Som finansiell rådgivare litar du på dina kunders förtroende. För att behålla detta förtroende måste du kunna förvara deras personliga information säker.

Tyvärr ökar cybersäkerhetsattackerna. Med mer än 16,7 miljoner offer för identitetsbedrägerier under 2017, har kunderna goda skäl att värdesätta en rådgivare som kan hålla deras personliga information borta från fel händer. Det är möjligt att hålla dina kunders data säker; men det kommer att kräva noggrann planering och uppmärksamhet på detaljer längs vägen.

Håll dig uppdaterad om krypteringsprogramvara

Ett sätt att skydda dina kunders data är genom krypteringsprogram. Du kan och bör använda programvara för att kryptera e-post, delade filer och andra källor till känslig information.

Vissa stater kräver redan att finansiella rådgivare använder krypteringsmjukvara. Massachusetts, Kalifornien och Nevada är några av de stater som för närvarande kräver att finansiella rådgivare krypterar all personlig information som kan identifiera deras kunder. Även om ditt tillstånd inte kräver att du krypterar personlig identifierbar information, är det viktigt att du gör det.

Du kanske undviker krypteringsprogram av olika anledningar. Kanske är du inte bekant med tekniken eller föredrar att undvika att förvirra dina äldre kunder. Eller så kanske kostnaden för kryptering verkar för hög. Dessa skäl bör dock inte stå i vägen för dig. Krypteringsmjukvara behöver inte vara alltför komplicerad. Om du inte är utrustad för att installera den själv, anlita en professionell. Och om kostnaden för den här tjänsten verkar oöverkomlig, tänk på kostnaden för ett dataintrång. Skulle det värsta scenariot inträffa, skulle det med största sannolikhet kosta dig mer tid och pengar att städa upp ett dataintrång än att installera krypteringsprogramvara.

Hur fungerar kryptering?

Kryptering fungerar genom att dölja känslig information från hackares nyfikna ögon. Vanligtvis involverar det en komplex algoritm som omvandlar vanlig textdata till till synes slumpmässiga tecken. Utan en speciell nyckel är det nästan omöjligt att dekryptera. Eftersom du kommer att ha programnyckeln kommer du att se data normalt. De som inte har programnyckeln kommer dock inte att kunna dechiffrera dina data.

På dagens marknad använder de flesta minst en 128-bitars nyckel för att skydda data. Vissa använder till och med högre krypteringar som 256-bitars. Ju högre siffra, desto mer skydd erbjuds.

Många vänder sig till säkra klientportaler som erbjuds av tredje part för deras krypteringsbehov. Detta skapar en säker plats för både dig och din klient att komma åt data utan rädsla för en lurande hacker. Du bör undersöka en mängd olika leverantörer innan du väljer den här vägen. Hitta en lösning som passar dina kunders behov såväl som dina egna. När du undersöker olika cybersäkerhetsleverantörer, ställ frågor till dem om deras säkerhetsåtgärder. Ju mer säkerhet de kan erbjuda, desto bättre skyddas dina kunders data.

Vad ska krypteras?

Kryptering kan användas för att skydda en mängd olika datakällor. Överväg att kryptera korrespondens mellan dig och din klient, webbläsaren som används för att komma åt data, e-postmeddelanden, lagrade filer och andra källor till personlig information. I grund och botten, om en fil innehåller dina kunders data, bör du överväga att kryptera den.

Samla bara det du behöver.

Kryptering är ett viktigt verktyg för finansiella rådgivare. En viss eftertanke i din datainsamling kan dock minska behovet av kryptering. Med mindre att kryptera kan du eventuellt spara tid och pengar. Dessutom blir bördan att skydda klientdata från fel händer enklare när det finns mindre data att skydda.

Även om du sannolikt kommer att behöva alla uppgifter om din kunds personliga bankkonton, ägna en minut åt att fundera över vilken annan information du faktiskt behöver. Viss information kan vara bra att ha, men kanske inte helt nödvändig för att utföra dina tjänster.

Ta en titt på den information du för närvarande samlar in från kunder. Gå igenom listan för att se om du kan eliminera något. Fundera på vilken data du faktiskt använder och vilken data du sällan använder. Att ta bort ett objekt från den initiala informationsinsamlingsprocessen betyder inte att du inte kan få den informationen vid ett senare tillfälle om det behövs. Det betyder snarare att du inte har bördan att skydda data som du inte kommer att använda inom den omedelbara framtiden.

Kom ihåg att du alltid kan be om en bit data senare om det blir relevant längre fram.

