Att få förtroende för att hantera en älskads dödsbo är en ära. Det är också ett tungt jobb i bästa fall, mentalt och ofta även känslomässigt.

De i rollen som utförare bör fokusera på att hålla sig organiserade och bör inte dra sig för att söka hjälp för att underlätta processen så mycket som möjligt. Och om du ännu inte har skapat din egendomsplan, eller ens bara upprättat ett testamente, är det aldrig för tidigt att se till att dina efterlevande kommer att ha vad de behöver för att få din egendom omhändertagen enligt dina önskemål.

Det första en testamentsexekutor bör tänka på är detta:Det tar tid.

"Att hantera en egendom är väldigt långsam", sa Paul Viren, ordförande för National Association of Estate Planners and Councils, i en intervju. "Människors liv kan vara komplicerat, även i de enklaste situationer. Det är första växeln hela vägen.”

Vad gör en exekutor?

Kärnan i en exekutors roll är att ta reda på vad den dödades tillgångar är, och sedan vad man ska göra med dem.

Några av de vanligaste arbetsuppgifterna inkluderar:

• Hitta den avlidnes tillgångar och hantera dem tills de distribueras till arvtagare.
• Att bestämma huruvida ett bouppteckningsförfarande behövs eller inte.
• Ta reda på vem som ärver egendom.
• Inlämna testamentet (om något finns) till den lokala skiftesrätten.
• Hantera dagliga detaljer.
• Skapa ett fastighetsbankkonto.
• Använda fastighetsfonder för att betala fortsatta utgifter.
• Betala skulder och skatter.
• Övervaka fördelningen av den avlidnes egendom.

Denna process kan vara mer eller mindre komplex, beroende på den avlidnes familje- och ekonomiska omständigheter.

Ta reda på vem som får vad

Det första steget, sa Viren, är att "ta ett djupt andetag. Det finns ingen ordspråklig klocka som tickar. Det är inte ett lopp. Bättre att vara organiserad och disciplinerad än att försöka rusa igenom till slutet.”

Organisation är nyckeln när man hanterar ett dödsbo, och en inventering är en exekutors bästa vän. Börja med att inventera de tillgångar du har att göra med.

Tillgångar delas i allmänhet in i två kategorier:de som går igenom bouppteckning och de som inte gör det.

Saker som IRA, pensionssparplaner och livförsäkringar går direkt till förmånstagaren, liksom konton som betalas eller överförs vid döden och de flesta truster. Att namnge en förmånstagare tillåter i allmänhet att en tillgång går förbi bouppteckning, vilket gör överföringen lättare, även om utmaningar kan uppstå om en förmånstagares beteckning inte ser rätt ut. (Relaterat :Trust services)

"Ta till exempel att ha en före detta fru listad som förmånstagare på en livförsäkring," sa Viren. "Var det ett domstolsbeslut som en del av skilsmässouppgörelsen att den före detta maken stannar upptagen på livförsäkringen? Eller uppdaterades förmånstagarbeteckningen bara aldrig efter uppdelningen?”

För att avgöra ödet för sannolika tillgångar, börja med att titta på testamentet, om det finns ett. Sannolika tillgångar tenderar att vara mindre klippta och torra än de med en namngiven förmånstagare, och varje unik situation måste hanteras på lämpligt sätt beroende på vad som finns på bordet.

Titeltillgångar, som en bil eller ett hus, skulle behöva överföras eller säljas. Tillgångar utan titel (som är i stort sett allt annat) måste flyttas om eller kasseras. Arvegods eller andra värdefulla föremål bör hanteras enligt den avlidnes önskemål, och ett testamente kan hjälpa till att lösa tvister som kan dyka upp i avsaknad av tydlig anvisning om vem som ska ta emot dem.

"Om den döde ägde ett företag," frågade Viren, "hur hanterar vi ledningen av den verksamheten? Vem driver det tills det kan säljas eller stängas eller vad som nu ska hända? Om personen hade icke-affärsansvar, som ansvar för barn från ett tidigare äktenskap, hur hanteras det?”

Hantera fordringar på dödsboet

Men även när det finns ett testamente, fångar det ofta inte hela bilden. Även om testamentet anger den avlidnes avsikt med fördelningen av hans eller hennes egendom, måste även anspråk på dödsboet behandlas.

