiera. Effektiv avtalshantering kan i slutändan skapa en kraftfull affärsrelation och bana väg för större lönsamhet på lång sikt, men bara när det hanteras på rätt sätt. Det är en bra idé att inkludera en juridisk avdelning eller en advokat i avtalshanteringsdiskussioner. Den exakta formuleringen av kontrakt är avgörande för kontraktshanteringen.
Avtalshantering gäller även för att hantera olika kontrakt med frilansare eller anställda. Dessa kräver ibland hantering och förändringar som hjälper båda parter.
I allmänhet innefattar kontraktshantering några viktiga steg. Det finns de tidiga stadierna eller förutdelningsfasen. Detta är allt arbete som sker innan ett kontrakt ges till någon, oavsett om det är ett företag eller en anställd. Mellanstadiet är när processen tilldelas. Detta inkluderar alla papper för att göra avtalet slutgiltigt. För det tredje är det stadiet efter prisutdelningen. Det är här mycket kontraktshantering och underhåll kommer in.
Dessa tre grundläggande steg är ett enkelt sätt att se på kontraktshantering i tre faser, men processen är mer komplicerad än så och kan ses i flera steg beroende på hur detaljerad vy du har. Vi kommer att diskutera en djupare syn på processen senare.
Det räcker inte att en organisation har proffs på plats för att hantera kontraktshantering. Anställda måste utökas med närvaron av processer och programvarukompanjoner för att tillgodose ökande efterlevnad och analytiska behov. När en kontraktshanteringsstrategi har implementerats framgångsrikt kan organisationer förvänta sig att se:
Grunden för kontraktshantering bygger på genomförandet av framgångsrika aktiviteter efter tilldelningen och uppströms. Under förhandstilldelningen bör anställda fokusera på anledningen till att avtalet upprättas och om leverantören kan uppfylla villkoren i avtalet.
Ytterligare överväganden behövs för att förstå hur kontraktet kommer att fungera när det väl har tilldelats. För att undvika oönskade överraskningar krävs noggrann forskning och klarhet i syftet med själva kontraktet.
Kontraktshantering kräver en nivå av flexibilitet för båda inblandade parter och en vilja att anpassa avtalsvillkoren för att spegla eventuella föränderliga omständigheter. Problem är oundvikliga, vilket innebär att organisationer måste vara beredda på det oväntade och kunna anpassa avtalsvillkoren när det behövs. [Relaterad historia:Villkor för låneavtal att leta efter ]
Även om det finns många komponenter i kontraktshantering kan vi sammanfatta processen genom att dela upp den i fem tydliga steg:skapande, samarbete, signering, spårning och förnyelse.
Vi kan ytterligare identifiera enskilda steg inom stadierna. Sammanlagt kan vi dela upp processen i nio steg, som vart och ett bidrar till ett av de fem övergripande stegen. Detta gör det enklare att hantera den kris i slutet av kvartalet som brukar hända när det är dags för en ny omgång av kontrakt. Här är stegen för varje steg:
1. Inledande förfrågningar. Kontraktshanteringsprocessen börjar med att identifiera kontrakt och relevanta dokument för att stödja kontraktets syfte.
2. Författarkontrakt. Att skriva ett kontrakt för hand är en tidskrävande aktivitet, men genom att använda automatiserade avtalshanteringssystem kan processen bli ganska strömlinjeformad.
3. Förhandlar om kontraktet. Efter att ha utarbetat kontraktet bör de anställda kunna jämföra versioner av kontraktet och notera eventuella avvikelser för att minska förhandlingstiden.
4. Godkänner kontraktet. Att få ledningens godkännande är det steg där de flesta flaskhalsar uppstår. Användare kan förebyggande bekämpa detta genom att skapa skräddarsydda arbetsflöden för godkännande, inklusive parallella och seriella godkännanden för att hålla besluten i snabb takt.
5. Utförande av kontraktet. Genom att utföra kontraktet kan användare kontrollera och förkorta signaturprocessen genom att använda elektronisk signatur och faxstöd.
6. Skyldighetshantering. Detta kräver en hel del projektledning för att säkerställa att leveranser uppfylls av nyckelintressenter och att värdet av kontraktet inte försämras under dess tidiga tillväxtfas.
7. Revisioner och tillägg. Att samla in alla dokument som är relevanta för kontraktets första utformning är en svår uppgift. När förbisedda föremål hittas måste system finnas på plats för att ändra det ursprungliga kontraktet.
8. Revision och rapportering. Avtalshantering innebär inte att utarbeta ett kontrakt och sedan skjuta in det i arkivskåpet utan en eftertanke. Kontraktsrevisioner är viktiga för att fastställa båda organisationers efterlevnad av villkoren i avtalet och eventuella problem som kan uppstå.
9. Förnyar. Manuella kontraktshanteringsmetoder kan ofta resultera i missade förnyelsemöjligheter och förlorade affärsintäkter. Genom att automatisera processen kan en organisation identifiera förnyelsemöjligheter och skapa nya kontrakt.