Utbilda anställda om klienternas integritet

Ansvaret för dataskydd faller inte enbart på din IT-avdelnings axlar. Även om du har all rätt krypteringsmjukvara på plats och uppdaterar den regelbundet, är ett dataintrång fortfarande möjligt. Faktum är att många dataintrång är resultatet av mänskliga fel, inte en uppdelning av kryptering.

En studie från 2018 visade att över 25 procent av alla dataintrång i USA orsakades av slarv eller användarfel. Du kan hjälpa till att förhindra att detta händer genom utbildning av anställda om rutiner för att skydda klienternas integritet. Det är viktigt att ge dina anställda de verktyg de behöver för att hantera kundinformation på ett säkert sätt. Det är också en bra idé att informera anställda om varför det är viktigt att hantera kundinformation på rätt sätt. Kostnaderna för ett dataintrång kan vara ekonomiskt katastrofala för både dig och dina kunder.

Hur man utbildar anställda.

Att skapa obligatorisk utbildning för anställda är det bästa sättet att utbilda dem. När du utvecklar ditt företags utbildningsprogram, tänk på att en anställd med bred kunskap om integritets- och säkerhetskrav har bättre förmåga att skydda klientdata. Med mer kunskap är de bättre förberedda för att förhindra intrång och känna igen systemkompromisser. Du bör också överväga mer specialiserad utbildning för anställda som interagerar närmare med kunddata.

Lär anställda bästa praxis för datahantering inom ditt företag. Ge dem alla procedurer som ska följas för korrekt hantering av din krypteringsnyckel. Låt dem veta hur viktigt det är att skydda klientdata från nyfikna ögon från potentiella identitetstjuvar. Hjälp dem att förstå grunderna i krypteringsprogrammet så att de är beredda att snabbt upptäcka ett potentiellt intrång. Påminn dem om att varje anställd är ansvarig för skyddet av kunddata. Ingjuta en känsla av personligt ansvar hos alla dina anställda och förse dem med de verktyg de behöver för framgångsrikt dataskydd.

Det kan också vara en bra idé att skapa en manual över vad dina anställda lär sig under sin utbildning som de kan hänvisa till vid behov. En papperskopia av denna information kan fungera som en värdefull resurs när anställda stöter på datahanteringsfrågor på jobbet. Överväg också regelbunden utbildning för att hålla anställda uppdaterade om de bästa metoderna för datahantering, eftersom de sannolikt kommer att förändras med tiden. En kvartals- eller årlig utbildning bör återspegla eventuella uppdateringar av krypteringsmjukvaran och ändringar av din datahanteringsrutin.

Skapa en nödplan

Oavsett hur mycket du planerar, är möjligheten för ett dataintrång alltid närvarande. När krypteringsmjukvaran blir mer robust strävar brottslingar efter att undergräva ständigt utvecklande cybersäkerhetsmetoder.

Datatjuvar har en bra anledning till sin uthållighet. Data är en av de mest värdefulla råvarorna på marknaden. Med stulen personlig information kan en brottsling orsaka förödelse för ett offers personliga ekonomi.

Tyvärr blir dataintrång mer vanliga för varje dag. Det är viktigt att ha en nödplan på plats så att du kan skydda dina kunder om ett dataintrång skulle inträffa på ditt företag.

Arbeta med din IT-avdelning eller en cybersäkerhetsbyrå för att skapa en plan för att återställa och återställa stulen data. Denna plan bör tillåta dig att agera omedelbart för att rätta till eventuella dataintrång. Den bör innehålla detaljerna om dina dataåterställningsprocedurer, hur du kommer att göra dina kunder medvetna om intrånget och dina rutiner för att kompensera drabbade kunder. Du bör också överväga att investera i cybersäkerhetsförsäkring. Beroende på täckningen kan denna försäkringsplan hjälpa till att täcka kostnaderna för återvinning och ersättning för dina kunder. I fallet med en cybersäkerhetskatastrof kan en nödplan hjälpa till att hålla ditt företag på rätt spår.

Slutet

Dataintrång är ett hot mot alla finansiella rådgivare. Vikten av kryptering, korrekt utbildning av anställda och upprättande av en nödplan kan inte underskattas. Genom att implementera ett starkt cybersäkerhetsprotokoll i ditt företag idag kan du bidra till att säkerställa den långsiktiga säkerheten för dina kunders data.

Axos Advisor är ett program som betjänar finansiella rådgivare genom att erbjuda exklusiva bankkonton för sina kunder och en CRM-instrumentpanel för att hantera kunders konton. Om du har några frågor under denna process, tveka inte att kontakta vårt Axos Advisor-team på 1-866-833-0529 eller skicka e-post till [email protected].

Hur man håller klientdata säker i en osäker värld