Exekutorn måste fastställa och betala skulder från dödsboet och lämna in den dödes slutliga skatter innan någon återstod kan delas ut till arvingar. Beroende på situationen under den avlidnes sista dagar, särskilt om dödsfallet var plötsligt eller oväntat, kan detta inkludera sortering genom sjukförsäkring och räkningar.

"Att ta reda på vem som är ansvarig kan ibland vara svårt," sa Viren. "Att hantera människor som säger att jag är skyldig pengar från dödsboet kan vara utmanande", särskilt om oväntade anspråk dyker upp.

Och det är inte bara på grund av stressen med att hålla allt i dödsboet redovisat. Under den logistiska härvan ligger den känslomässiga komponenten. Att hantera ett dödsbo kan ha nytta av organisation, men i många fall är testamentsexekutorn också familj eller på annat sätt nära den avlidne, och det kan vara svårt att hålla sig organiserad i kölvattnet av att ha förlorat en närstående.

"De är i en stressig situation, deras värld har vänts upp och ner och de måste hantera det som är kvar. Det kan vara mycket”, sa Viren.

Men om det hela verkar överväldigande, kom ihåg att hantering av ett dödsbo i allmänhet inte är något som exekutor gör ensam.

Hjälp för dödsboförrättare

Det finns ett antal personer som i allmänhet behöver vara involverade när de bestämmer vart den dödades pengar går, och en nyckelkomponent för framgångsrik fastighetsförvaltning är steget som Viren hänvisar till som att sätta ihop teamet.

"Generellt består kärnteamet av CPA, advokaten och alla familjemedlemmar som är nyckeln till situationen," sa Viren. Det kan också inkludera försäkrings-, medicinska eller HR-proffs, beroende på omständigheterna kring dödsfallet och anspråk kring dödsboet.

Detta team kan hjälpa utföraren att hålla sig på rätt spår och fatta bra beslut. Kommunikation är nyckeln, varnar Viren, både bland teammedlemmarna och även mellan teamet och familjen för att säkerställa att det inte finns några dolda agendor eller underliggande misstankar.

"De flesta som utnämnts till exekutor är inte utbildade för att hantera den här typen av saker," sa Viren. "Det är där teamet kan hjälpa till."

Utöver att ha ett team för stöd har testamentsexekutorer i allmänhet rätt till någon form av ersättning, vilket också kan bidra till att lätta på bördan att ta på sig förvaltningen av ett dödsbo. Men om utsikterna fortfarande är för överväldigande, har testamentsexekutorer möjlighet att säga upp sig från att förvalta dödsboet, varefter skiftesrätten kommer att ge någon annan att träda in.

Gör det enklare för din exekutor

Att bearbeta ett dödsbo brukar vara lättare när allt är i sin ordning, så att skapa en dödsboplan kan räcka långt för att hjälpa din exekutor att hantera dina slutliga ärenden efter att du är borta.

"En fastighetsplan behöver inte vara komplex", säger Pete Lang, grundare och VD för Lang Capital i South Carolina. "Men alla bör ta sig tid att hjälpa till att se till att deras ekonomiska och personliga angelägenheter är i ordning innan de dör."

Att skapa ett testamente är ett utmärkt första steg, och det är viktigt att hålla det – och förmånstagarbeteckningarna på alla kvalificerade konton – uppdaterade allt eftersom. Viren rekommenderar också att du skapar en lösenordslista för att effektivisera hanteringen av din digitala närvaro, samt ett nöddokument med allt från din blodgrupp till akuta kontakter och läkarinformation:vad som än skulle hjälpa din familj att hantera en nödsituation av vilken storlek som helst. (Relaterat :Vad mina nära och kära behöver veta)

De viktigaste dokumenten du lämnar efter dig kanske inte är de juridiska.

Viren säger åt sina kunder att skapa handskrivna kärleksbrev till familjen och lämna de förseglade kuverten med de juridiska dokumenten så att din familj får något från dig som inte är en tillgångsupplåtelse. Han lyfter fram detta som en chans att minnas glada saker, uttrycka din kärlek eller till och med be om förlåtelse, eftersom familjer inte är perfekta. Detta är den personliga, mänskliga sidan av ett arv och bör inte förbises i processen med fastighetsplanering.

"Oavsett vart resan tar oss, börjar allt med ett kärleksbrev," sa Viren. "Det borde sluta med kärleksbrev också."