Mycket av kontraktshanteringen handlar om att hantera dessa nio steg. Hantering av kontraktets livscykel är avgörande. Eftersom olika kontraktstyper går igenom sina olika stadier måste kontraktschefer övervaka eventuella förändringar eller avtalsbrott. Om en anställd eller ett företag är missnöjd med sitt kontrakt kan det vara värt att göra ändringar i kontraktet. Det är viktigt att följa avtalsenliga förpliktelser samtidigt som du ser till att båda sidor av kontraktet är nöjda.
Det finns många tillfällen under kontraktshanteringsprocessen då livscykelhantering blir viktig. Leverantörsprestanda och riskhantering är viktiga överväganden vid hanteringen av kontrakt. Om en leverantör till exempel inte uppfyller sina avtalsenliga skyldigheter kan du behöva omarbeta avtalet eller genomdriva någon disciplinär åtgärd.
Medan traditionen är att hantera kontrakt manuellt genom mapp- och arkivskåpslagring, är praxis full av ineffektivitet som bara kan försämra en organisations totala effektivitet.
Programvara för kontraktshantering är ett elektroniskt sätt att lösa dessa problem. Programvarupaket för kontraktshantering kan organisera allt kontraktspapper. Programvaran kan placera signering och förnyelse i en elektronisk kalender som är lätt att hantera, och den kan hjälpa dig att spåra och allokera resurser relaterade till kontraktshanteringsprocessen.
Integration med en automatiserad kontraktshanteringstjänst kan frigöra otaliga mantimmar och automatisera otaliga processer i samband med hanteringen av ett kontrakt, vilket skapar mer värde för ett företag.
"Kontraktshanteringsprogramvaran lagrar nyckelinformation om kontrakt som rör leverantörer, kommersiella leasingavtal och licensavtal", säger Robert Powell, VD och grundare av Rob Powell Biz Blog. "Det övergripande syftet med programvara för kontraktshantering är att effektivisera administrativa uppgifter genom att skapa ett centraliserat och enhetligt register för varje kontrakts processer."
Att använda programvara för kontraktshantering kan göra det lättare att övervaka komplexa kontrakt utan att bara förlita sig på pappersarbete.
"Den viktigaste aspekten av programvara för kontraktshantering är att den tillåter anställda på flera platser att komma åt kontrakt på ett ställe," sa Powell.
Denna programvara kommer i första hand att användas på avdelningar som direkt sysslar med att skapa, spåra och underteckna kontrakt. Detta överförs ofta till HR-avdelningen, som sköter anställningsredovisningen. Programvaran kan också involvera chefer som behöver slutföra viktiga processer. Eftersom den kan integreras med kalendrar och kommunikationsprogram, kan HR använda de tunga komponenterna i mjukvarupaketet, medan resten hjälper till att slinga in chefer och personal som behövs för specifika aspekter av signering eller förhandling.
Alla universitet erbjuder inte en examen i kontraktshantering, men vissa skolor gör det. Att få den utbildningen är ett alternativ, men det finns andra företagsexamina som positionerar dig för framgång i branschen. Därifrån vill du lägga till erfarenhet av kontraktshantering i någon form.
"Med en kandidatexamen och några års erfarenhet inom området kan du ansöka och testa för certifiering genom NCMA (National Contract Management Association), säger Jared Weitz, VD och grundare av United Capital Source. "Tillsammans med utbildning och meriter måste en kontraktschef ha gedigen kommunikations- och skrivförmåga och ett skarpt öga för organisation och deadlinehantering."
En juristexamen kan också vara till nytta för denna karriärväg. Juridisk kunskap är avgörande för att hantera kontrakt. Kontraktshantering och förhandling bygger båda på juridisk kunskap och expertis.
Om du vill bli kontraktschef på heltid är det en bra idé att ta kontakt med andra kontraktschefer för att lära dig hur de gick in i sin nuvarande roll. Det finns inget sätt att bli kontraktschef på, men affärserfarenhet är viktig när man blir kontraktschef.
Förståeligt, lönen för en kontraktschef varierar beroende på kvalifikationer och plats. Enligt PayScale är den genomsnittliga årslönen för en kontraktsansvarig $80 151. Webbplatsen listar Northrop Grumman Corporation, Accenture och Raytheon Company som några av de mest lukrativa företagen för kontraktschefer.
Kontraktschefer kan också arbeta sig upp till en senior kontraktschef, kontraktsdirektör eller en kontraktsadministratör. Kontraktsanalytiker är en annan vanlig karriärväg inom kontraktshanteringsområdet.
Kontraktschefer hjälper till att hantera de juridiska och finansiella aspekterna av kontrakt med företag eller anställda. För företag som ofta gör avtal kan det vara en bra idé att anställa en avtalschef.
Ryan Goodrich bidrog till skrivandet och rapporteringen i den här artikeln. Källintervjuer genomfördes för en tidigare version av denna artikel.
Grunderna i innehållsmarknadsföring för småföretag
Direktörer och tjänstemän:Förstå rollerna för företagsledning
Inventering vs Asset Management:Vad är skillnaden?
Vad är grunderna för terminshandel?
Hur analyserar man ledningen för ett företag för investeringar?
Framtidens investeringschef
Grunderna för framtidsanalys:Grundläggande vs teknik
Förstå nyckelkomponenterna i ett terminskontrakt